Budowanie relacji z właścicielami

W ostatnich miesiącach firmy zarządzające nieruchomościami stanęły przed wyzwaniem związanym z zapewnieniem prawidłowej komunikacji z mieszkańcami w czasie epidemii. Dużym zainteresowaniem zaczęły cieszyć się programy umożliwiające kontakt na linii mieszkaniec – zarządca. Czy taki sposób komunikacji ma przyszłość? Jak budować relację z wykorzystaniem nowoczesnych technologii?

Wraz z nowym, zdalnym modelem pracy pojawiły się wyzwania związane z utrzymaniem kontaktu z mieszkańcami nieruchomości. Firmy, które wprowadziły rozwiązania w tym zakresie na długo przed epidemią, pokazały swoją przewagę na rynku, błyskawicznie reagując na stawiane im przez mieszkańców wymagania. Niektóre firmy wykorzystały zebrane wcześniej doświadczenie i skupiły się na pogłębieniu relacji z właścicielami lokali dzięki nowym technologiom. Pokazały w ten sposób, że zarządzanie nieruchomościami przy użyciu nowoczesnego oprogramowania to nie tylko wartość dodana, podnosząca atrakcyjność oferty.

Wzajemne zaufanie

W pracy ze wspólnotami mieszkaniowymi priorytetem jest wzbudzenie i utrzymanie zaufania właścicieli lokali. Dotyczy to w szczególności nowych nieruchomości, na których zarządca postrzegany jest jako podmiot narzucony przez dewelopera, działający na jego korzyść. Niektóre czynniki wpływające na zaufanie klienta zależne są bezpośrednio od pracy administratora, który opiekuje się nieruchomością i kontaktuje z właścicielami. Niektóre zależą od strategii przyjętej przez samą firmę i jej podejścia do wprowadzania nowoczesnych rozwiązań informatycznych, które porządkują przepływ i archiwizację informacji. Najważniejsza jest jednak ciągła interakcja z właścicielami.

Platformy internetowe

Standardem na rynku są platformy internetowe, na których dostępne są informacje związane z wysokością opłat miesięcznych, saldem rozrachunków czy rozliczeniami indywidualnego zużycia mediów. Duża część właścicieli preferuje przeglądanie i otrzymywanie wszelkiego rodzaju dokumentów za ich pośrednictwem. Tego typu rozwiązania to korzyść dla obu stron.

Właściciele zyskują praktycznie nieograniczony dostęp do interesujących ich informacji. Natomiast firma zarządzająca nieruchomością może działać bardziej transparentnie i efektywnie, proponując lepsze warunki cenowe swojej oferty. Przy obecnej konkurencji na rynku zastosowanie nowoczesnych technologii wymusza również liczba wspólnot, z którymi współpracują zarządcy.

Dziś, aby utrzymać się na rynku i jednocześnie zapewnić wysoki i nowoczesny standard obsługi, konieczne jest działanie w dużej skali. Przy rosnącej liczbie wspólnot i wzroście zakresu obowiązków zawodowych, realizowanych przez pracowników sprawujących bezpośredni nadzór nad poszczególnymi nieruchomościami, nie ma możliwości prowadzenia działalności wyłącznie, lub nawet z przewagą bezpośrednich, osobistych relacji z właścicielami.

Bezpośredni kontakt

Bezpośredni kontakt preferowany jest przez właścicieli na początkowym etapie budowania relacji z zarządcą. Właściciele chcą osobiście poznać administratora, który opiekuje się ich nieruchomością, zadać pytanie o podstawowe kwestie organizacyjne związane z zasiedlaniem budynku, zgłosić usterkę lub awarię. Kontakt osobisty bywa, chociaż ma to już miejsce coraz rzadziej, uznawany za ważny czynnik podtrzymywania relacji i może być traktowany jako miernik zaangażowania administratora w sprawy wspólnoty. W starszych wspólnotach ta bezpośrednia relacja kontynuowana jest często przez zarząd właścicielski, który pełni nierzadko rolę pośrednika w przepływie informacji pomiędzy administratorem a mieszkańcami.

Agata Sołtysik

Dyrektor ds. Zarządzania Nieruchomościami

Integrum Management Sp. z o.o.

Całość tekstu w numerze 7-8/2020 „Wspólnoty Mieszkaniowej”