Temat montażu i eksploatacji systemu monitoringu wizyjnego pojawia się na zebraniu praktycznie każdej wspólnoty mieszkaniowej. Jeśli ta kwestia nie została jeszcze poruszona przez mieszkańców, to istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że nastąpi to w niedalekiej przyszłości. W budynkach względnie nowych, które posiadają również halę garażową, jest to często temat pierwszych rozmów z właścicielami lokali. Warto być przygotowanym i posiadać chociaż podstawową wiedzę w tym zakresie.
Jedną z podstawowych potrzeb każdego człowieka jest poczucie bezpieczeństwa. Mieszkańcy budynków wielorodzinnych wraz z zarządcami od dawna poszukują skutecznego sposobu zapewnienia bezpieczeństwa oraz zabezpieczenia mienia. Poza znanymi od bardzo dawna domofonami (ostatnio coraz bardziej popularnymi wideodomofonami), różnego typu ogrodzeniami, kontrolami dostępu itd., istnieje także już bardzo dobrze znany system monitoringu wizyjnego.
Takie systemy funkcjonują w różnej konfiguracji. Wspólnota może zlecić firmie ochroniarskiej montaż i obsługę systemu monitoringu. Umożliwi to podwykonawcy stały podgląd z kamer i błyskawiczną reakcję w razie potrzeby. W większości jednak przypadków mieszkańcy zwracają się do zarządców z prośbą o montaż typowego systemu, który pozwoli na odtworzenie materiału wideo z danego zdarzenia (stłuczka, kradzież, wandalizm itp.) w celu znalezienia sprawcy czy wyjaśnienia jakiejś kontrowersyjnej sytuacji.
Inicjatywa mieszkańców
Temat montażu systemu monitoringu najczęściej inicjowany jest przez samych mieszkańców. Dużo rzadziej zarządcy wychodzą z taką inicjatywą, gdyż doskonale zdają sprawę, że nie jest to temat prosty. Wiążą się z nim często dodatkowe obowiązki.
Przy nowych inwestycjach deweloperskich, pomimo znajomości tematu i oczekiwań przyszłych właścicieli lokali, deweloperzy często nie instalują systemów do monitoringu, przerzucając tę kwestię na wspólnotę mieszkaniową i zarządcę. Jak wiadomo, montaż nawet najprostszego monitoringu to wydatek co najmniej kilku tysięcy złotych. Oczywiście konfiguracja finansowania może być różna. Zazwyczaj wspólnota płaci za całość ze swoich środków, które wcześniej udało jej się zgromadzić. Sprawa ta wydaje się oczywista dla zarządców, jednak już często dla nowych właścicieli lokali taka nie jest. Wszyscy znamy takich lokatorów, którzy chcieliby realizować swoje pomysły natychmiast, a najpóźniej jutro i nie przyjmują do wiadomości żadnych argumentów.
Zaangażowanie mieszkańców
W przypadku aktywnego zarządu, który jest w stanie w niedługim czasie zebrać informacje od mieszkańców co do konkretnych oczekiwań, sprawa jest oczywiście dużo prostsza. Nie da się jednak ukryć, że rzeczywistość jest często inna. Podobnie jest w sytuacjach, gdy zarządca działa na podstawie art. 18 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2020 r. poz. 1910, dalej: uwl), czyli najogólniej mówiąc, gdy brak jest zarządu. W takich przypadkach warto wykorzystać najprostszy instrument z możliwych, czyli robocze spotkanie z mieszkańcami, np. w hali garażowej. O dziwo takie spotkania cieszą się sporą frekwencją, w szczególności, jeśli tematem przewodnim ma być monitoring. Spotkanie należy tak wykorzystać, aby zebrać jak najwięcej informacji co do oczekiwań lokatorów.
Lokalizacja kamer
Fundamentalną kwestią jest określenie liczby kamer oraz ich lokalizacja. Oczywiste jest, że każdy kierowca chciałby mieć kamerę skierowaną wprost na swój pojazd, co jest naturalnie niemożliwe do wykonania. Pomimo ścierania się różnych interesów mieszkańców, najczęstszymi lokalizacjami kamer są główne ciągi komunikacyjne w hali garażowej, wjazd do hali garażowej, wejście do komórek lokatorskich (piwnic), pomieszczenie przeznaczone na gromadzenie odpadów i jeśli to możliwe – wejścia do klatek schodowych.
Na spotkanie z właścicielami warto zaprosić potencjalnych wykonawców systemu, aby mogli w bezpośredni sposób odpowiedzieć na wszelkie wątpliwości. Innym sposobem może być zorganizowanie dwóch takich spotkań. Pierwsze, aby określić potrzeby lokatorów i poprosić o zaproponowanie potencjalnych wykonawców, gdyż jest niemal pewne, że ktoś z mieszkańców ma znajomego, który z chęcią przedstawi swoją ofertę. Drugie spotkanie natomiast może dotyczyć wyłącznie przedstawienia ofert i rozmów z wykonawcami. Takie postępowanie z pewnością w większym stopniu uchroni zarządcę od zarzutów dotyczących stronniczości przy wskazywaniu wykonawcy.
Można również wykorzystać platformy internetowe do kontaktu z mieszkańcami i omówienia tematu monitoringu. Platformy internetowe czy fora mogą być szczególnie wartościowe przy obecnej sytuacji epidemicznej i ograniczonej możliwości organizowania bezpośrednich spotkań. Najważniejsze jednak jest, aby maksymalnie zaangażować członków wspólnoty w realizację tego tematu, a przynajmniej umożliwić zaangażowanie. Takie postępowanie wpłynie na większą świadomość mieszkańców oraz pozwoli na bezbolesne przejście przez proces podejmowania odpowiednich uchwał.
Wybór sprzętu
Najprostszy i najczęściej spotykany we wspólnotach mieszkaniowych system monitoringu umożliwia zapis z kamer w trybie ciągłym, tzn. zapis najnowszy zastępuje ten najstarszy. Wiąże się to z zastosowaniem dysku twardego o odpowiedniej pojemności. Dysk twardy o pojemności większej umożliwia oczywiście zachowanie dłuższego materiału wideo. Warto pamiętać, że takie skonfigurowanie systemu, które uruchamia nagrywanie obrazu z kamer wyłącznie przy zarejestrowaniu ruchu, umożliwia zaoszczędzenie miejsca na dysku twardym rejestratora.
Co do kamer, to różnią się one od siebie przede wszystkim rozdzielczością, czyli szczegółowością nagrywanego obrazu. Im wyższa rozdzielczość, tym lepsza jakość materiału wideo. Zasadniczo przyjmuje się, że w przypadku zamiaru odczytania tablic rejestracyjnych pojazdów kamery powinny mieć przynajmniej 4 megapiksele rozdzielczości. Dla utrzymania stabilności, bezpieczeństwa oraz późniejszych niższych kosztów eksploatacji całego systemu, kamery powinny być połączone z rejestratorem drogą kablową. Natomiast rejestrator, czyli serce monitoringu, powinien być dostosowany do odpowiedniej liczby kamer. Warto zastosować taki rejestrator, który umożliwi ewentualną dalszą rozbudowę systemu, czyli późniejsze „dołożenie” kolejnych kamer. Rejestrator powinien się znajdować w zamykanej szafie, np. typu rack, oraz w pomieszczeniu, które jest zamykane i niedostępne dla osób postronnych. Monitor i myszka pozwolą na pełne uzupełnienie takiego systemu.
Jest wielu producentów oferujących pożądany sprzęt, różniący się od siebie oczywiście jakością. Dlatego tak ważne jest określenie w jak najbardziej wyczerpujący sposób wymagań technicznych co do sprzętu, aby oferty potencjalnych wykonawców były do siebie jak najbardziej zbliżone technicznie, a różniły się przede wszystkim ceną. Jest to niezwykle istotne, gdyż urządzenia można konfigurować na wiele sposobów.
Podjęcie uchwał
Po wybraniu odpowiedniej oferty na montaż systemu monitoringu kolejnym etapem powinno być podjęcie odpowiednich uchwał przez członków wspólnoty. Przyjąć należy, że wyrażenie przez wspólnotę zgody na montaż takiego systemu jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd, a więc potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawarcia umowy (art. 22 ust. 2 uwl).
W tym miejscu należy zastanowić się nad zasadniczą kwestią, dotyczącą sfinansowania takiego montażu z funduszu remontowego wspólnoty. Występują na ten temat dwa zupełnie odmienne poglądy oraz różne są także orzeczenia sądów w tym zakresie. Wydaje się jednak, że przy odpowiednim skonstruowaniu regulaminu funduszu remontowego oraz wzięciu pod uwagę celu funkcjonowania wspólnoty, a także tego, kto jest właścicielem środków zgromadzonych na funduszu remontowym, sfinansowanie montażu systemu monitoringu z funduszu remontowego jest możliwe. Tak też stanowi wciąż aktualna teza wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 16 listopada 2012 r., sygn. akt I ACa 663/12, zgodnie z którą utworzenie przez wspólnotę mieszkaniową funduszu remontowo-modernizacyjnego nie oznacza, że środki te są całkowicie „unieruchomione” na cele wynikające z nazwy funduszu i nie mogą być przeznaczone na inny cel, mieszczący się w dyspozycji art. 14 i art. 12 uwl (związany z zarządzaniem i utrzymaniem nieruchomości wspólnej). Granicami dyspozycji może być zasadniczo prawidłowe zarządzanie oraz zakaz pokrzywdzenia członka wspólnoty.
Dodatkowo, niejako w komplecie, powinna zostać przyjęta uchwała dotycząca regulaminu korzystania z monitoringu, która w swej treści określa zasady funkcjonowania oraz przetwarzania i udostępniania danych pochodzących z monitoringu, co powinno być zgodne z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych.
Eksploatacja systemu
Jednym z pierwszym pytań zadawanych przez członków wspólnoty odnośnie monitoringu jest pytanie o koszty eksploatacji takiego systemu. Jeśli mówimy o monitoringu, którego zapis jest nagrywany w pętli i nie jest przekazywany dalej, np. do firmy ochroniarskiej, to obsługa takiego systemu może być w zasadzie bezkosztowa. Jedynym nieuniknionym kosztem będzie z pewnością koszt dodatkowego zużycia energii elektrycznej. Jednak przy zastosowaniu obecnie powszechnie używanych oszczędnych energetycznie urządzeń dodatkowy koszt zużycia energii elektrycznej jest praktycznie nieodczuwalny dla wspólnoty. Monitoring taki działa samoczynnie, bez konieczności dodatkowej jego konserwacji.
Wspólnoty mogą podpisać dodatkową umowę abonamentową na konserwację. Zastosowanie jednak odpowiednich procedur przez zarządcę, wprowadzających konieczność sprawdzenia przez niego co najmniej raz w miesiącu poprawności zapisu, powinno w zupełności wystarczyć. W takim przypadku można się jedynie zastanowić nad podwyższeniem wynagrodzenia zarządcy za świadczenie takiej dodatkowej usługi. W sytuacji wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości w działaniu systemu zarządca może domagać się naprawy gwarancyjnej bądź zlecić dalszą naprawę na zasadach ogólnych.
Monitoring a RODO
Stosowanie monitoringu musi być zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Zasady te zyskały jeszcze bardziej na znaczeniu w momencie wejścia w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych, Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 oraz Dz.Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2) oraz ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781).
Bardzo ciekawy tekst na temat stosowania monitoringu we wspólnotach mieszkaniowych w kontekście przepisów dotyczących ochrony danych osobowych ukazał się już na łamach „Wspólnoty Mieszkaniowej” (P. Brogowski, Wykorzystanie monitoringu wizyjnego – nowe regulacje, „Wspólnota Mieszkaniowa” 7-8/2018), więc zainteresowanych zgłębieniem tematu należy odesłać do tego artykułu.
Sygnalizując w tym miejscu jedynie podstawowe kwestie z tym związane, należy wskazać, że monitoring może być zastosowany dla zapewnienia bezpieczeństwa, gdy inne, mniej inwazyjne metody są niewystarczające. Administratorem danych osobowych jest wspólnota mieszkaniowa, która może powierzyć na podstawie odpowiedniej umowy np. zarządcy obsługę systemu i przetwarzanie danych. W takim przypadku zarządca staje się procesorem. Na obszarze objętym monitoringiem powinny pojawić się tablice informujące o zainstalowaniu takiego systemu wraz z podaniem celu jego funkcjonowania oraz danych administratora. Ponadto wspólnota mieszkaniowa powinna w należyty sposób zabezpieczyć dostęp do centrali monitoringu oraz prowadzić odpowiednią dokumentację, w tym regulamin, procedury oraz rejestry.
Tomasz Wolski