Mieszkańcy wspólnot mieszkaniowych coraz częściej żądają od zarządców nieruchomości dostępu do rachunków bankowych wspólnoty. Troszcząc się o losy nieruchomości, chcą wiedzieć czy reszta mieszkańców wywiązuje się ze swoich obowiązków i płaci regularnie czynsz. Czy zarządca może udostępnić dokumenty, w których znajdują się dane osobowe innych mieszkańców? I na jakich warunkach?
Zgodnie z art. 30 ust. 1, pkt. 1 Ustawy o własności lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, obowiązany jest dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy. Ustawa w jednoznaczny sposób nie precyzuje do kogo powinien należeć rachunek. Jeszcze kilka lat temu można było spotkać się z sytuacją, w której zarządca poprzez swój firmowy rachunek dokonywał rozliczeń wspólnotowych. Dzisiaj tego typu zachowanie jest już praktycznie niespotykane. Oddzielny rachunek bankowy wspólnoty w znaczący sposób ułatwia skontrolowanie pracy zarządcy oraz systematyczność uiszczania opłat przez współwłaścicieli lokali. Warto zastanowić się czy zarządca, na żądanie mieszkańca, może udostępnić dostęp do rachunku? Kiedy i na jakich zasadach powinien to zrobić? Co powinien zrobić właściciel lokalu chcąc uzyskać informację czy sąsiedzi rozliczają się ze swoich wspólnotowych obowiązków?
Dane osobowe
Co prawda temat danych osobowych w świetle ostatnich zmian legislacyjnych został już wielokrotnie poruszony na łamach Wspólnoty Mieszkaniowej, warto jednak w kontekście omawianego zagadnienia, przytoczyć jednak ich definicję. Zgodnie z art. 4 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. W świetle przytoczonej definicji samo imię i nazwisko osoby zamieszkującej nieruchomość stanowić będzie daną osobową.
Uprawnienia kontrolne
Kto może mieć dostęp do danych dotyczących stanu rachunków wspólnoty oraz jak może go uzyskać? Ustawodawca w art. 200 Kodeksu cywilnego obliguje każdego członka wspólnoty mieszkaniowej do współdziałania w zarządzie rzeczą wspólną. Potwierdzenie tego znajdziemy w art. 27 Ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, w myśl przepisu każdy właściciel lokalu ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną.
Natomiast zgodnie z art. 29 ust. 3 każdemu właścicielowi lokalu przysługuje prawo kontroli działalności zarządu. Mając na uwadze powyższe artykuły warto podkreślić, iż uprawniony do kontroli zarządu jest tylko i wyłącznie właściciel lokalu. Tego typu uprawnienie nie przysługuje np.: osobie planującej zakup lokalu należącego do wspólnoty mieszkaniowej.
Prawo nie przewiduje oficjalnej ścieżki wskazującej w jaki sposób należy zwrócić się do wspólnoty o udostępnienie dokumentów. Logika podpowiada, iż najlepiej byłoby zrobić to w formie pisemnej. Wniosek powinien zawierać dane umożliwiające ustalenie osoby, od której pochodzi żądanie, a także potwierdzenie przysługujących jej uprawnień kontrolnych. Nie sposób jednak wskazać w jakim czasie zarząd powinien okazać żądane dokumenty albowiem termin ten uzależniony będzie od wielu czynników.
Potwierdzenie powyższego znajdziemy w wyroku Sądu Rejonowego w Lęborku z dnia 28 stycznia 2016 r. stwierdzając, iż w doktrynie prezentowane jest stanowisko, że prawo do współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną, skorelowane jest z prawem kontroli działalności zarządu przez każdego właściciela, wynikającym z art. 29 ust. 3 ustawy. Niewątpliwie prawo kontroli zostało sformułowane w ustawie bardzo szeroko i bezspornie obejmuje swoim zakresem wszelkie działania i czynności zarządu lub zarządcy, związane z zarządzaniem wspólną nieruchomością.
Zgodnie z orzeczeniem właścicielom lokali przysługuje prawo żądania informacji i sprawozdań dotyczących stanu majątku wspólnoty i wyjaśnień w kwestiach związanych z zarządem nieruchomością wspólną. Chodzi tu o prawo do uzyskania informacji ustnych i pisemnych, prawo osobistego lub z udziałem upoważnionej przez siebie osoby przeglądania wszelkich ksiąg i dokumentacji, prawo otrzymania lub wykonania ich fotokopii i skanów.
Przetwarzanie i ochrona danych
Skoro zdefiniowaliśmy już czym są w przypadku wspólnoty mieszkaniowej dane osobowe oraz kto może dokonywać czynności kontrolnych musimy odpowiedzieć na nurtujące nas pytanie czy właściciel lokalu może wystąpić z wnioskiem o uzyskanie dostępu do dokumentów lub systemu zawierającego dane osobowe oraz stan rozliczeń swoich sąsiadów?
Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) udostępnienie danych utożsamiane będzie z pojęciem przetwarzania danych.
Zgodnie z art. 4 ust. 2 przytoczonego rozporządzenia przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne w momencie, gdy administrator danych osobowych (wspólnota mieszkaniowa) wykaże się jedną z przesłanek legalizujących przetwarzanie tych danych.
Rozporządzenie dopuszcza możliwość przetwarzania danych w przypadku spełnienia jednej z przesłanek określonych w art. 6 ust. 1, czyli do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. W tym przypadku ustawowe prawo kontroli zarządu wynikające z art. 29 ust. 3 Ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali daje taką legitymację.
Ograniczenia
Pomimo faktu, iż z powołanych przepisów wynika uprawnienie każdego współwłaściciela do dostępu do dokumentacji związanej z zarządzaniem nieruchomością, wskazać należy, iż zakres danych i informacji udostępnianych współwłaścicielom powinien być adekwatny do ich potrzeb związanych ze zgodnym z prawem celem udostępnienia.
Nie jest więc dopuszczalne udostępnienie współwłaścicielom określonej nieruchomości danych, których przetwarzanie nie jest niezbędne do współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną oraz do sprawowania kontroli działalności jej zarządcy. Każdy wniosek o udostępnienie dokumentacji wspólnoty, w której znajdują się dane osobowe współmieszkańców powinien zawierać logiczne uzasadnienie. Takiego logicznego uzasadnienia nie sposób znaleźć w przypadku żądania właściciela lokalu do uzyskania stałego wglądu do rachunku bankowego wspólnoty. Działania kontrolne nie mogą paraliżować pracy zarządu. Co innego stanowi udostępnienie wyciągów, a co innego stały wygląd do rachunku. Pamiętać należy, iż zarząd wspólnoty zostaje powołany uchwałą podjętą przez właścicieli lokali i jest to sposób obdarzenia go swoim zaufaniem.
Mateusz Górski