Prawidłowe funkcjonowanie nieruchomości wymaga od zarządcy szerokiej wiedzy i organizacji szeregu działań. Praktycznie w każdym zakresie dostępne jest odpowiednie oprogramowanie. Od systemów do obsługi mieszkańców, poprzez wewnętrzne CRM-y umożliwiające spójne planowanie przeglądów, remontów, modernizacji i tworzenie procedur. Systemy pomagają rozliczać media, a także gromadzić, archiwizować i przetwarzać dane związane ze stanem konkretnych instalacji.
Kontrola zarządzanych zasobów, zapewnienie ich bezpiecznego funkcjonowania, gromadzenie i analiza danych, a także panowanie nad listą zadań generowanych w procesie zarządzania nieruchomością, stanowi dziś nie lada wyzwanie. Na rynku dostępnych jest szereg rozwiązań, programów i aplikacji, wspomagających pracę zarządców, którzy już przekonali się, że technologia ułatwia administrację nieruchomościami. Nowoczesne rozwiązania wspierają procesy przepływu informacji i optymalizują pracę osób obsługujących nieruchomość, co ma bezpośrednie przełożenie na szybkość i jakość obsługi użytkownika nieruchomości.
Za stosowaniem rozwiązań opartych na technologii przemawiają warunki biznesowe i organizacyjne aspekty działania firm, ale także konieczność wdrażania cyfrowych rozwiązań i wykorzystywania ich do budowania przewagi konkurencyjnej. Stosowane jeszcze kilka lat temu schematy są obecnie zbyt czasochłonne. Każdego dnia w trakcie codziennej pracy zarządcy potrzebują wsparcia, tym bardziej w rzeczywistości trwającej od prawie dwóch lat pandemii COVID-19. A jak cyfryzacja wpływa na samych właścicieli mieszkań?
Coś dla mieszkańca
Platformy internetowe i aplikacje do administrowania mieszkaniem, poprzez które właściciel prowadzi korespondencję z zarządcą, sprawdza saldo rozrachunków, ma dostęp do dokumentów wspólnoty, głosowania elektronicznego czy forum, to standard. W ofercie deweloperskiej coraz częściej pojawiają się mieszkania z opcją aplikacji, będących systemem do zarządzania inteligentnym mieszkaniem za pomocą komend głosowych lub zdalnie poprzez aplikację w smartfonie. Wypowiadaną na głos komendą można np. wyłączyć światło w salonie, zmienić ustawienie żaluzji, włączyć muzykę. Rozwiązania stosowane w inteligentnych domach jednorodzinnych planowane są systemowo dla osiedli mieszkaniowych.
Nowości technologiczne stają się coraz bardziej powszechne i to smartfon staje się centrum zarządzania całym mieszkaniem. Aplikacje sterują działaniem sprzętów elektrycznych, oświetleniem, otwierają bądź zamykają drzwi wejściowe. Pozwalają w czasie rzeczywistym sprawdzać, co dzieje się w mieszkaniu.
Wystarczy przy ich pomocy połączyć wszystkie rutynowe czynności w scenariusz. Jedno kliknięcie i wszystkie czynności mogą zostać wykonane, nawet gdy właściciel znajduje się w dowolnym miejscu poza nieruchomością. Wystarczy dostęp do Internetu.
Zakres funkcji, jakie mogą spełniać aplikacje do zarządzania mieszkaniem, to:
- sterowanie oświetleniem bez konieczności używania włącznika. Niezależnie, czy chcemy włączyć lub wyłączyć światło w drugim pokoju, zmienić jego natężenie, gdy oglądamy film, czy też upewnić się, że wszystkie światła są pogaszone, gdy przebywamy na urlopie.
- Odcięcie mediów. Właściciel, któremu zdarzyło się zastanawiać, czy przed wyjściem z domu wyłączył żelazko lub kuchenkę, doceni możliwość odcięcia dopływ prądu do urządzenia jednym kliknięciem w aplikacji. Czujki dymu czy zalania mogą informować o wykryciu zagrożenia, umożliwiając szybką reakcję. Przy zastosowaniu elektrozaworu można automatycznie odciąć dopływ wody i prądu w przypadku zalania.
- Monitoring wizyjny. Łącząc się z dowolnego miejsca z kamerą mieszkaniu, sprawdzimy np. czy podczas urlopu nie dzieje się w nim nic niepokojącego.
- Zdalne otwieranie drzwi. Za jego pomocą możemy otworzyć drzwi wskazanej osobie bez konieczności przekazywania klucza.
Aplikacje, które zmieniają smartfon w pilota kontrolującego wszystko, co na co dzień otwierają mieszkańcy: drzwi wejściowe, furtki, bramy, a nawet przywołują windę, z powodzeniem znajdują zastosowanie w zarządzaniu częściami wspólnymi nieruchomości mieszkaniowych. Znane dotychczas przede wszystkim użytkownikom budynków komercyjnych nowoczesne rozwiązania mają coraz więcej zwolenników. Kontrola dostępu nie wymaga często nawet wyciągania telefonu z kieszeni, czujniki rozpoznają urządzenie i odblokowują zamek. Wykonywanie czynności bezdotykowo jest schematem coraz bardziej pożądanym w czasie pandemii i przestało być postrzegane jako rozwiązanie tymczasowe. Dostawcy systemów podkreślają też aspekt proekologiczny, jakim ma być pozbycie się kart, breloczków i pilotów, co w założeniu ma zmniejszyć ilość plastiku w naszym otoczeniu.
Nadawanie i odbiór paczek
Kolejnym rozwiązaniem, które zyskało na popularności, są skrzynki do nadawania i odbioru paczek o dowolnej porze, bezpiecznie, bez oczekiwania w kolejkach lub konieczności umawiania terminu z kurierem.
Zakres funkcji, jakie mogą spełniać współdzielone skrzynki do nadawania i odbioru paczek:
- przejęcie zakresu działań recepcji lub ochrony, wprowadzenie takiej możliwości w budynkach, gdzie te rozwiązania nie funkcjonują,
- obsługa paczek oraz innych przesyłek, które gabarytami przekraczają wrzutnię tradycyjnej skrzynki listowej,
- umieszczenie czy odbiór przesyłki odbywa się poprzez otwarcie drzwiczek zabezpieczonych specjalnym zamkiem obsługiwanym za pomocą telefonu oraz klawiatury, co umożliwia dostęp nawet bez smartfona,
- obsługa oparta jest na jednorazowych kodach PIN, co daje prosty dostępny dla każdego mieszkańca, kuriera, pralni czy firmy cateringowej.
Współdzielenie rzeczy, nieruchomości, pomieszczeń to trend coraz bardziej widoczny. Pozwala łączyć technologię i ekologię w duchu optymalizacji wykorzystania zasobów, którymi w przypadku nieruchomości mieszkaniowej jest przede wszystkim powierzchnia, na której zainstalowane są wspólne skrzynki, stacje ładowania pojazdów, miejsca postojowe czy pomieszczenia do wspólnego korzystania w ramach „klubów mieszkańców”.
Gospodarowanie miejscami parkingowymi
W przypadku stacji ładowania pojazdów elektrycznych system rozliczania pobranej energii przez aplikację umożliwia wszystkim mieszkańcom osiedla wygodne i szybkie ładowanie motocykli czy samochodów. W nieruchomościach, które wybudowane zostały przed popularyzacją pojazdów elektrycznych, może to być sposób, aby wygospodarować przestrzeń do obsługi tego typu urządzenia przy ograniczonych możliwościach technicznych.
Warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy rozwiązania technologiczne pomogą rozwiązać jeden z największych problemów współczesnych osiedli, tj. braku wystarczającej liczby miejsc postojowych? Dostępne są rozwiązania pozwalające zarządzać udostępnianym miejscem parkingowym lub samemu skorzystać z wypożyczonego. Stosowane są z powodzeniem do zarządzania parkingami biurowymi. Na podobnych zasadach opierają się systemy specjalizujące się w dostarczaniu aplikacji do współdzielenia miejsc postojowych, zdalnego otwierania bram i szlabanów, czerpania dochodu z niewykorzystanej przestrzeni parkingowej na osiedlach mieszkaniowych. Czy mają one jednak szansę zastąpić sąsiedzkie grupy w mediach społecznościowych, gdzie mieszkańcy wymieniają między sobą informacje o możliwości udostępnienia miejsca np. na weekendowy przyjazd rodziny?
Sposób zakładania i funkcjonowania grup współdzielenia miejsc postojowych jest podobny do grup na portalach społecznościowych. Jednak w przypadku zamkniętych grup osiedlowych stosowane są dodatkowe zabezpieczenia. Zarządzanie dostępem do garaży i parkingów zewnętrznych leży w gestii zarządcy osiedla, który wykonuje te czynności przez dedykowaną konsolę. Przekazuje PIN i identyfikator, który mieszkańcy wpisują w aplikacji mobilnej lub w panelu webowym celem dołączenia do grupy współdzielenia miejsc parkingowych na swoim osiedlu. W panelu zarządzania można dodawać i usuwać dostępy do bram i szlabanów na osiedla poprzez przeglądarkę internetową. Systemy umożliwiają czasowe przydzielenie dostępu do otwierania bram w konkretnym terminie, np. w czasie trwania umowy najmu mieszkania. Dostęp, po wygaśnięciu uprawnień użytkownika, może być w łatwy sposób zablokowany, co jest często utrudnione, jeśli najemca nie zwróci pilota lub jeśli pilot zostanie zgubiony. Aplikacje do współdzielenia miejsc postojowych mają też dodatkową zaletę w postaci możliwości dokonywania bezkontaktowo płatności nawet za krótki czas korzystania z udostępnionego miejsca postojowego. Na chwilę obecną nie jest to jeszcze rozwiązanie stosowane na szeroką skalę, stąd jego ocena będzie wymagać czasu.
Czas transformacji cyfrowej
Jednak bez względu na to, o jakim aspekcie funkcjonowania nieruchomości rozmawiamy, truizmem jest stwierdzenie, że transformacja cyfrowa to już codzienność. Zjawiska związane ze zmianami technologicznymi dotykają dziś praktycznie wszystkich dziedzin życia społecznego i gospodarczego, i to bez wątpienia nie ulegnie zmianie. Przyszłość zarządzania nieruchomościami i korzystania z nich może zupełnie odbiegać od tego, co znamy dzisiaj. Zmiany będą zachodzić pod wpływem czynników, których dziś nie jesteśmy jeszcze świadomi, tak jak jeszcze 2 lata temu nie braliśmy pod uwagę ogólnoświatowej pandemii. Wzrost znaczenia higieny, nowe nawyki zawodowe i wiele innych czynników będzie motorem dalszego rozwoju cyfryzacji, a deweloperzy, zarządcy nieruchomości i dostawcy usług starają się sprostać szybko zmieniającym się wymaganiom właścicieli, kształtując nowe standardy obsługi nieruchomości.
Agata Sołtysik
dyrektor ds. zarządzania nieruchomościami
Integrum Management
Artykuł został opublikowany w 2021 r. w grudniowym wydaniu „Wspólnoty Mieszkaniowej”