Kluczowym zagadnieniem, z którym styka się wiele wspólnot, jest określenie, kto może być członkiem zarządu. Prawo powszechne wprowadza tu tylko dwa ograniczenia. Po pierwsze, członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna, choć zarządcą – w umownym modelu zarządu – może być zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna. Po drugie, członek zarządu musi posiadać pełną zdolność do czynności prawnych.
Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2021 r. poz. 1048, dalej: uwl) używa pojęcia „zarząd” w dwóch istotnie różnych znaczeniach: funkcjonalnym oraz podmiotowym. W kilku artykułach uwl występują przy tym oba te pojęcia (art. 22 ust. 1, art. 24, art. 26 ust. 2, art. 29, art. 30, art. 31, art. 32, art. 32a). W ustawowym modelu zarządzania w tzw. dużej wspólnocie powołanie zarządu jest obowiązkowe, jeżeli właściciele lokali na podstawie art. 18 ust. 1 i 2a uwl nie określili odmiennie sposobu zarządu w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w później zawartej umowie w formie aktu notarialnego, lub w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza. Zarząd powołany uchwałą właścicieli lokali na podstawie art. 20 uwl jest organem wewnętrznym wspólnoty, do którego stosuje się odpowiednio przepisy o organach osoby prawnej (art. 33(1) ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, Dz.U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93, dalej: kc). Jego działanie, oparte na uprawnieniu wynikającym wprost z przepisów art. 21 i 22 uwl – odmiennie niż działanie zarządcy – jest działaniem samej wspólnoty, a nie osoby trzeciej w stosunku do niej. W takiej sytuacji zarząd (w znaczeniu funkcjonalnym) nieruchomością wspólną w imieniu wspólnoty sprawowany jest przez zarząd (w znaczeniu podmiotowym), który – jeśli jest wieloosobowy – działa kolegialnie. Członek zarządu wykonujący czynności zarządu nieruchomością wspólną jako piastun organu wspólnoty, w następstwie włączenia do jej struktury organizacyjnej, nie występuje jako odrębny, zewnętrzny w stosunku do niej podmiot.
Reprezentacja powiernicza
W przypadku natomiast zarządcy wybranego na podstawie art. 18 uwl mamy do czynienia z reprezentacją powierniczą, która polega na powierzeniu osobie trzeciej kompetencji do składania oświadczeń woli we własnym imieniu, ale ze skutkiem prawnym dla wspólnoty mieszkaniowej. Ustanowiony w ten sposób zarządca nie jest organem wspólnoty, lecz odrębnym wobec niej podmiotem, a podstawą prawną reprezentacji jest instytucja przedstawicielstwa. Natomiast w razie powierzenia zarządu osobie fizycznej na podstawie art. 20 ust. 1 uwl osoba ta staje się organem wspólnoty i dokonuje czynności w imieniu wspólnoty, a nie w imieniu własnym, zaś jej upoważnienie do reprezentacji wspólnoty i kompetencje wynikają wprost z przepisów ustawy. Artykuły 18 ust. 1 i 3 uwl pozostawiają wybór co do sposobu zarządu nieruchomością wspólną właścicielom lokali, przyznając ich woli w tym zakresie pierwszeństwo przed postanowieniami ustawy, z tym jednak, że ustanowienie zarządcy w znaczeniu funkcjonalnym na podstawie art. 18 uwl wyłącza możliwość utworzenia zarządu w znaczeniu podmiotowym na podstawie art. 20 uwl (postanowienie Sądu Najwyższego z 14 września 2005 r., sygn. akt III CZP 62/05, uchwała Sądu Najwyższego z 16 lutego 2012 r., sygn. akt III CZP 96/11, wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 28 kwietnia 2017 r., sygn. akt I ACa 329/16).
Możliwość określenia sposobu zarządu nieruchomością wspólną nie stanowi obowiązku, lecz prawo wspólnoty mieszkaniowej, która może zarządzać nieruchomością wspólną samodzielnie lub zlecić go innej osobie, w zależności od tego, którą z tych form uzna za korzystniejszą, także ze względu na odpowiedzialność ponoszoną przez członków wspólny za jej zobowiązania. Pozostawiony do decyzji właścicieli lokali w dużej wspólnocie mieszkaniowej wybór między możliwościami, jakie dają przepisy art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 uwl, odnosi się nie tylko do osób zarządzających, ale i pośrednio do zasad odpowiedzialności za szkody wyrządzone wspólnocie przy sprawowaniu zarządu. Osoby sprawujące zarząd nieruchomością wspólną na podstawie umowy o powierzeniu zarządu osobie fizycznej lub prawnej (art. 18 ust. 1 lub ust. 2a uwl) ponoszą odpowiedzialność za szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania na podstawie art. 471 kc, zgodnie z treścią łączącej strony umowy o zarządzanie nieruchomością wspólną, przy czym zarządca profesjonalny odpowiada za niezachowanie należytej staranności właściwej dla zawodowego charakteru jego działalności. Natomiast wybrani przez właścicieli lokali członkowie zarządu odpowiadają wobec wspólnoty za szkodę wyrządzoną swoim działaniem lub zaniechaniem na podstawie art. 415 kc.
Kto członkiem zarządu
Kluczowym zagadnieniem, z którym styka się wiele wspólnot, jest określenie, kto może być członkiem zarządu. Prawo powszechne wprowadza tu tylko dwa ograniczenia. I tak po pierwsze, zgodnie z art. 20 ust. 1 zd. 2 uwl, członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna, choć zarządcą – w umownym modelu zarządu – może być zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna (art. 18 ust. 1 uwl). W związku z tym, jak orzekł Sąd Okręgowy w Poznaniu w wyroku z 18 kwietnia 2019 r. (sygn. akt XII C 1073/17), uchwała, w której wspólnota powierza zwykłą uchwałą zarząd osobie prawnej, stoi w sprzeczności z art. 20 ust. 1 uwl. Dla skuteczności takiej uchwały konieczne byłoby bowiem wcześniejsze podjęcie uchwały o zmianie sposobu zarządu nieruchomością wspólną zgodnie z art. 18 uwl, w sposób umożliwiający sprawowanie zarządu przez podmiot zewnętrzny będący osobą prawną. Uchwała taka powinna zostać przy tym zaprotokołowana przez notariusza (art. 18 ust. 2a uwl ).
Po drugie zaś, członek zarządu musi posiadać pełną zdolność do czynności prawnych, jako że, zgodnie z art. 14 § 1 kc, czynność prawna dokonana przez osobę, która nie ma zdolności do czynności prawnych, jest nieważna. A zatem wszelkie czynności prawne (np. składanie oświadczeń woli za wspólnotę) podejmowane przez członka zarządu nie mającego zdolności prawnej będą nieważne z mocy ustawy. Dlatego też członkiem zarządu wspólnoty nie może być osoba małoletnia (art. 11 kc) lub ubezwłasnowolniona (art. 16 § 1 kc).
Osoba spoza grona właścicieli
Zwróćmy uwagę na jeszcze jedno zagadnienie, budzi ono bowiem wiele kontrowersji. W pierwotnym tekście uwl (Dz.U. z 1994 r. Nr 85 poz. 388) w art. 20 ust. 1 mieliśmy zdanie drugie w brzmieniu: „Członkiem zarządu może być zarówno właściciel lokalu, jaki i osoba nie należąca do grona właścicieli lokali”. Tymczasem na mocy art. 7 pkt 3 ustawy z 13 czerwca 2019 r. o zmianie ustawy o Krajowym Zasobie Nieruchomości oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2019 r. poz. 1309) zapis ten został zmieniony i obecnie brzmi: „Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna”. Czy oznacza to więc zmianę stanowiska ustawodawcy w tej kwestii? Otóż – nie. Druga część przedmiotowego zdania została usunięta jako zbędna, bo powielająca zapis ustawowy wyższej rangi. Zgodnie bowiem z Konstytucją RP obywatel, w przeciwieństwie do organów władzy publicznej, nie musi dla każdego przejawu swojej aktywności szukać podstawy prawnej, wystarczy, że żaden przepis prawa wyraźnie mu czegoś nie zabrania. Tak więc dla każdego obywatela zasada „co nie jest zabronione, jest dozwolone” ma związek z funkcją gwarancyjną prawa. A zatem, skoro w uwl nie został umieszczony żaden zapis ograniczający możliwość sprawowania funkcji członka zarządu przez dowolną osobę fizyczną mającą zdolność do czynności prawnych, to nie ma żadnych ustawowych ograniczeń związanych z piastowaniem tej funkcji.
Zakaz wybierania do zarządu
W kontekście powyższego nasuwa się kolejne pytanie. Wiele wspólnot zapisuje w swoich uchwałach czy nawet statutach, że członkiem zarządu może być np. wyłącznie właściciel lokalu albo wyłącznie osoba zamieszkująca na terenie wspólnoty. Czy takie zapisy są zgodne z prawem? Odpowiedź jest jednoznaczna – nie. Jak bowiem orzekł Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 28 kwietnia 2017 r. (sygn. akt I ACa 329/16), z art. 20 ust. 1 uwl, mającego charakter normy bezwzględnie obowiązującej, wynika, że do kompetencji właścicieli lokali należy wybór członków zarządu, a nie wskazywanie, kto może być wybrany, bo to reguluje uwl i ustawodawca nie pozostawił tej kwestii do odmiennej regulacji przez samą wspólnotę. Niedopuszczalne jest więc np. podjęcie przez współwłaścicieli uchwały zakazującej wybierania do zarządu wspólnoty najemców i innych kategorii osób fizycznych (pełnomocników właścicieli). Decyzja o tym, kto zostanie wybrany na członka zarządu wspólnoty, może być wyłącznie wynikiem aktu głosowania w przedmiocie wyboru konkretnych osób spośród kandydatów ubiegających się o taki wybór. Wyrażony w uchwale wspólnoty zakaz wybierania do zarządu określonych kategorii osób fizycznych stanowi niedopuszczalną ingerencję właścicieli w indywidualny akt głosowania w przedmiocie wyboru członków zarządu. Każdy ze współwłaścicieli ma bowiem ustawowe prawo oddania głosu za lub przeciwko określonemu kandydatowi ubiegającemu się o stanowisko członka zarządu (należącego do kręgu kandydatów dopuszczonych treścią art. 20 ust. 1 uwl) i brak jest podstaw do przyjęcia, że prawo to może zostać ograniczone przez współwłaścicieli w drodze uchwały zakazującej głosowania na kandydata nie spełniającego określonych kryteriów. Należy też zwrócić uwagę, iż celem regulacji zawartej w art. 20 ust. 1 uwl jest między innymi zapobieżenie sytuacji, w której dokonanie wyboru członków zarządu mogłoby nie być możliwe z uwagi na brak kandydatów spośród właścicieli lokali.
W związku z powyższym na pytania takie jak: czy członkiem zarządu może być np. najemca lokalu, osoba nie mieszkająca we wspólnocie, czy osoba całkowicie trzecia wobec wspólnoty, czy jedna i ta sama osoba może być członkiem zarządu w kilku różnych wspólnotach i czy może w każdej z nich pobierać wynagrodzenie, należy każdorazowo odpowiedzieć twierdząco. Co istotne, osoba taka nie musi również legitymować się szczególnymi kwalifikacjami (uchwała Sądu Najwyższego z 16 lutego 2012 r., sygn. akt III CZP 96/11). Niemniej, przez wzgląd na prawidłowe funkcjonowanie zarządzanej nieruchomości i interes właścicieli, pożądane jest, aby była to osoba potrafiąca dbać o nieruchomość wspólną i zabezpieczać interesy właścicieli lokali (R. Dziczek w: „Własność lokali. Komentarz. Wzory pozwów i wniosków sądowych”, wyd. VIII, Warszawa 2021, art. 20).
Zadłużony właściciel
Czy natomiast ktoś, kto ma dług wobec wspólnoty, może być członkiem jej zarządu? Owszem; od strony prawnej nie ma po temu przeciwskazań, natomiast od strony praktycznej właściciele lokali powinni głęboko się zastanowić, czy osoba, która nie realizowała swoich podstawowych obowiązków wobec wspólnoty, daje rękojmię prawidłowego wypełniania funkcji członka zarządu. Podobna zasada powinna obowiązywać w przypadku (nader częstym) wyboru do zarządu osoby pełniącej kierowniczą funkcję w firmie administrującej, czy wprost administratora nieruchomości wspólnej. Od strony prawnej nic nie stoi tu na przeszkodzie, ale należy mieć na uwadze, że administrator pełni funkcję służebną i doradczą wobec zarządu, wykonuje jego polecenia i powinien być przez zarząd kontrolowany. Ponieważ zaś trudno wydawać polecenia samemu sobie i trudno samego siebie kontrolować, to taki wybór w większości przypadków wcześniej czy później (np. przy chęci zmiany administratora) okaże się dla wspólnoty co najmniej kłopotliwy.
Osoba pozostająca w sporze
Czy członkiem zarządu może z kolei zostać wybrana osoba pozostająca w sporze prawnym ze wspólnotą? Taką kwestię rozstrzygnął Sąd Okręgowy w Łodzi, stwierdzając w wyroku z 22 grudnia 2021 r. (sygn. akt II C 847/20), iż wybór na członka zarządu osób, które były lub są stronami sporu sądowego z udziałem wspólnoty, nie może być samoistną przesłanką do unieważnienia uchwały o ich powołaniu. Wybór taki bowiem nie narusza sam z siebie interesów pozostałych właścicieli lokali – z tym zastrzeżeniem, że członek zarządu wspólnoty, który znajduje się w takiej sytuacji, nie może reprezentować wspólnoty w takim sporze (powinni to robić pozostali członkowie zarządu, których taka sytuacja nie dotyczy), a w przypadku zarządu jednoosobowego wspólnota powinna powołać w tym celu pełnomocnika (uchwała Sądu Najwyższego z 8 października 2015 r., sygn. akt III CZP 57/15, wyroki Sądu Apelacyjnego w Warszawie: z 22 grudnia 2015 r., sygn. akt I ACa 482/14, z 6 kwietnia 2016 r., sygn. akt VI ACa 372/15, z 5 maja 2017 r., sygn. akt VI ACa 1098/15).
Na koniec zwróćmy uwagę jeszcze na jedną kwestię. Uwl dopuszcza zarząd wieloosobowy lub jednoosobowy (art. 20 ust. 1), w związku z czym wspólnota może podjąć uchwałę, że zarząd będzie wyłącznie wieloosobowy, albo wręcz, że ma go tworzyć konkretna liczba osób. Jednak w takim przypadku należy liczyć się z tym, że jeśli jeden członek zarządu zrezygnuje, to wspólnota nie będzie mieć właściwej reprezentacji do momentu uzupełnienia składu zarządu do określonej uchwałą liczby jego członków lub do podjęcia uchwały znoszącej zapis o wymaganej liczbie członków (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 marca 2019 r., sygn. akt II OSK 792/18), tak więc uchwały tego typu są dość ryzykowne, bowiem do momentu podjęcia odpowiedniej uchwały wspólnota nie będzie mieć zdolności do czynności prawnych.
Piotr Brogowski