Zawiadomienie o zebraniu drogą elektroniczną

Czy zarząd wspólnoty mieszkaniowej może wysłać zawiadomienie o zebraniu wspólnoty drogą elektroniczną aby zminimalizować koszty? Czy takie zawiadomienie o zebraniu jest skuteczne? Czy można odejść od tradycyjnego wysyłania listu poleconego?

Jeżeli członkowie wspólnoty lub zarząd czy zarządca chcą wprowadzić możliwość wysyłania zawiadomień o zebraniu w formie elektronicznej, to powinno to zostać przewidziane w uchwale właścicieli (np. w postanowieniach statutu lub regulaminu przyjętego uchwałą). Dobrze też, żeby te osoby, które wyrażą zgodę na przyjmowanie zawiadomień tej formie wyraziły na to zgodę w formie oświadczenia. Nie każdy bowiem może chcieć lub móc korzystać z poczty elektronicznej.

Zgodnie z ustawą o własności lokali i jej art. 32 ust. 1 o zebraniu właścicieli zarząd lub zarządca, zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany (art. 32 ust. uwl). Przepis ten reguluje więc procedurę zwoływania zebrań wspólnoty – zarówno tych dorocznych jak i tych zwoływanych w razie potrzeby.

Wynika z niego, że zwołując zebranie właścicieli lokali, zarząd lub zarządca muszą spełnić następujące wymogi przewidziane w ustawie o własności lokali:

– zawiadomić każdego właściciela na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania;

– w zawiadomieniu podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad,

– a w przypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany.

Ustawa o własności lokali zastrzega więc dla zawiadomienia o zebraniu właścicieli formę pisemną. Jednakże ustawa kodeks cywilny w art. 73 § 1 stanowi, że jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. A takiego rygoru już ustawa o własności lokali nie przewiduje. Nie zawiera w żadnym przepisie postanowień, które by wskazywały, że zawiadomienie w innej formie o zebraniu właścicieli jest nieważne.

Zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron (art. 74 § 1  zd. 1 kc). Jednakże mimo niezachowania formy pisemnej przewidzianej dla celów dowodowych, dowód ze świadków lub dowód z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, jeżeli żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo jeżeli fakt dokonania czynności prawnej będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma. A takim pismem będzie wysłanie właśnie powiadomienie mailem. Takie uprawdopodobnienie za pomocą pisma jest bowiem traktowane w orzecznictwie dosyć liberalnie.