Zarządzanie w okresie deweloperskim i wspólnotowym

Administrowanie nieruchomością w okresie deweloperskim i sprawowanie zarządu nieruchomością wspólną pozornie mogą być do siebie podobne. Jednak różnią się w kwestii rozliczeń, decyzyjności, komunikacji, a nawet stosowania przepisów prawa. O czym powinien pamiętać zarządca dopiero co tworzącej się wspólnoty?


Z uwagi na specyfikę podejmowanych decyzji oraz działań, w okresie pomiędzy uzyskaniem przez inwestora pozwolenia na użytkowanie a przeniesieniem pierwszej własności (tzw. okres deweloperski), zarządca lub administrator podejmuje działania w imieniu i na zlecenie inwestora na podstawie ustaleń określonych w zawartej umowie, a także na podstawie m.in. przepisów ustawy o ochronie praw nabywcy, o gospodarce nieruchomościami, prawa budowlanego i aktów wykonawczych. Innymi ważnymi dokumentami umożliwiającymi prawidłowe zorganizowanie procesu administrowania już na pierwszym etapie funkcjonowania nieruchomości są umowa deweloperska oraz instrukcja obsługi przekazywana nabywcom lokali. W dokumentach znajdują się ustalenia stron odnośnie sposobu ponoszenia kosztów przez strony, ich rozliczeń, prowadzenia prac wykończeniowych czy też zakresu możliwych modyfikacji w obrębie przejętych lokali.


Zmiany lokatorskie

Regulowanie kwestii w zakresie zmian lokatorskich jest niezwykle istotnym aspektem. Zarządca jest zobowiązany do posiadania pełnej wiedzy o administrowanej nieruchomości, jej wyposażeniu, a także o sprawności zamontowanych w niej urządzeń. Dlatego tak istotną czynnością jest uczestnictwo, jako strony trzeciej, w procesie przejęcia nieruchomości od generalnego wykonawcy. Pozwala to na zapoznanie się z budynkiem, a przede wszystkim z usterkami. Nadanie odpowiednich priorytetów usterek pozwoli na utrzymanie budynku w stanie niepogorszonym, a także umożliwia zapewnienie bezpieczeństwa użytkowników.

Choć pozornie wydaje się to mało istotne, ważne jest, aby protokół przejęcia nieruchomości został podpisany przez trzy strony. Zarządca ma prawo domagać się uwzględnienia w nim konkretnych, stwierdzonych przez niego usterek. Najczęściej protokoły spisywane są pomiędzy inwestorem a generalnym wykonawcą. Dopiero później nieruchomość jest przekazywana zarządcy. W przypadku usuwania stwierdzonych usterek wskazany sposób przejęcia nieruchomości wydłuża proces decyzyjny. Może to spowodować, że zgłoszone przez zarządcę inwestorowi usterki zostaną odrzucone przez generalnego wykonawcę.


Problemy w okresie deweloperskim

Charakterystycznym problemem okresu deweloperskiego są również nieautoryzowane przeróbki dokonywane przez użytkowników lokali, a także dewastacje części wspólnych, które wpływają na komfort korzystania z nieruchomości przez pozostałych mieszkańców.

Najczęściej modyfikowanymi elementami nieruchomości są instalacje wewnętrzne zimnej i ciepłej wody, centralnego ogrzewania, a także wentylacji. Dokonywane przeróbki nie są poparte np. protokołami szczelności lub sprawności tych instalacji. Skutkiem działań może być nieprawidłowa praca urządzeń, zarówno w obrębie własnego lokalu, jak i lokali sąsiadujących. Często daje to inwestorowi podstawę do odrzucenia roszczeń z tytułu rękojmi. Warto zastanowić się czy zarządca nie powinien rejestrować wszystkich dokonywanych przeróbek.


Opłata za utrzymanie nieruchomości

W zależności od wariantu wyposażenia nieruchomości warto zastanowić się, czy już w pierwszym budżecie okresu deweloperskiego przyjąć w opłatach stawkę na utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym.

Umożliwi to wykończenie lokali i dokonanie napraw w części wspólnej, zapewniając niezbędną estetykę nieruchomości. Oczywiście należy przyjąć, że nie każdy inwestor będzie zainteresowany podnoszeniem opłat swoim klientom, niemniej jednak rolą zarządcy jest wskazanie działań zmierzających do utrzymania odpowiedniego stanu nieruchomości, a nie wyłącznie optymalizacji kosztów.


Ubezpieczenie

Powstałe szkody można zgłaszać z polisy ubezpieczeniowej zawartej dla nieruchomości przez inwestora. Obowiązek oraz sposób ponoszenia kosztów przez nabywców lokali określony jest w umowach deweloperskich. Analiza postanowień dokumentów ubezpieczeniowych umożliwia zarządcy przedstawienie inwestorowi planu prowadzenia okresu deweloperskiego.

W praktyce stosowane są dwa warianty – zaliczki wnoszone przez klientów na rachunek dewelopera lub opłaty wnoszone ryczałtem na jego konto. W obu sytuacjach zarządca w imieniu dewelopera w cyklu comiesięcznym wystawia klientom faktury VAT z tytułu utrzymania części wspólnej. Wysokość opłat uzależniona jest od sztywnych postanowień umów deweloperskich od budżetu dla nieruchomości opracowanego wcześniej przez zarządcę (niektórzy inwestorzy zostawiają sobie możliwość określenia sposobu oraz wysokości naliczeń opłat).

Rozliczenie okresu deweloperskiego, tj. poniesionych kosztów z tytułu utrzymania części wspólnych, odbywa się jedynie w sytuacji, w której przyszli nabywcy wnoszą zaliczki na ten cel. W ustalonym okresie deweloper przedstawia zarządcy dokumenty i zestawienia poniesionych kosztów, które są bilansowane z wpłaconymi przez klientów zaliczkami. Warto wspomnieć, że rozliczenia mediów dokonuje się w obu przypadkach, niezależnie od sposobu rozliczeń dotyczących utrzymania nieruchomości wspólnej.


Dokumentacja techniczna

Ważnym aspektem sprawnego zarządzania nieruchomością jest posiadanie przez zarządcę pełnej dokumentacji technicznej nieruchomości. Termin jej przekazania przez inwestora w zdecydowanej większości przypadków nie jest tożsamy z fizycznym przejęciem nieruchomości w administrowanie. Jest to uwarunkowane koniecznością skompletowania, aktualizacji oraz cyfryzacji dokumentacji powykonawczej oraz wszelkich atestów, kart gwarancyjnych itp. Z perspektywy zarządcy nie można pozwolić na zbyt długi odstęp czasowy pomiędzy dwiema wyżej wskazanymi czynnościami. Stwarza to ryzyko niewykonania przeglądów wymaganych prawem lub tych, których wymóg przeprowadzenia wynika z wskazanych powyżej kart gwarancyjnych, czy dokumentacji technicznych ruchu. Zaniedbanie w tym zakresie może prowadzić do utraty gwarancji na urządzenia, a w gorszym wypadku do ich usterki.


Wyodrębnienie pierwszego lokalu

Administrowanie w okresie deweloperskim stanowi swoiste preludium do sprawowania zarządu nieruchomością wspólną po wyodrębnieniu pierwszego lokalu. Prawidłowo przeprowadzony proces ułatwia zarządzanie w późniejszym etapie.

Umowa o administrowanie zawarta pomiędzy zarządcą a inwestorem przed rozpoczęciem okresu deweloperskiego w większości przypadków stanowi również załącznik do pierwszej umowy przyrzeczonej, w której m.in. określony zostaje sposób zarządu nieruchomością wspólną. Przy zawieraniu umowy, a właściwie po zakończeniu czynności notarialnych, odbywa się pierwsze zebranie właścicieli lokali tworzących nowo powstałą wspólnotę mieszkaniową. W przypadku średnich i większych wspólnot można zaryzykować stwierdzenie, że na zebraniu po raz pierwszy i zarazem ostatni pojawili się właściciele dysponujący stuprocentowym udziałem w nieruchomości wspólnej.

Korzystając z sytuacji, zarządca poddaje pod głosowanie wszelkie niezbędne uchwały, które umożliwiają ukonstytuowanie nowego tworu. Prawidłowo skonstruowane dokumenty pozwalają na złożenie wniosków o nadanie numerów REGON oraz NIP, a następnie założenie rachunków bankowych.

Zarządca analizuje umowy zawarte dla nieruchomości przez inwestora i na podstawie stosownego pełnomocnictwa, popartego uchwałą właścicieli lokali, występuje do kontrahentów o przejęcie zobowiązań przez wspólnotę mieszkaniową.

Startowy pakiet uchwał zawiera m.in. przyjęcie planu gospodarczego i określenia wysokości zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Umożliwia to wygenerowanie naliczeń opłat dla wszystkich właścicieli, którzy sukcesywnie wyodrębniają swoje lokale. Należy w tym miejscu wykazać jedną istotną kwestię w różnicy pomiędzy okresem deweloperskim a wspólnotowym. Mianowicie w pierwszej fazie funkcjonowania nieruchomości faktury w imieniu inwestora wystawiane są w cyklu miesięcznym. Ma to związek z ewidencjonowaniem przychodów i kosztów przez dewelopera zgodnie z przepisami prawa.

Po powstaniu wspólnoty mieszkaniowej zaliczka generowana jest niezwłocznie po otrzymaniu przez zarządcę informacji o zawarciu umowy przyrzeczonej przez klienta i obowiązuje do odwołania, tj. do kolejnej zmiany planu gospodarczego lub opłat z tytułu mediów dostarczanych do lokali.


Okres wspólnotowy

W okresie „wspólnotowym” zastosowanie mają przede wszystkim przepisy ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 1994 r. Nr 85 poz. 388 ze zm., dalej: uwl). Analizy i doświadczenie wskazują, że najczęściej wybieraną formą współpracy jest sprawowanie zarządu w trybie art. 18 uwl. Zarządca sprawuje zarząd nieruchomością wspólną i samodzielnie podejmuje wszelkie „zwykłe” czynności w tym względzie.

Takie rozwiązanie sprawy często nie spotyka się z uznaniem klientów, którzy dążą do większej kontroli nad sprawami wspólnoty. Można odnieść wrażenie, że zarządcy zbyt pochopnie ulegają presji i pozwalają na tworzenie np. rady wspólnoty mieszkaniowej czy, co gorsza, powołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej bez zmiany sposobu sprawowania zarządu nieruchomością wspólną. Można to uznać za pewną strategię obronną przed zbyt wczesną utratą usługi. W głównej mierze paraliżuje to decyzyjność sprawującego realny zarząd, gdyż jest on wciąż uzależniony od decyzji osób, które nie powinny (zgodnie z prawem) zajmować stanowiska w tym zakresie. Niepokojące jest również to, że dotyczy to fundamentalnych spraw w funkcjonowaniu nieruchomości, m.in. przeglądów technicznych, napraw, ubezpieczenia nieruchomości.

Oczywiście właściciele mogą sprawować kontrolę nad pracą zarządcy i jest to uregulowane w obowiązujących przepisach, jednak nie powinni podejmować decyzji w ramach zwykłego zarządu. Odpowiedzialność w tym zakresie spoczywa zawsze na zarządcy.


Rękojmia

Wspólnym mianownikiem dla okresu deweloperskiego i wspólnotowego jest dochodzenie roszczeń z tytułu rękojmi. Należy wskazać, że zarządca nie jest uprawniony do występowania w tym zakresie do inwestora. Takie zgłoszenia nie wywołują skutków prawnych, gdyż rękojmia również w stosunku do części wspólnej jest przepisem dyspozytywnym, tj. niemożliwym do zmiany w drodze umowy, i jest udzielana przez sprzedawcę stronie kupującej.

W celu usprawnienia realizacji usuwania usterek w części wspólnej zarządca z inwestorem mogą ustalić procedury, które określą kanały komunikacji oraz schemat usuwania nieprawidłowości przez generalnego wykonawcę. Jest to rozwiązanie, które zapewni komfort korzystania z nieruchomości  właścicielom i użytkownikom lokali.  


Mateusz Ostrowski

zarządca nieruchomości

Integrum Management Sp. z o.o.

Przewiń do góry