Pytanie. Czy w związku z odwołaniem corocznego zebrania właścicieli lokali z uwagi na zagrożenie koronawirusem można głosować nad uchwałami w drodze indywidualnego zbierania głosów? Materiały na zebranie zostały doręczone właścicielom. Karty do głosowania można oddawać do skrzynki znajdującej się przed biurem wspólnoty w tym samym budynku.
Odpowiedź. Tak, taka forma głosowania uchwał jest nie tylko całkowicie dopuszczalna, ale również, w obecnym stanie epidemii, jak najbardziej wskazana.
Uzasadnienie. Zwołanie przez zarząd lub zarządcę rocznego zebrania sprawozdawczego wspólnoty do końca I kwartału każdego roku jest obowiązkiem wynikającym bezpośrednio z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2019 r. poz. 737 ze zm., dalej: uwl). Dodatkowo zarząd/zarządca powinien powiadomić o zebraniu każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania (art. 32 ust. 1 uwl) oraz podać dzień, godzinę, miejsce, porządek obrad oraz projekty proponowanych uchwał (art. 32 ust. 2 uwl).
Obecna sytuacja związana z zagrożeniem koronawirusem oraz ogłoszeniem na terenie całego kraju stanu epidemii nie tylko usprawiedliwia, ale również czynni niezbędnym odłożenie w czasie lub wręcz odwołanie zebrania właścicieli lokali. W takiej sytuacji należy uznać, że realizacja obowiązku ustawowego wynikającego z uwl jest niemożliwa ze względu na działanie siły wyższej, czyli zdarzenia zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia, którego skutkom nie można zapobiec. Takim zdarzeniem jest zarówno sama epidemia, jak i związane z nią działania władzy państwowej. Jak wskazał Sąd Najwyższy w postanowieniu z 23 maja 2013 r., sygn. akt I CSK 619/12, do kategorii siły wyższej zaliczyć można również obiektywny, niezależny od właściciela nieruchomości, uwarunkowany przyczynami politycznymi stan o powszechnym zasięgu oddziaływania uniemożliwiający określone czynności. Warto też podkreślić, że 13 marca 2020 r. Ministerstwo Rozwoju opublikowało komunikat (dostępny na stronie: https://www.gov.pl/web/rozwoj/roczne-zebrania-wspolnot-mieszkaniowych-moga-zostac-przelozone), zgodnie z którym w związku z ryzykiem rozprzestrzeniania się koronawirusa roczne zebrania sprawozdawcze wspólnot mieszkaniowych w roku bieżącym mogą zostać przełożone, co nie będzie rodziło sankcji dla zarządów oraz zarządców wspólnot.
Natomiast mimo powyższych uwarunkowań zarząd lub zarządca nie powinien zaniedbać przygotowania i przesłania właścicielom lokali do 31 marca dokumentów, które w normalnych warunkach zostałyby przedstawione na rocznym zebraniu sprawozdawczym wspólnoty, a więc sprawozdania z działalności zarządu, sprawozdania finansowego, planu gospodarczego wraz z wynikającymi z niego stawkami opłat z tytułu kosztów zarządu nieruchomością wspólną, treści uchwał, które miały być podejmowane na zebraniu, i ewentualnie innych informacji, które powinny być znane właścicielom lokali. Zalecane byłoby również umożliwienie właścicielom zadawania pytań i zgłaszania wątpliwości dotyczących powyższych materiałów (czy to za pośrednictwem poczty elektronicznej, platformy internetowej, czy właśnie wrzucania kartek do skrzynki, a w każdym razie tak, by unikać bezpośredniego kontaktu), na które zarząd lub zarządca powinien odpowiedzieć.
Niezależnie natomiast od powyższego każda uchwała właścicieli lokali, a więc również o udzieleniu absolutorium zarządowi lub zarządcy oraz o przyjęciu rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu, mogą być na podstawie art. 23 ust. 1 uwl podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd (tzw. tryb obiegowy), bądź przez oddawanie głosów częściowo na zebraniu, a częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania.
Piotr Brogowski