Czy ustawa o własności lokali dopuszcza możliwość elektronicznego głosowania nad uchwałami? Czy adres e-mail, na który wspólnota przesyła informację o podjęciu uchwały, musi być wskazany przez właściciela lokalu?
Korespondencja pomiędzy zarządem, zarządcą lub administratorem a członkami wspólnoty prowadzona drogą cyfrową (najczęściej za pośrednictwem poczty elektronicznej, choć może to być również portal, komunikator internetowy, aplikacja mobilna, a nawet chat) jest zdecydowanie szybsza, wygodniejsza, jak również – zwłaszcza dla dużych wspólnot – zdecydowanie tańsza niż korespondencja w formie papierowej. Często jednak pojawiają się kontrowersje, czy jest ona równie skuteczna prawnie, szczególnie w odniesieniu do kluczowych dla działania wspólnoty kwestii, takich jak powiadomienia właścicieli lokali o zebraniach, głosowanie uchwał czy informowanie o uchwałach podjętych w trybie indywidualnego zbierania głosów.
Tak, ale pod warunkiem
Należy więc jednoznacznie stwierdzić, że zgodnie z doktryną i orzecznictwem taka droga jest w pełni dopuszczalna, choć obwarowana pewnymi warunkami. Przede wszystkim trzeba podkreślić, że ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2019 r. poz. 737, dalej: uwl) nie zastrzega żadnej szczególnej formy dla indywidualnego zbierania głosów właścicieli lokali, ani też powiadamiania ich o zebraniach i uchwałach. Przyjąć należy, że wybór sposobu zbierania głosów należy do kompetencji i zadań zarządu lub zarządcy, a sposób, w jaki następuje komunikacja z członkami wspólnoty, powinien być efektem wzajemnych ustaleń (wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 26 maja 2015 r., sygn. akt I ACa 356/15). Następnie zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93 ze zm., dalej: kc), z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia tę wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie jej w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Stosownie do art. 61 § 2 kc oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.
Indywidualna zgoda
W świetle powyższego nie ma nawet konieczności podejmowania uchwały aprobującej powiadamienia właścicieli lokali za pośrednictwem poczty elektronicznej, ponieważ jest to kwestia natury techniczno-organizacyjnej, a zatem leży ona w gestii zarządu lub zarządcy. Natomiast istotne są tu dwie kwestie.
Nie możemy zakładać, że każdy członek wspólnoty posługuje się pocztą elektroniczną (zwłaszcza jeżeli chodzi o osoby w podeszłym wieku) i będzie chciał odbierać powiadomienia w tej formie, a wspólnota nie ma ani podstaw prawnych, ani kompetencji władczych, aby nakazać właścicielom korzystanie z tej drogi obiegu informacji. Zatem, niezależnie od istnienia czy nieistnienia uchwały w powyższej sprawie, każdy właściciel lokalu powinien wyrazić indywidualną zgodę na otrzymywanie informacji w postaci cyfrowej. Co więcej, zgoda taka powinna być jednoznaczna i weryfikowalna, gdyż bez tego wspólnota nie będzie w stanie wykazać np. przed sądem, że prawidłowo powiadomiła konkretnego właściciela o terminie zebrania czy podjęciu uchwały, a to – w myśl art. 25 uwl – może wiązać się z kwestią prawa do zaskarżenia uchwały i przesłankami do jej uchylenia.
Właściciel powinien też wskazać konkretny adres poczty elektronicznej, na który chciałby otrzymywać korespondencję od wspólnoty. Fakt, że zarząd czy administrator wysłał kiedyś informację na taki, a nie inny adres e-mail, lub też właściciel lokalu z takiego, a nie innego adresu komunikował się ze wspólnotą, nie będzie tu wystarczającą podstawą. Adres ten mógł bowiem zostać zmieniony lub zlikwidowany, a ponadto każdy członek wspólnoty może używać wielu adresów poczty elektronicznej, więc wysłanie mu informacji np. na adres, pod którym sprawdza on wiadomości raz na miesiąc, będzie mijało się z celem.
Brak szczególnej formy
Zdarzają się incydentalnie orzeczenia kwestionujące przekazywanie przez właścicieli lokali oświadczeń drogą elektroniczną z uzasadnieniem, że brak jest w takim przypadku możliwości jednoznacznego określenia osób, od których pochodzi nadane w ten sposób oświadczenie (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 22 czerwca 2017 r., sygn. akt I ACa 619/16, oraz wyrok Sądu Okręgowego w Gdańsku z 4 grudnia 2012 r., sygn. akt I C 1377/12), ale są one w zdecydowanej mniejszości. W drugim z powyższych orzeczeń, Sąd Okręgowy stwierdził, że art. 23 ust. 1 uwl jest przepisem szczególnym, który nie przewiduje możliwości głosowania nad uchwałą w formie elektronicznej, co ma na celu zabezpieczenie interesów wspólnoty i poszczególnych jej członków przed możliwością nadużycia głosowania elektronicznego np. przez włamania do skrzynek e-mailowych członków wspólnoty, członków zarządu i zarządcy. Rozpatrujący sprawę w II instancji Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 27 marca 2013 r., sygn. akt V ACa 110/13, uchylił to rozstrzygnięcie w całości. Sąd odwoławczy stwierdził, że uwl nie zastrzega żadnej szczególnej formy dla indywidualnego zbierania głosów właścicieli lokali, a oddanie głosu jest oświadczeniem woli, zaś zgodnie z treścią art. 60 kc wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. Szczególne sposoby wyrażenia woli są zaś wymagane tylko w sytuacji wyjątków w ustawie przewidzianych i zapisu tego w żadnym razie nie wolno traktować rozszerzająco.
Z treści zaskarżonej uchwały wynikało ponadto, że głosowanie dokonywane za pośrednictwem poczty elektronicznej nie było obowiązkowe i było możliwe wyłącznie wówczas, gdy uprawniony do głosowania uprzednio złożył stosowną pisemną deklarację. Sąd zdecydował więc, że nie ma podstaw, by odmawiać złożeniu oświadczenia woli za pośrednictwem poczty e-mail prawnie skutecznych konsekwencji. Istotnym argumentem za wyeliminowaniem uchwały z obrotu prawnego nie była również w ocenie sądu możliwość sfałszowania wyników głosowania poprzez ewentualne włamanie się do skrzynek e-mailowych, jak przyjął to Sąd Okręgowy. Sfałszowanie wyników nastąpić może równie dobrze przy każdej innej formie zbierania głosów. Dodatkowo Sąd Apelacyjny stwierdził, że procedura zbierania głosów pod uchwałą za pośrednictwem poczty elektronicznej, wobec dynamicznego rozwoju środków komunikacji, jest w pełni uzasadniona i skutkuje zwiększeniem dostępności dla osób zainteresowanych podjęciem przez zarząd czynności wymagających decyzji właścicieli lokali.
Utrwalona praktyka
Analogiczny pogląd zawarty został w uzasadnieniu wyroku Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 26 maja 2015 r., sygn. akt I ACa 356/15, w którym czytamy, że skoro we wspólnocie przyjęto sposób porozumiewania się drogą e-mailową, to jego zastosowanie do podjęcia uchwał nie może skutkować ujemnymi konsekwencjami w postaci przypisania tym uchwałom naruszenia określonych formalności, które mogłyby skutkować ich bezskutecznością. Sąd zwrócił też uwagę, że uwl nie zastrzega żadnej szczególnej formy dla indywidualnego zbierania głosów właścicieli lokali. Powodowie w apelacji złożonej w przedmiotowej sprawie podnosili kwestię, że nie otrzymali przesłanych im przez zarządcę e-maili. Sąd jednak nie przyjął tego argumentu, stwierdzając, że skoro we wspólnocie przyjęty był sposób wymiany korespondencji na drodze mailowej i strona pozwana w toku postępowania przedstawiła wydruki z tych e-maili, to ciężar dowodu, zgodnie z treścią art. 6 kc, że e-maile wysyłane przez zarządcę nie dotarły do powodów, spoczywał na nich, czego jednak powodowie nie wykazali.
Wiarygodny dowód
Składanie przez właścicieli lokali oświadczeń woli drogą elektroniczną w pełni zaaprobował również Sąd Okręgowy w Łodzi w wyroku z 21 czerwca 2019 r., sygn. akt II C 63/18, a także Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 22 czerwca 2019 r., sygn. akt V ACa 556/18. Ten drugi podkreślił jednak przy tym, że pozwana wspólnota powinna przedstawić wiarygodny dowód świadczący o tym, że adres e-mail, na który przesyłano powodowi korespondencję, w tym zaskarżoną uchwałę, należał do powoda oraz że powód wskazał ten właśnie adres do korespondencji. Same twierdzenia członków zarządu wspólnoty nie były w ocenie sądu wystarczające, w sytuacji gdy właściciel lokalu stanowczo zaprzeczył, aby wskazywał ten adres. Skoro wspólnota nie przesłała powiadomienia o treści zaskarżonej uchwały na adres elektroniczny podany jej do korespondencji przez właściciela, to nie może się powoływać na skuteczność doręczenia, jak również na okoliczność, że uprzednio przesyłała do powoda korespondencję na ten sam adres e-mail co ostatnio. Skoro bowiem powód zaprzeczył, aby ten adres e-mail należał do niego, to wspólnota powinna udowodnić swoje twierdzenie, że był to adres wskazany przez powoda do korespondencji, gdyż fakt ten uzasadniał jego zarzut zaskarżenia uchwały z przekroczeniem 6-tygodniowego terminu wynikającego z art. 25 ust. 1a uwl.
Sąd uznał również, że okoliczność, że adres e-mail, na który skarżąca wysłała do powoda wiadomość z informacją o podjętej uchwale, zawierał domenę prowadzonej przez niego kliniki stomatologicznej, jest bez znaczenia, bo powód w stosunkach ze wspólnotą nie występował jako podmiot gospodarczy, a ponadto w obrębie jednej domeny może występować bardzo wiele różnych adresów poczty elektronicznej. I choć zeznająca w przedmiotowym postępowaniu jako świadek administrator pozwanej wspólnoty zeznała, że w bazie danych z adresami do korespondencji otrzymanej od poprzedniego administratora znajdował się adres e-mail powoda, na który wysłano mu powiadomienie o podjęciu uchwały, to sąd podkreślił, że wspólnota nawet nie podjęła próby wykazania, że to ten adres wskazał do korespondencji sam powód, co powinno być kluczowe do ustalenia skuteczności doręczenia.
Pisemna zgoda
Korespondencja za pośrednictwem poczty elektronicznej (ewentualnie innych metod cyfrowego przekazywania informacji) pomiędzy zarządem lub zarządcą wspólnoty a właścicielami lokali jest w pełni dopuszczalna, również w odniesieniu do odbierania głosów pod uchwałami, powiadamiania o zebraniu wspólnoty i przekazywania informacji o podjęciu określonej uchwały, ale nie może być to być sposób wyłączny (chyba że zgodę na to wyrażą wszyscy właściciele), a ponadto wspólnota musi być w stanie wykazać, że dany właściciel wyraził zgodę na korespondencję elektroniczną i wskazał konkretny adres e-mail jako ten, który chciałby wykorzystywać do składania oświadczeń woli i otrzymywania informacji ze wspólnoty. Najlepiej więc byłoby odebrać od poszczególnych właścicieli takie zgody w formie pisemnej i przechowywać je do celów dowodowych.
Piotr Brogowski
Artykuł ukazał się w styczniu 2020 r. w papierowym wydaniu miesięcznika Wspólnota Mieszkaniowa.