Czy zarządca nieruchomości wypełniający obowiązki na postawie zawartej z nim umowy o zarządzanie nieruchomością może być wybrany do zarządu wspólnoty mieszkaniowej? Czy z prawnego punktu widzenia możliwe jest łączenie tych funkcji? Czy nie występuje tu sprzeczność interesów?
Osobiście nie widzę w takim rozwiązaniu niczego złego. Wręcz przeciwnie, uważam, że może być ono korzystne dla wspólnoty. Wydaje się, że ocena tego typu kwestii, zbyt często może być oparta na odczuciach i emocjach, zamiast na realnej i racjonalnej ocenie wszystkich za i przeciw.
Zawsze decydują właściciele
Przede wszystkim należy podkreślić, iż do zarządu wspólnoty może być wybrana osoba fizyczna, o ile wspólnota wybiera zarząd w rozumieniu art. 20 ustawy o własności lokali.
To czy dana osoba fizyczna uprawia zawód zarządcy nieruchomości, a także czy w ramach wykonywania tego zawodu obsługuje daną wspólnotę mieszkaniową, nie ma żadnego formalno-prawnego znaczenia. Ustawa o własności lokali nie definiuje żadnych warunków, jakie miałyby spełniać osoby fizyczne, aby mogły zostać skutecznie wybrane w skład zarządu wspólnoty. Nie oznacza to jednak, że ten stan rzeczy działać musi na niekorzyść wspólnot.
Wręcz przeciwnie – brak ograniczeń w tym zakresie zwiększa prawdopodobieństwo,
że pojawią się chętni do bycia wybranymi (wobec braku ustawowych warunków do kandydowania) a także nie zmniejsza podaży kandydatów, co sprzyja realności samego aktu wyboru.
Pomijając wszelkie możliwe względy, dla których ograniczenia ustawowe nakładane na prywatne przedsięwzięcia (takim są sprawy wspólnoty mieszkaniowej) są nieskuteczne, jako że prawodawcy raczej wspólnotom nie pomogą, należy pamiętać, iż wybór członka zarządu wspólnoty jest przeprowadzany w trybie głosowania właścicieli lokali. Przy czym siła oddawanych głosów jest proporcjonalna do wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej przysługującym właścicielom. Wszyscy głosujący zatem winni być zainteresowani wyborem jak najbardziej uczciwego, zaangażowanego i kompetentnego zarządu. Taki wybór daje szansę na zagwarantowanie utrzymania nieruchomości wspólnej w stanie niepogorszonym. Należy bowiem pamiętać, że każdy spośród właścicieli lokali jest właścicielem jakiejś cząstki substancji nieruchomości wspólnej. Istotne jest też to, że część wspólna jest niezbędna dla funkcjonowania odrębnej własności lokali oraz korzystania z nich. Wniosek zatem jest prosty: racjonalny właściciel lokalu winien być zainteresowany, aby wybrać do zarządu wspólnoty osoby dające rękojmię należytego prowadzenia spraw tej wspólnoty.
Z każdego wyboru można się wycofać
Wróćmy jeszcze do milczenia prawodawcy w sprawie wymaganych prawnie warunków, jakie musiałyby spełniać osoby fizyczne, aby mogły zostać skutecznie wybrane w skład zarządu wspólnoty. Równie wątpliwy byłby zakaz wyboru osób nie legitymujących się odpowiednimi kwalifikacjami np. potwierdzanymi przez właściwego ministra w specjalnym trybie, co nakaz wyboru jedynie osób posiadających takie kwalifikacje. Pamiętajmy, że od pięciu lat nie obowiązuje licencja ministerialna zarządcy nieruchomości, a mimo to nie nastąpiło jak dotąd załamanie tego rodzaju usług.
Sprawa jest o tyle prosta, że każda wspólnota, a niezależnie też każdy właściciel lokalu
z osobna dysponuje przepisami prawa ujętymi w ustawie o własności lokali. Przewidują one zabezpieczenia, które mogą zostać uruchomione w przypadku, gdy zarząd niewłaściwie wykonuje swoje obowiązki:
– wspólnota może zawiesić cały zarząd lub poszczególnych jego członków w wykonywaniu funkcji;
– wspólnota może odwołać cały zarząd lub poszczególnych jego członków z wykonywanej funkcji;
– wspólnota może odmówić zarządowi absolutorium za okres objęty sprawozdaniem z działalności zarządu (co może pełnić funkcję ostrzeżenia lub wstępu do odwołania).
Zaś każdy właściciel z osobna może z kolei:
– zaskarżyć dowolną uchwałę wspólnoty, w tym w szczególności o wyborze zarządu lub konkretnych jego członków lub o udzieleniu absolutorium zarządowi;
– wystąpić do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego.
Zawsze warto rozważyć przeciwwskazania
Pojęcie tzw. konfliktu interesów dotyczy przede wszystkim sfery działania podmiotów publicznych w kontekście transakcji i ogólnie rzecz biorąc umów, których stroną są te podmioty. Konflikt interesów dotyczy takich relacji, w których osoba zaangażowana w realizację transakcji lub innej umowy jest związana z obiema stronami relacji, przy czym najczęściej związek z jedną stroną jest widoczny i oczywisty, zaś z drugą ze stron, raczej poufny i skrywany.
W tym kontekście warto rozważyć przeciwwskazania do wyboru do składu zarządu wspólnoty, aktywnego zarządcy nieruchomości, który jest stroną umowy o zarządzanie nieruchomością wspólną zawartej z tą wspólnotą.
Przede wszystkim, właściciele lokali powinni we własnym, dobrze pojętym interesie, wiedzieć, kto świadczy usługę zarządzania na rzecz ich wspólnoty. Znając kandydata na członka zarządu wspólnoty, mają szansę na bardziej racjonalny wybór – łatwiej im ocenić wiarygodność kandydata, przez pryzmat jakości i rzetelności usługi, którą świadczy na rzecz nieruchomości. Jeśli nie są zadowoleni z jego usług – to tym bardziej nie wybiorą go do zarządu.
Z punktu widzenia rozważanego tu dylematu warto podkreślić, iż istotnymi elementami umowy o zarządzanie z owym zarządcą i jednocześnie kandydatem do zarządu wspólnoty powinny być: jakość świadczonych usług oraz wynagrodzenie umowne wykonawcy. Zarząd wspólnoty nie ma decydującego wpływu na kreowanie tych elementów, bowiem jakość świadczenia usług podlega naturalnej ocenie przez członków wspólnoty, zaś każde zwiększenie wynagrodzenia umownego zarządcy wymagać będzie ujęcia w planie gospodarczym wspólnoty, który jest przyjmowany w trybie głosowania.
Wreszcie – o czym pisałem już na tych łamach – optymalny skład zarządu z wyboru, tj. zarząd trzyosobowy, będzie dodatkowym zabezpieczeniem dla zainteresowanych. Zarządca jako profesjonalista i dwie inne osoby najczęściej z grona właścicieli gwarantują bezpieczną równowagę i naturalną większość podejmowania decyzji przy braku jednomyślności – to jest 2:1. Zatem, przy trzyosobowym składzie zarządu, zarządca zawsze będzie musiał przekonać do własnego zdania co najmniej 1 osobę, aby mógł przeforsować cokolwiek wątpliwego. Ale też zawsze będzie mógł zostać przegłosowany. Zaś dwaj członkowie zarządu nie związani zawodowo z zarządzaniem, będą mieli naturalną skłonność do bycia w swoistego rodzaju sojuszu, bowiem fakt, że nie mają profesjonalnej wiedzy na temat nieruchomościami będzie ich łączył i odróżniał od trzeciego. W mojej ocenie, taki układ ma szansę być efektywny, a zarządca jako członek zarządu pełniąc w pewnym sensie rolę eksperta, z pewnością będzie mógł ułatwiać i przyspieszać pracę zarządu, a także, być może, wpłynąć na poprawę jakości tej pracy.
Dodatkowo – każdy wybór członka zarządu jest potencjalnie zagrożony jakimś konfliktem interesów. W przypadku jakiegokolwiek członka zarządu wspólnoty mieszkaniowej z wyboru, nie można nigdy w pełni wykluczyć istnienia nieoczywistych związków
z kontrahentami, partnerami, czy też przeciwnikami wspólnoty. W takiej sytuacji lepiej, aby przesłanki do oceny takiego konfliktu interesów były w pełni widoczne i jasne dla każdego z właścicieli lokali. Zarządca obsługujący wspólnotę w zakresie świadczenia usługi zarządzania nieruchomością wspólną jest tymczasem w pełni widoczny dla wszystkich członków wspólnoty. Rozróżnienie jego roli jako wykonawcy usług od roli jako członka zarządu wspólnoty nie powinno nastręczać zainteresowanym poważnych trudności.
Jedyne o czym zarządca winien pamiętać to stosowanie dobrego obyczaju wyłączania się w sprawach, które dotyczą zawarcia i wykonania umowy pomiędzy nim a wspólnotą. Oczywiście wyłączenia się z aktywności po stronie reprezentowanej wspólnoty.
Podsumowując – najistotniejsze jest to, co w sprawie pytania zadanego na wstępie każdorazowo w konkretnej sprawie dla danej wspólnoty postanowią większością głosów właściciele lokali. To oni powinni zawsze decydować w oparciu o wiedzę o kandydacie, bowiem to oni poniosą konsekwencje swojego wyboru – tak pozytywne, jak i negatywne.
Piotr M. Ochman