Tradycyjne formy komunikacji coraz częściej ustępują miejsca komunikacji elektronicznej. Także zarządcy nieruchomości stoją przed nieuniknionym dostosowaniem się do szczególnych wymogów w tym zakresie, m.in. w korespondencji z sądami. Są jednak zalety i bariery w obsłudze takiej korespondencji.
Jakkolwiek korespondencji elektronicznej nie można odmówić wielu zalet (prędkość doręczenia, minimalne koszty), to jednak trzeba mieć na względzie obecny niewysoki poziom dostosowania przepisów prawa oraz funkcjonowania podmiotów publicznych (w szczególności sądów czy urzędów), do obsługi korespondencji wnoszonej w formie elektronicznej.
Zachowanie właściwej formy
Aby zrozumieć, dlaczego tak istotne jest zachowanie właściwej formy doręczania korespondencji, należy zwrócić uwagę na istotę i cel kierowania jakiegokolwiek pisma. Jest nim złożenie drugiej stronie określonego oświadczenia woli, które z kolei doprowadzić ma do osiągnięcia założonego celu: złożenia zamówienia, zawarcia umowy, zgłoszenia gwarancji itp. Przepisy prawa zastrzegają dla skutecznego dokonania niektórych czynności prawnych obowiązek dokonania ich (czyli złożenia oświadczenia woli) w określonej przepisami formie (np. na piśmie czy za pomocą aktu notarialnego). Oczywiście, jeśli dla dokonania danej czynności nie została zastrzeżona żadna forma, nie ma przeszkód, aby oświadczenie takie skierować drogą elektroniczną. Zgodnie bowiem z art. 60 kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).
Co jednak w przypadku czynności, dla których ustawodawca zastrzegł pisemną formę złożenia oświadczenia woli? Zgodnie z art. 78 § 2 kc, dla osiągnięcia przez korespondencję elektroniczną statusu formy pisemnej, oświadczenie woli musi być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Definicja oraz specyfika tej formy podpisu określona została w ustawie z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Nie wdając się w tym miejscu w szczegółowy opis i ocenę bezpiecznego podpisu elektronicznego, warto zwrócić uwagę, że z danych przedstawionych w Komentarzu do kodeksu cywilnego pod red. A. Kidyby wynika (stan na rok 2012), że w Polsce usługi certyfikacyjne świadczą tylko trzy podmioty, zaś tylko około 20 tys. podmiotów korzysta z tych usług. Trudno więc jest mówić o upowszechnieniu takiej formy korespondencji. Jeśli więc nie korzystamy z podpisu bezpiecznego, dla dochowania formy pisemnej danej czynności nie będzie wystarczające wysłanie oświadczenia za pomocą wiadomości e- mail. Należy jednak pamiętać, że tyczy się to dokonania tylko tych czynności, których wymagana forma została wprost określona w przepisach prawa.
W postępowaniu sądowym
Zarządcy nieruchomości w swojej zawodowej praktyce z pewnością występowali przed sądem albo przyjdzie się im zmierzyć z reprezentowaniem wspólnoty mieszkaniowej w postępowaniu sądowym. Z perspektywy znaczenia korespondencji elektronicznej trzeba rozróżnić dwa rodzaje dokumentów, z którymi będziemy mieć do czynienia w toku postępowania:
strona będzie zobowiązana do składania do sądu pism procesowych (np. pozwu, odpowiedzi na pozew, apelacji),
w ramach prowadzonego w sprawie postępowania dowodowego strona, chcąc udowodnić swoje racje, z pewnością będzie powoływać się na posiadane dokumenty, w tym również na korespondencję elektroniczną, prowadzoną ze stroną przeciwną.
Należy rozróżnić obie te sytuacje, ponieważ w każdej z nich korespondencji elektronicznej będzie przysługiwał inny status. Odnośnie do komunikowania się z sądami za pomocą poczty elektronicznej, ogólna zasada (choć są od niej wyjątki) przewiduje, że nie ma faktycznej możliwości składania pism sądowych za pomocą poczty elektronicznej. Zgodnie bowiem z art. 126 § 1 kodeksu postępowania cywilnego (dalej: kpc), każde pismo procesowe powinno zawierać między innymi podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika.
W związku z tym, co do zasady, w ramach prowadzonego postępowania sądowego nie ma możliwości skutecznego złożenia pisma procesowego w formie korespondencji elektronicznej, bo pismo takie nie będzie mogło zostać uznane za podpisane. Oczywiście nie bez znaczenia jest tu również fakt, że infrastruktura techniczna, w którą są obecnie wyposażone polskie sądy, nie ma możliwości zagwarantowania sprawnego obiegu dokumentów elektronicznych.
Jak zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w uchwale z 23 maja 2012 r. (III CZP 9/12): „Elektroniczna postać pism procesowych mogłaby być traktowana jako równorzędna z tradycyjną tylko wtedy, gdyby została ustanowiona i urządzona odpowiednia infrastruktura odbiorcza po stronie sądów. Chodzi o system, który gwarantuje przyjmowanie, dekretację, ewidencjonowanie i archiwizowanie wszystkich pism oraz dokonywanie w stosunku do nich innych niezbędnych czynności biurowych w formie elektronicznej. Konieczna jest zatem wyraźna decyzja ustawodawcy oraz – w jej wyniku – powstanie odpowiedniej, jednolitej we wszystkich sądach, struktury informatycznej obejmującej urządzenia techniczne oraz oprogramowanie (także ujednolicone interfejsy), uniemożliwiającej nadużycia i wyłączającej niejednoznaczność interpretacji charakteru podejmowanych czynności”.
Elektroniczne postępowanie upominawcze
Od ogólnej niedopuszczalności wnoszenia pism procesowych w formie elektronicznej został wprowadzony wyjątek w postaci tzw. elektronicznego postępowania upominawczego (art. 50528–50537 kpc). Aby sprawa mogła zostać rozpoznana w ramach postępowania elektronicznego, musi ona spełniać warunki dopuszczalności rozpoznania jej w zwykłym („pisemnym”) postępowaniu upominawczym, a dodatkowo – musi odpowiadać przesłankom określonym w treści przytoczonych wyżej przepisów. Zasada pisemnego kontaktowania się z sądem (poza rozprawą), przestrzegana w większości postępowań, w elektronicznym postępowaniu upominawczym zostaje zastąpiona obowiązkiem składania pism w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 50531 § 1 i 2 kpc, pisma procesowe powoda niewniesione drogą elektroniczną nie wywołują skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu, zaś pisma procesowe pozwanego mogą być wnoszone także drogą elektroniczną.
Jeśli chodzi zaś o sposób podpisywania pism składanych w ramach elektronicznego postępowania upominawczego, pismo procesowe wniesione drogą elektroniczną powinno być opatrzone podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (por. art. 126 § 5 kpc).
Dodatkowe usprawnienie, które ma ułatwić korzystanie z elektronicznego postępowania upominawczego, zostało wprowadzone na mocy ustawy z 9 stycznia 2009 r. o zmianie ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw. Zawodowi pełnomocnicy (m.in. radcowie prawni czy adwokaci) są uprawnieni do uzyskania podpisu elektronicznego na potrzeby elektronicznego postępowania upominawczego. Posiadanie takiego podpisu zwalnia ich z obowiązku posługiwania się w tym postępowaniu bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Rozważając złożenie pozwu do tzw. postępowania elektronicznego, należy jednak przede wszystkim zweryfikować przedmiot dochodzonego roszczenia. Elektroniczne postępowanie upominawcze przeznaczone jest bowiem tylko do określonego w kodeksie postępowania cywilnego zakresu spraw, w związku z czym nie ma możliwości swobodnego decydowania przez stronę o woli wszczęcia sprawy w takim trybie.
Korespondencja przedsądowa
W toku postępowania sądowego, jak wspomniano już wyżej, znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy będzie również często miała korespondencja przedsądowa, którą jedna ze stron zamierza zgłosić jako wniosek dowodowy. Aktualne w tym zakresie pozostają wszystkie dotychczasowe uwagi co do zachowania zastrzeżonej formy oświadczenia woli. Natomiast dodatkową kwestią, która powinna zostać uwzględniona przy podejmowaniu decyzji o elektronicznej formie doręczenia określonego oświadczenia, jest to, czy w ramach postępowania dowodowego będziemy w stanie wykazać, że złożone przez nas oświadczenie rzeczywiście zostało doręczone do drugiej strony. Innymi słowy: czy e- mail faktycznie trafił do skrzynki pocztowej jego adresata.
Kodeks cywilny przewiduje, że oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 2 kc). Biorąc pod uwagę, że postępowanie sądowe już z zasady przewiduje sprzeczne interesy obu stron (a co za tym idzie – konflikt co do pożądanego rozstrzygnięcia sprawy), trudno liczyć na to, by strona z własnej woli działała w interesie swojego przeciwnika i informowała go o tym, czy faktycznie otrzymała adresowane oświadczenie. Dlatego też w przypadku newralgicznej dla sprawy korespondencji (np. oświadczeń o wypowiedzeniu umowy czy wezwania do zapłaty) warto przesłać ją do strony za pomocą listu poleconego, wraz z potwierdzeniem odbioru przesyłki przez adresata. Czyli na razie warto zachować wyważoną ostrożność w wykorzystywaniu do korespondencji instrumentów elektronicznych.
Zapewne wkrótce znajdą one jednak codzienne zastosowanie w kontaktach z podmiotami publicznymi, także z sądami. Wiele zmieniła w zakresie komunikacji elektronicznej z fiskusem niedawna nowelizacja ordynacji podatkowej, o czym piszemy na str. 34–37.
ALEKSANDRA MISIUN
Kancelaria Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp. k.