Chociaż sprawozdanie z działalności zarządu wspólnoty często przygotowywane jest przez firmę administrującą lub księgową, to jednak jest dokumentem zarządu, który przedstawia je właścicielom lokali i bierze za nie odpowiedzialność. Przy jego składaniu nie obowiązuje formalizm. Istotne jest tylko, aby zarząd wyraził w każdy dostępny sposób wolę uznania tego dokumentu za własny.
Przygotowanie sprawozdania zarządu to żmudna i odpowiedzialna praca, angażująca czas i wymagająca odpowiednich kwalifikacji od jego autorów. Należy pamiętać, że sprawozdanie powinno cechować się rzetelnością, czyli zgodnością z faktami i dokumentami, kompletnością, czyli ujmowaniem wszystkich faktów, jakie miały miejsce oraz czytelnością, czyli przedstawianiem informacji w taki sposób, aby wszyscy mogli przeczytać przekaz i zrozumieć jego treść.
Forma i treść
Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (dalej – uwl) nie zawiera wprawdzie żadnych wskazówek co do formy i treści sprawozdania finansowego, jednak kwestia ta doczekała się wypracowania jednolitego poglądu w doktrynie i orzecznictwie. Przyjmuje się, że sprawozdanie finansowe wspólnoty stanowi część sprawozdania rocznego składanego przez zarząd (lub zarządcę) na corocznym zebraniu właścicieli lokali (tak Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 9 marca 2015 r., sygn. akt I ACa 1330/14).
Nie ma tu dwóch różnych sprawozdań (finansowego i z działalności zarządu), lecz jak wynika z treści art. 30 uwl mamy jedno sprawozdanie z zarządu. Uznaje się natomiast, że sprawozdanie takie powinno składać się co najmniej z dwóch części; pierwsza – opisowa – powinna zawierać relację z działań podejmowanych przez zarząd/zarządcę w okresie sprawozdawczym, a druga – finansowa – analizę wykonania planu gospodarczego. Tak uznał Sąd Apelacyjny we Wrocławiu stwierdzając w wyroku z 7 sierpnia 2008 r., sygn. akt I ACa 601/08, że sprawozdanie zarządu nie może ograniczać się wyłącznie do kwestii finansowych, ale winno być odbiciem działalności zarządu we wszystkich sprawowanych przezeń dziedzinach.
Sprawozdanie finansowe powinno zawierać takie dane, jakie zawiera prowadzona dla nieruchomości pozaksięgowa ewidencja przychodów i kosztów oraz rozliczeń z innych tytułów. Ze sprawozdania powinien również wynikać stan wzajemnych zobowiązań wspólnoty i jej członków, przy uwzględnieniu zaliczek wpłaconych przez właścicieli lokali (tak Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 3 lutego 2015 r., sygn. akt I ACa 700/14). Zatwierdzenie sprawozdania zarządu jest stwierdzeniem prawdziwości zawartych w nim danych, nie mieści natomiast w sobie oceny działalności zarządu, ta bowiem znajduje wyraz w odrębnej uchwale absolutoryjnej.
Sprawozdanie często przygotowywane jest w praktyce przez firmę administrującą i/lub księgową. Nie zmienia to jednak faktu, iż sprawozdanie takie jest dokumentem zarządu, który przedstawia je właścicielom lokali i bierze za nie odpowiedzialność. W wyroku z 28 czerwca 1999 r., sygn. akt I ACa 282/99 Sąd Apelacyjny w Warszawie podkreślił, że sprawozdanie finansowe wspólnoty mieszkaniowej winno pochodzić od zarządu wspólnoty i być podpisane przez zarząd.
Należy zakładać, że przy sporządzaniu sprawozdania zarządu powinno się stosować, podobnie jak do innych sprawozdań, wymogi rzetelności (zgodności z faktami i dokumentami), kompletności (ujmowanie wszystkich faktów, jakie miały miejsce) i czytelności (przedstawianie informacji w taki sposób, aby wszyscy mogli przeczytać przekaz i zrozumieć jego treść).
Bez znaczenia natomiast pozostaje jego forma, chyba że właściciele lokali (w umowie lub w uchwale) formę tę określą. Jak podkreślił Sąd Okręgowy w Gdańsku w wyroku z 5 listopada 2013 r., sygn. akt I C 29/13, przy składaniu sprawozdań zarządu wspólnoty nie obowiązuje formalizm, charakterystyczny dla tego rodzaju dokumentów opracowywanych przez większe podmioty gospodarcze, nie ma w związku z tym przeszkód, aby sprawozdanie takie zostało przedstawione np. tylko ustnie przez jednego z członków zarządu czy nawet osobę przez zarząd do tego upoważnioną. Istotne jest tylko, aby zarząd wyraził w każdy dostępny sposób wolę uznania tego dokumentu za własny.
Część finansowa sprawozdania
Sporządzenie części finansowej sprawozdania wiąże się z obowiązkiem (o którym mowa w art. 29 ust. 1 uwl) prowadzenia przez zarząd lub zarządcę określonej przez wspólnotę pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Co bardzo istotne, ani zarząd wspólnoty, ani zarządca nie mają prawa narzucić zakresu i sposobu prowadzenia takiej ewidencji. Takie prawo mają wyłącznie właściciele lokali. (…)
Autor: Piotr Brogowski
Cały artykuł dostępny jest w numerze 12/2016 „Wspólnoty Mieszkaniowej”