Pytanie. Do uchwał podejmowanych przez wspólnotę mieszkaniową dołączane są listy z danymi właścicieli lokali. Czy tego typu postępowanie nie narusza przepisów RODO?
Odpowiedź. Nie, tego typu zachowanie nie narusza przepisów RODO.
Uzasadnienie. Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 1994 r. Nr 85 poz. 388 ze zm., dalej: uwl) nie precyzuje tego, jak powinna wyglądać uchwała oraz jakie dokumenty powinny stanowić jej załączniki. Przepisy nie regulują również, w jaki sposób powinno odbywać się głosowanie: na zebraniu czy w drodze indywidualnego głosowania.
Zazwyczaj podjęcie uchwały w formie indywidualnego głosowania związane jest z przygotowaniem przez zarządcę uchwały wraz z listą do głosowania. Zazwyczaj lista do głosowania przybiera postać tabelaryczną, w której znajdują się rubryki z imionami i nazwiskami właścicieli lokali, numerami lokali, wysokościami udziałów oraz rubryki „za” lub „przeciw”, w których właściciele podpisują się w celu oddania głosu.
Ustawodawca w art. 27 uwl wskazał, że każdy właściciel lokalu ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. Zgodnie z art. 29 ust. 3 uwl każdemu właścicielowi lokalu przysługuje prawo kontroli działalności zarządu. W prawie kontroli działalności zarządu zawiera się prawo wglądu do dokumentów wspólnoty mieszkaniowej, w tym dokumentów z zebrań właścicieli lokali.
Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO) udostępnienie danych utożsamiane jest z pojęciem przetwarzania danych.
Zgodnie z art. 4 ust. 2 RODO przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne w momencie, gdy administrator danych osobowych (wspólnota mieszkaniowa) wykaże się jedną z przesłanek legalizujących przetwarzanie tych danych.
RODO dopuszcza możliwość przetwarzania danych w przypadku spełnienia jednej z przesłanek określonych w art. 6 ust. 1, czyli m.in. do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. W tym przypadku ustawowe prawo kontroli zarządu wynikające z art. 29 ust. 3 uwl daje taką legitymację.
Podsumowując, wskazanie na liście do głosowania imienia i nazwiska właścicieli lokali umożliwia wykonywanie prawa kontroli zawartego w art. 29 ust. 3 uwl oraz daje możliwość współdziałania w zarządzanie wynikającego z art. 27 uwl. Udostępnienie powyższych danych nie narusza przepisów RODO, ponieważ spełniona zostaje przesłanka zawarta w art. 6 ust. 1 RODO.
Mateusz Górski