Finanse
Obiad biznesowy kosztem podatkowym zarządcy
13.06.2019
Autor: Wspólnota Mieszkaniowa

W branży zarządzania nieruchomościami, jak w większości profesji, mogą wystąpić sytuacje, kiedy w ramach prowadzonych działań, rozmów, czy negocjacji zarządca nieruchomości poniesie koszty nabycia usług gastronomicznych i przy odpowiednim udokumentowaniu tych wydatków, będzie można uznać je za uzasadnione biznesowo.

Możliwość zaliczenia wydatków na obiady biznesowe, czy też szerzej - wydatków na usługi gastronomiczne - budzi od wielu lat wątpliwości podatników i ciągle jest przedmiotem sporów między przedsiębiorcami a organami podatkowymi. Wynika to z okoliczności, że są to wydatki, które występują powszechnie, ale i w wielu różnych formach. Różne jest też uzasadnienie nabycia usługi gastronomicznej dla przedsiębiorców lub ich pracowników działających w odmiennych branżach.

Niemniej należy pamiętać o kilku zasadach i ograniczeniach z tym związanych oraz mieć na uwadze wnioski, które wypływają z aktualnego dorobku orzeczniczego organów podatkowych i sądów administracyjnych.

Usługi gastronomiczne jako dopuszczalny koszt podatkowy

W pierwszej kolejności należy obalić jeden z mitów, jaki narósł wokół analizowanego zagadnienia, czyli, że wydatki na usługi gastronomiczne, takie jak np. obiady, lunche, kolacje w restauracjach i innych lokalach czy wydatki na catering w siedzibie firmy lub innym miejscu, nigdy nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu u podatników podatków dochodowych.

Co prawda, ciągle tego rodzaju wydatki są na „cenzurowanym” i budzą szczególne zainteresowanie kontrolujących. Tym niemniej, od czasu ważnego wyroku NSA w składzie siedmiu sędziów z 17 czerwca 2013 sygn. II FSK 702/11 w tym przedmiocie, nie powinno się już twierdzić, że wydatki tego rodzaju są ustawowo wyłączone z możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.

NSA w przywołanym wyżej orzeczeniu stwierdził, że tylko wydatki na zakup tych usług gastronomicznych, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 28 tej ustawy o CIT. Nie można więc generalnie wykluczyć tego rodzaju wydatków z prawnie dopuszczalnych kosztów podatkowych, czego próbowały dokonywać organy podatkowe w wielu rozstrzygnięciach.

Uwaga na „reprezentację”

Powyższe nie oznacza bynajmniej, że aktualnie wydatki na usługi gastronomiczne można zaliczać w koszty bez ograniczeń. W dalszym ciągu trzeba mieć na uwadze wskazany wyżej przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT (dotyczący osób prawnych np. spółek z o.o.) oraz jego odpowiednik dla osób fizycznych w postaci art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT. Zgodnie z brzmieniem tych przepisów:

„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.”

Podstawową rzeczą, jaką musi więc pamiętać zarządca nieruchomości i każdy inny podatnik podatku dochodowego jest to, żeby wydatek na obiad biznesowy nie został zakwalifikowany jako mający charakter „reprezentacji”. To sformułowanie, budzące wiele wątpliwości interpretacyjnych, bezpiecznie jest rozumieć tak jak NSA w przywołanym wyżej wyroku tj. jako tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz. Częstą praktyką jest również odwoływanie się do znaczenia tego pojęcia w języku powszechnym. Według słownika języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego reprezentacja oznacza też m.in. „okazałość, wystawność w czyim sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną danej osoby.”

Nieprawidłowym działaniem ze strony zarządcy nieruchomości będzie więc zaliczenie do kosztów podatkowych wydatku na obiad biznesowy, którego jedynym celem będzie poprawa wizerunku jego firmy wobec innych osób (np. potencjalnych klientów), co wiązać się może z brakiem wykazania innych racjonalnych biznesowych powodów na odbycie tego posiłku z tymi osobami. Również argumentowanie, że podstawowym celem danego spotkania (lunchu, obiadu, kolacji) było budowanie relacji wiązać się będzie z dużym ryzykiem zakwestionowania wydatku na usługę gastronomiczną jako koszt podatkowy.

Minister Finansów niedługo po opublikowaniu uzasadnienia do omówionego orzeczenia NSA wydał interpretację ogólną z 25 listopada 2013 r. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, w odniesieniu do wydatków na spotkania z kontrahentami. Według ministra, dla kwalifikacji danych wydatków jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie jest istotne miejsce podania posiłku, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią.

Co istotne, zdaniem ministra, nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Nie ma bowiem możliwości skonstruowania miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości czy przepychu jednakowego dla wszystkich podmiotów gospodarczych. Tym niemniej, zdrowy rozsądek powinien zostać zachowany i powinno się uważać na wydatki na usługi gastronomiczne zupełnie nieproporcjonalne do skali prowadzonej działalności i osiąganych przychodów.

Ogólne warunki uznania wydatku za koszt podatkowy

Kolejną podstawową kwestią przy analizie czy wydatek na obiad biznesowy może zostać uznany za koszt podatkowy jest ocena, czy dany koszt został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Praktyczną konsekwencją tego sformułowania będzie m.in. wyeliminowanie z możliwości uznania za koszt wydatków na obiad zarządcy o charakterze prywatnym, rodzinnym, niezwiązanym z prowadzoną działalnością. Potwierdza to też przywołana wyżej interpretacja ogólna Ministra Finansów, gdzie stwierdzono, że nie pozostają w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na „obiady dla rodziny”, „fundowane przyjęcia dla znajomych”, „na usługi rozrywkowe”.

Trudno również z tych względów zaakceptować jako koszt podatkowy np. posiłek, który zamawia wyłącznie dla siebie zarządca prowadzący jednoosobową działalność gospodarcza, nawet jeśli odbywa się to w godzinach i miejscu świadczenia przez niego usług dla wspólnoty mieszkaniowej lub innego podmiotu.

Z kolei, jak potwierdza przywołana wyżej interpretacja ogólna Ministra Finansów, nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie zarządcy nieruchomości, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami itp. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Wydaje się zatem, że można uzasadnić wydatek zarządcy nieruchomości na usługę gastronomiczną, która towarzyszy konkretnym negocjacjom biznesowym czy spotkaniu służącemu porównywaniu ofert np. firm remontowych czy konserwacyjnych w ramach prowadzonej działalność zarządcy. Spożywany posiłek nie jest wówczas celem samym w sobie, ale towarzyszy pracy zarządcy w jego bieżącej działalności i spotkaniach z kontrahentami. Zawsze jednak trzeba mieć na uwadze okoliczności danego przypadku.

Właściwe udokumentowanie

Dla zmniejszenia ryzyka zakwestionowania danego wydatku na obiad biznesowy (niestanowiący oczywiście „reprezentacji”), przydatne będzie właściwe udokumentowanie racjonalności i rzeczywistości poniesionego kosztu. Poza posiadaniem faktury (rachunku) z danymi nabywcy (podatnika) celowym jest opisanie na tym dokumencie okoliczności biznesowych danego spotkania, zachowanie np. notatek czy wiadomości email, w których omawiane były kwestie biznesowe towarzyszące wydatkom na usługi gastronomiczne.

Trzeba bowiem pamiętać, że, zasadniczo, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. To co wydaje się teraz łatwe do wykazania i udowodnienia, po upływie kilku lat, przy ewentualnej kontroli podatkowej, może budzić już pewne trudności. Stąd, w tego typu wypadkach, szczególnie zalecane jest dodatkowe udokumentowanie okoliczności i racjonalności danego wydatku z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej.

Michał Majczyna

Doradca podatkowy