Zasadą jest, iż faktury wystawia podatnik będący dostawca towaru lub usługodawcą. Dotyczy to faktur wystawianych na rzecz innych podatników, osób prawnych niebędących podatnikami oraz pozostałych nabywców, w szczególności osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (zob. art. 106b ustawy o VAT). W sytuacji, gdy nabywcą towaru lub usługi jest inny podatnik lub osoba prawna niebędąca podatnikiem możliwe jest zawarcie umowy o tzw. samofakturowania na podstawie której faktury w imieniu i na rachunek sprzedawcy wystawia nabywca.
Uwaga: Faktura – oznacza – dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (zob. art. 2 pkt 31 ustawy o VAT).
Faktura elektroniczna – oznacza – fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (zob. art. 2 pkt 32 ustawy o VAT). Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT).
Stosownie do art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, podmiot, o którym mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT (tj. m.in. inny podatnik), nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:
1) dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
2) o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT (tj. zaliczki),
3) dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT (tj. eksport usług)
– jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.
Zatem, aby wystawianie faktur w imieniu i na rzecz kontrahenta w procedurze samofakturowania było możliwe, niezbędne jest spełnienie poniższych warunków:
- faktury w imieniu i na rzecz dostawcy muszą wystawiać podatnicy podatku VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub osoby prawne niebędące podatnikiem
- faktury te powinny dokumentować
– sprzedaż w rozumieniu art. 2 pkt 22 ustawy o VAT, tj. odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
– otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi, bądź
– dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług, których miejsce świadczenia znajduje się na terytorium państwa trzeciego (czyli poza Unią Europejską);
- pomiędzy podmiotami powinna być podpisana umowa określająca procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności
(zob. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 marca 2018 r., 0112-KDIL1-3.4012.41.2018.1.KM; interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 listopada 2017 r., 0114-KDIP1-3.4012.371.2017.1.MT
Jak wyjaśnił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 października 2018 r., 0112-KDIL1-3.4012.473.2018.2.KB (…) samofakturowanie może zostać zastosowane pod warunkiem istnienia wcześniej zawartej (a zatem zawartej przed wystawieniem pierwszej faktury przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika dokonującego sprzedaży) umowy. Ustawodawca nie określa żadnych – poza jednym – elementów, które umowa ta powinna zawierać. Tym jedynym określonym przez ustawodawcę elementem, który powinien zostać ujęty w przedmiotowej umowie jest określenie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, w imieniu i na rzecz którego faktury są wystawiane. Należy wskazać, że przepisy ustawy wymagają istnienia procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, nie wskazują natomiast, jak procedura ta ma być określona. Jednocześnie należy wskazać, że przepisy w zakresie podatku VAT nie przewidują jakichkolwiek ograniczeń lub wymogów odnośnie sposobu zatwierdzania przez podatnika faktur, wystawionych w jego imieniu i na jego rzecz przez nabywcę, w procedurze samofakturowania. Strony umowy o samofakturowaniu mogą zatem w dowolny sposób kształtować formę zatwierdzania poszczególnych faktur wystawianych przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika ‒ sprzedawcy towarów lub usług. (…).
Ważne: Organy podatkowe akceptują tzw. milczącą akceptację faktury wystawionej w ramach samofakturowania (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 października 2018 r., 0112-KDIL1-3.4012.473.2018.2.KB; interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 listopada 2017 r., 0114-KDIP1-3.4012.371.2017.1.MT; interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 stycznia 2017 r., 3063-ILPP1-3.4512.192.2016.1.JN).
Ważne: Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego (art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT). Zatem, w przypadku faktur wystawianych przez nabywcę w ramach tzw. samofakturowania warunkiem obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur jest zaakceptowanie danej faktury przez podmiot, w imieniu i na rzecz którego faktura ta została wystawiona (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 października 2018 r., 0112-KDIL1-3.4012.473.2018.2.KB; interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 stycznia 2017 r., 3063-ILPP1-3.4512.192.2016.1.JN).
Do faktur wystawianych w ramach samofakturowania stosuje się terminy wystawiania faktur określone w art. 106i ustawy o VAT, mając jednak na uwadze, że procedura akceptacji tych faktur wymaga, aby zapewnić odpowiedni czas sprzedawcy na ich akceptację w zasadzie powinny być wystawione kilka dni wcześniej.
Marcin Szymankiewicz
doradca podatkowy