Jakie błędy, związane z naruszeniem ochrony danych osobowych, popełniają zarządcy nieruchomości w korespondencjach mailowych?
Do głównych przyczyn naruszeń ochrony danych osobowych w korespondencjach mailowych zaliczyć możemy m.in.: błędy w adresie mailowym, udostępnienie treści wiadomości osobom postronnym, przesłanie nieodpowiednich załączników, wysłanie odpowiedzi do nieuprawnionej osoby. Błędy i omyłki, które stanowią skutki niezamierzonych działań własnych, pojawiają się najczęściej przy przesyłaniu informacji pocztą elektroniczną. Korzystanie z wiadomości mailowych może być niebezpieczne, jeśli nie będziemy świadomi tego, co może się zdarzyć przy ich redagowaniu i wysyłaniu. Poniżej wskazujemy przypadki będące efektem analizy konkretnych zdarzeń z praktyki zawodowej osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych.
Adresat wiadomości
Jednym z najczęściej popełnianych błędów podczas wysyłania wiadomości jest autouzupełnianie adresu z listy adresów mailowych wyświetlanych według kryterium zgodności liter z adresami zapamiętanymi przez program. W przypadku tego typu działania istnieje ryzyko, że osoba wysyłająca wiadomość wybierze nieprawidłowy adres z innego wiersza okna autouzupełniania, przez co podstawi się błędny adres odbiorcy. Tego typu błąd można przeoczyć, jeżeli po wybraniu pozycji nie skontrolujemy, jaki adres pojawił się w szablonie redagowanej przez nas wiadomości.
Innym przykładem możliwej pomyłki jest tzw. literówka. Załóżmy, że odbiorcą wiadomości jest Anna Kowalska, która posiada adres mailowy „anna.kowalskaa@gmail.com”. Nie ulega wątpliwości, że łatwo można przeoczyć dodatkową literkę „a” będącą na końcu nazwiska, wpisując jako odbiorcę „anna.kowalska@gmail.com”. Tego typu omyłka pisarska skutkować będzie wysłaniem wiadomości do niewłaściwego odbiorcy. Jeśli w treści wiadomości lub załączników zawarte będą dane osobowe, możemy mieć problem z naruszeniem ochrony danych.
Jedna wiadomości – wielu odbiorców
Chcąc wysłać wiadomość do większej liczby odbiorców, zazwyczaj wybierzemy trybu wysyłki „DW” (do wiadomości). Wówczas adresy poczty elektronicznej będą widoczne dla wszystkich odbiorców wraz z treścią wiadomości. Tego typu działanie może nas narazić na zarzut naruszenia ochrony danych osobowych, ponieważ zgodnie z definicją RODO każdy adres mailowy, który da się powiązać z konkretną osobą fizyczną (nawet pośrednio), należy do danych osobowych. Aby uniknąć tego typu sytuacji (ujawnienia adresów innym osobom), warto używać trybu wysyłki „UDW” (ukryte do wiadomości). Takie rozwiązanie nie tylko ukrywa przed odbiorcami adresy poczty innych odbiorców, ale nawet sam fakt ich istnienia. Oczywiście główny odbiorca (wpisany w okno „odbiorca”) będzie widoczny dla wszystkich. Dlatego tego typu wiadomości, dla uniknięcia ryzyka ujawnienia adresów odbiorców, warto wysyłać do samego siebie, wpisując adresy wszystkich rzeczywistych odbiorców w polu „UDW”.
Piotr M. Ochman
fot. Pixabay
Całość tekstu w numerze 12/2019 „Wspólnoty Mieszkaniowej”