Właściciele lokali chcą dobra nieruchomości wspólnej i powodzenia wspólnoty, ale często widzą zupełnie inne drogi prowadzące do tego celu. Wówczas bardzo wiele zależy od obsługi zebrania, którą z reguły świadczy wynajęty przez wspólnotę zarządca lub administrator. To oni mają obowiązek zadbania o poprawne przeprowadzenie kluczowych czynności oraz zagwarantowania uczestnikom jednakowych praw.
Poniższe refleksje dotyczą moich doświadczeń z zakończonych właśnie zebrań właścicieli we wspólnotach mieszkaniowych. Zebranie jest zdarzeniem najważniejszym dla losów nieruchomości wspólnej. Tam zapadają istotne decyzje, które obowiązują wszystkich zainteresowanych. To na zebraniu ustala się zasady, według których będzie funkcjonowała wspólnota, ustala się reguły prowadzenia rozliczeń, decyduje o remontach i modernizacjach nieruchomości wspólnej i wreszcie wybiera się zarząd, który będzie prowadził sprawy wspólnoty i reprezentował ją na zewnątrz.
Skuteczny przewodniczący
Zebranie jest też niepowtarzalną okazją, aby właściciele lokali spotkali się twarzą w twarz, wymienili poglądy na w sprawy wspólnotowe, przekonali innych do własnych racji i pomysłów, czy wreszcie pokłócili się lub pogodzili. Z reguły im większe są problemy we wspólnocie, tym bardziej właściciele są podzieleni i tym większe emocje uzewnętrzniają się na zebraniach. Takie zebrania często nie wnoszą nic, bo gorące dyskusje i polemiki, a nawet inwektywy, a zdarzają się także szarpaniny, przesłaniają cele merytoryczne. W efekcie nikt nie jest w stanie zapanować nad sytuacją, głosowania są zrywane, dokumenty giną, protokolant na poważne dylematy co do treści protokołu z przebiegu zebrania.
Na szczęście takie ekstremalne zebrania nie trafiają się bardzo często, ale zawsze trzeba się liczyć
z możliwością nadzwyczaj trudnego do opanowania spotkania właścicieli, którzy choć mają wspólny interes – dobro nieruchomości wspólnej i powodzenie wspólnoty, często widzą zupełnie inne drogi prowadzące do tego celu. Wówczas bardzo wiele zależy od obsługi takiego zebrania, obsługi, którą
z reguły świadczy wynajęty przez wspólnotę zarządca czy też administrator. Z reguły obsługa sprowadza się do dwóch funkcji formalnych – przewodniczącego zebrania i protokolanta. Oni też mają obowiązek zadbania o całość dokumentacji „wyprodukowanej na zebraniu” i o poprawne przeprowadzenie kluczowych czynności (głosowanie) oraz zagwarantowanie wszystkim uczestnikom jednakowych praw.
W poniższym tekście przyjęto założenie, że przewodniczący zebrania nie jest właścicielem lokalu i nie jest pełnomocnikiem właściciela lokalu w nieruchomości będącej przedmiotem zebrania. Jest to zresztą obiektywnie optymalna sytuacja, dająca większą szansę na bezstronność w jego prowadzeniu.
Przewodniczący zebrania to kluczowa funkcja dla sprawnego przebiegu zebrania i dla jego efektywności. Dla skutecznego pełnienia tej roli przydają się szczególne umiejętności i doświadczenie. Przede wszystkim wskazane jest zachowanie dystansu do spraw wspólnoty i do interesu poszczególnych właścicieli. Tym większy dystans, im trudniejsza jest wspólnota i im większy konflikt pomiędzy poszczególnymi właścicielami i ich grupami. Aby zapanować nad uczestnikami, przewodniczący winien wypracować sobie pewien autorytet u zgromadzonych. Musi od pierwszych swoich słów być postrzegany jako neutralny wobec zebranych profesjonalista, którego celem jest dobro wspólnoty jako takiej, dbanie o równe prawa wszystkich obecnych i rzetelne wyjaśnianie motywów swoich posunięć oraz staranne dokumentowanie przebiegu wydarzeń i efektów podjętych ustaleń. Wymagane jest też pewne wyczucie co do narzucania wszystkim ograniczeń koniecznych dla osiągnięcia zakładanego celu spotkania. Tu jest wskazana pewna elastyczność i dostosowywanie własnych reakcji, aby nie zrazić do siebie kogokolwiek z obecnych. I nie chodzi o żadne ubezwłasnowolnienie właścicieli i ograniczenie ich w możliwości dyskusji nad rozwiązaniami proponowanymi w porządku obrad, jak też w możliwości przedstawiania na forum zebrania własnych opinii i propozycji w sprawach wspólnoty. Raczej te ograniczenia mają zapobiegać jałowym dyskusjom na tematy niezwiązane z porządkiem zebrania i sprawami nieruchomości wspólnej, a także wszelkim emocjonalnym potyczkom w dawaniu upustu własnym frustracjom i niechęciom, zdarzającym się w gronie właścicieli. (…)
Autor: Piotr M. Ochman
Cały tekst dostępny w nr 7-8/2017