Jednym z głównych zadań przejmowania i audytu nieruchomości jest analiza jakościowa zgłoszonych usterek. Wielokrotnie zdarzało się, że poprzedni zarząd lub administrator niewłaściwie klasyfikował zgłoszenia albo były one niewłaściwie interpretowane przez gwaranta. Kompletność dokumentacji eksploatacyjnej i protokołów serwisowych jest niezbędna do oceny możliwości dalszych roszczeń w tym zakresie.
Przejęcie nieruchomości, zarówno tej nowej – prosto od dewelopera, jak i tej starszej – z rozbudowaną historią spraw i problemów powinno przebiegać etapami, przede wszystkim dla jakości tego procesu. Warto dokonać podziału zadań pomiędzy poszczególne działy merytoryczne. Dlaczego? Uważam, że jest to jedna z ważniejszych czynności na początku nowej współpracy, której konsekwencje będą rzutowały na cały przebieg opieki administracyjnej nad nieruchomością.
Podział na etapy
Warto opracować dokładne procedury przejmowania nieruchomości deweloperskich dla wspólnot już funkcjonujących, ale także stosowne wzory protokołów przejęcia. Etapy mogą wynikać powinny z praktycznego podejścia do sprawy oraz obrotu dokumentami księgowymi. Rozpoczęcie współpracy z ze wspólnotą mieszkaniową powinno odbywać się z początkiem miesiąca. Tymczasem księgowanie kosztów za miesiąc poprzedni powinno zakończyć się w drugiej połowie miesiąca, w którym rozpoczęliśmy opiekę nad nową nieruchomością. W naszej praktyce przejęcie samej dokumentacji księgowej odbywa się na końcu całego procesu i bezpośrednio prowadzi go dział księgowy spółki, jednocześnie weryfikując kompletność i poprawność dokumentacji, najczęściej podczas bezpośredniego i wnikliwego spotkania księgowy – księgowy.
Protokolarne przejęcie nieruchomości od poprzedniego administratora i zarządu wspólnoty powinno odbywać się zgodnie z ustalanym między stronami harmonogramem. Zdarzało nam się nie raz, że zarząd wspólnoty zdecydował o zmianie firmy administrującej, jednak poprzedni administrator kwestionował zasadność swojego wypowiedzenia, przez co wstrzymywał przekazywanie dokumentów. Należy bezwzględnie pamiętać, że częścią integralną przejmowanego pod opiekę majątku wspólnego są nie tylko budynki i urządzenia, teren zewnętrzny, ale przede wszystkim całość dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej. Jej zatrzymanie lub zniszczenie stanowi podstawę do zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa w trybie art. 276 Kodeksu karnego.
Ustalenie harmonogramu i przejmowanie wspólnoty etap po etapie pozwalają stronie zdającej na: przygotowanie się do zdania nieruchomości, uzupełnienie ewentualnych braków, jak również opanowanie negatywnych emocji wynikających z zakończenia kontraktu. Każdorazowo przy kolejnych nieruchomościach warto dążyć do polubownego i merytorycznego przejęcia nieruchomości. Dlatego też warto rozpocząć całość działań od ustalenia wspólnego harmonogramu przekazywania poszczególnych elementów dokumentacji. Dobrą praktyką jest jego zatwierdzenie jeszcze w czasie trwania usługi poprzedników, a nawet rozpoczynanie kilku „rozruchowych” czynności przed oficjalnym startem współpracy. Kluczem do sprawnego przejecie nieruchomości jest dobra komunikacja i pomoc w zrozumieniu, że zaniedbania zdającego zostaną zauważone podczas weryfikacji stanu finansowego, organizacyjnego czy prawnego nieruchomości.
Audyt
Dobrym rozwiązaniem jest utworzenie oddzielnego działu, któremu obok standardowych działań można powierzyć również wsparcie w zakresie przejmowania nieruchomości. Zadaniem audytora powinno być: weryfikacja stanu technicznego nieruchomości, spisanie usterek i wniosków oraz ogląd terenu zewnętrznego nieruchomości. Następnie warto:
- zweryfikować kompletność dokumentacji nieruchomości, tj. projektów architektonicznego, wszystkich instalacji budynkowych, zagospodarowania terenu, dokumentacji techniczno-rozruchowej (DTR), aprobat, atestów materiałowych, instrukcji, kart gwarancyjnych, ale także pozwoleń na budowę i pozwoleń na użytkowanie,
- sprawdzić dokumentację tworzoną podczas eksploatacji nieruchomości, tj. protokoły przeglądów technicznych, książki obiektów budowlanych, dokumentację administracyjną (umowy, uchwały, dokumenty założycielskie i rejestrowe), prawną, sądową i windykacyjną,
- spisać stany liczników na protokolarny dzień przejęcia oraz pieczątki, klucze i inny majątek ruchomy.
Całość tego przeglądu powinna prowadzić do wniosków o dotyczących ewentualnych brakach w niej, ale również może wyznaczyć kierunek koniecznych zmian w umowach serwisowych. Dodatkowo, w przypadku gdy nieruchomość już funkcjonuje od kilku lat, należy dokładnie zweryfikować przekazane przeglądy, czy nie ma w nich zaleceń do wykonania w trybie pilnym. W sytuacji względnie nowych inwestycji, gdzie jeszcze obowiązuje rękojmia lub w toku są roszczenia wobec dewelopera, należy szczegółowo przeanalizować wszystkie zalecenia DTR w celu zabezpieczenia nieruchomości przed ewentualnym odrzuceniem takiego roszczenia usterkowego z powodu zaniedbań w eksploatacji.
Najczęściej występująca gwarancja wynosi dwa lata na urządzenia np. oświetlenie, windy, węzły, wentylatory itp. W przypadku przedłużenia gwarancji należy szczegółowo zapoznać się z kartami katalogowymi. Często producenci wspominają o gwarancji pod warunkiem wykonania przeglądów gwarancyjnych przez serwisy producenta. W przypadku braku wykonania przeglądu przez firmę posiadającą specjalny certyfikat producenta tracimy gwarancję na dane urządzenie. Dlatego tak ważne jest zapoznanie się z dokumentacją DTR dla urządzeń, aby uniknąć odrzucenia zgłoszonej usterki przez dewelopera.
W kontekście analizy umów nieraz rekomendujemy nowym, przejmowanym klientom aneksowanie obowiązujących umów, zazwyczaj z uwagi na braki OC podwykonawców, nieaktualność zapisów umowy lub też nierynkowe stawki czy zakres usług. Bardzo często zakresy umów podwykonawców nie odpowiadają zapotrzebowaniu klienta wynikającego np. z instrukcji użytkowania nieruchomości.
Spór z deweloperem
Jednym z głównych zadań przejmowania i audytu nieruchomości jest analiza jakościowa zgłoszonych usterek. Wielokrotnie zdarzało się, że poprzedni zarząd lub administrator niewłaściwie klasyfikowali zgłoszenia albo były one niewłaściwie interpretowane przez gwaranta. Kompletność dokumentacji eksploatacyjnej, protokołów serwisowych, czy wręcz jakość argumentacji stron jest niezbędna do oceny możliwości dalszych roszczeń w tym zakresie. Nieraz już wnioski z działań audytowych posłużyły do skutecznego dochodzenia roszczenia lub zbudowania strategii odszkodowawczej klienta.
Profesjonalizm
Czy potrzebne są aż tak rozbudowane procedury zakładające sprawdzenie stanu technicznego nieruchomości, prawidłowości prowadzenia dokumentacji technicznej, weryfikacji zawartych umów, analizy dokumentacji księgowej i dysponowania środkami finansowymi? Na pewno w ten sposób możemy szczegółowo przygotować się do obsługi nowego kontraktu. W uzgodnieniu z zarządem wspólnoty i na bazie zgromadzonego materiału powstanie plan operacyjny nieruchomości z określeniem priorytetów działania (np. optymalizacja kosztów, jakość usług, zakresy umów, organizacja wspólnoty, długoterminowy plan remontowy). To także ogromny i ważny materiał do komunikacji z mieszkańcami.
Powstanie audytu zajmuje od 1 do 3 miesięcy od przejęcia nieruchomości, po wykonaniu wszystkich analiz dokumentacji w połączeniu z weryfikacją stanu samej nieruchomości. Proces ten uzależniony jest od stanu prawnego i technicznego przejmowanej nieruchomości. W przypadku braków warto zlecić opracowanie lub aktualizację dokumentacji lub doprowadzić do jej uzupełnienia.
Katarzyna Radzikowska
zarządca nieruchomości
specjalista PR
Lux Dom