Celem wspólnoty mieszkaniowej jest zarządzanie nieruchomością. Pomimo że część decyzji podejmuje zarząd, pozostałe są poddawane głosowaniom na zebraniach wspólnoty. Roczne zebrania, na których m.in. przyjmuje się sprawozdanie zarządu i podejmuje uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium, powinny mieć formę stacjonarną, z ewentualnym udziałem głosów zebranych przez zarząd w trybie indywidualnym. Sprawy objęte porządkiem obrad bywają przedmiotem dyskusji na zebraniu, niemniej jednak praktyka pokazuje, że większość z nich omawia się na długo przed głosowaniem.
Ciekawe tendencje można zaobserwować poza zebraniami: debaty członków wspólnoty nie toczą się w salach przeznaczonych do oficjalnych obrad, a o wiele częściej odbywają się podczas przelotnych spotkań na klatkach schodowych lub na parkingach. Zachodzi dodatkowo pewna prawidłowość – osoby, które bardziej się angażują w relacje sąsiedzkie, mają dużo większy wpływ na proces podejmowania spraw we wspólnocie. Można stwierdzić, że wpływ właścicieli lokali na wykorzystanie zasobów wspólnoty jest nierównomierny. Przywodzi to na myśl zjawisko zwane „racjonalną apatią”, które jest zrelatywizowane i zdeterminowane zaangażowaniem akcjonariuszy spółek publicznych w wykonywanie uprawnień o charakterze korporacyjnym. W ramach tego odniesienia wypada wskazać, że w literaturze prawa dostrzeżono problematykę związaną z brakiem inicjatywy części akcjonariuszy w realizowaniu przysługujących im praw, w szczególności prawa do udziału w walnym zgromadzeniu, prawa głosu i prawa do żądania informacji o spółce.
Wydaje się, że rozwiązaniem odpowiadającym realiom współczesnych metod łączności, które może wpłynąć na poprawę efektywności zarządzania nieruchomością znajdującą się we władaniu wspólnoty, jest szersze wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej do zebrań właścicieli lokali.
Zdalne zebrania
Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2021 r. poz. 1048, dalej: uwl) uchwały właścicieli lokali są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd. Uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania.
Jak wynika z art. 23 ust. 2 uwl, uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos.
W artykule 23 ust. 2a uwl wskazano, że jeżeli suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa jednemu albo większość udziałów należy do jednego właściciela, bądź gdy obydwa te warunki spełnione są łącznie, głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, wprowadza się na każde żądanie właścicieli lokali posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej. W artykule 23 ust. 2b uwl wskazano, że jeżeli lokal jest przedmiotem współwłasności w częściach ułamkowych, współwłaściciele celem oddania głosu przypadającego na ich lokal w głosowaniu prowadzonym według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, obowiązani są ustanowić w formie pisemnej pełnomocnika. Ustanowienia pełnomocnika współwłaściciele lokalu dokonują większością głosów liczoną według wielkości udziałów we współwłasności lokalu.
W świetle wskazanego przepisu dopuszczalne są trzy tryby podejmowania uchwał:
- bezpośrednio na zebraniu ogółu właścicieli lokali,
- obiegowo w drodze indywidualnego zbierania głosów,
- częściowo na zebraniu, a częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów.
Co warte odnotowania, tryb mieszany zbierania głosów znajdzie zastosowanie również w sprawach, o których mowa w art. 30 uwl. Zgodnie z tym przepisem zebranie podejmuje, na podstawie projektu przedłożonego przez zarząd, uchwałę w sprawie rocznego planu gospodarczego zarządzania nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu, dokonuje oceny pracy zarządu lub zarządcy, podejmuje uchwałę w przedmiocie udzielenia mu (lub nie) absolutorium. W przypadku braku określonego kworum na zebraniu można zastosować tryb mieszany głosowania polegający na uzupełnieniu brakujących głosów w trybie indywidualnym.
W aktualnym kształcie ów przepis nie wymaga, aby zbieranie głosów właścicieli miało się odbywać w jakiś szczególnie określony sposób. Ustawodawca pozostawia właścicielom lokali wybór adekwatnej do ich potrzeb formy głosowania poprzez odpowiednie stosowanie przepisu art. 60 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93). Zgodnie z nim, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Szczególne sposoby wyrażenia woli są wymagane tylko w sytuacji przypadków w ustawie przewidzianych.
Zatem z powyższego wynika odformalizowanie sposobu podejmowania uchwał na gruncie obowiązujących przepisów.
Przykład
Oświadczenie woli może zostać ujawnione w postaci elektronicznej poprzez przesłanie go za pomocą poczty elektronicznej (wiadomość e-mail), lub za pośrednictwem odpowiedniego systemu informatycznego, obsługiwanego przez przeglądarkę internetową.
Przykład
Część lokatorów bierze osobisty udział w zebraniu, część zaś bierze udział, łącząc się z uczestnikami zebrania oraz zarządem za pośrednictwem odpowiedniego systemu informatycznego, obsługiwanego przez przeglądarkę internetową, przekazującego obraz oraz dźwięk. Oddanie głosu następuje za pomocą indywidualnych kont przypisanych poszczególnym właścicielom lokali w aplikacji.
Powiadomienie o uchwale
Zgodnie z art. 23 ust. 3 uwl o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony przez zarząd na piśmie. Z tego wynika, że w przypadku mieszanego oddawania głosów – zawiadomienie powinno zostać również skierowane do właścicieli lokali, którzy byli obecni na zwołanym zebraniu i oddali swój głos w sprawie podjęcia uchwały. Przez prawidłowe powiadomienie o podjętej uchwale rozumie się jej doręczenie każdemu właścicielowi lokalu w celu umożliwienia ustalenia, czy uchwała ostatecznie uzyskała wymaganą przez prawo większość głosów. Uwl nie przewiduje obowiązku zawiadamiania o treści uchwał podjętych na zebraniu właścicieli lokali, jednakże w przypadku, gdy zarząd bądź zarządca prowadzą księgę protokołów z zebrań wspólnoty, każdemu z właścicieli przysługuje prawo do swobodnego zapoznania się z podjętymi uchwałami.
Przykład
Głosowanie odbywa się częściowo na zebraniu, a częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów). Uchwała mieszcząca się w porządku obrad zebrania właścicieli nie uzyskała wymaganej większości głosów ze względu na nieobecność części lokatorów uprawionych do głosowania. W tej sytuacji postanowiono kontynuować głosowanie w trybie indywidualnego zbierania głosów. Głosy zbierane indywidualnie przez zarząd zostały oddane przez właścicieli już po zebraniu właścicieli. We wspólnocie została opracowana metodyka takiego głosowania, dająca możliwość głosowania każdemu właścicielowi za pośrednictwem systemu informatycznego. Jako datę uchwały wskazano datę zapoczątkowania zbierania głosów na zebraniu, bowiem jest to w istocie jedyna data pewna, identyfikująca tę uchwałę.
Zawiadomienie
Zgodnie z art. 32 uwl o zebraniu właścicieli zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 uwl, zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany.
Jednak przepis ten nie przewiduje obecnie żadnego szczególnego sposobu kierowania zawiadomień do uprawnionych. Ponadto ustawa nie reguluje dopuszczalności posługiwania się konkretnymi środkami komunikacji. Warto odnotować, że ustawodawca posłużył się zwrotem „na piśmie”, nie natomiast „w formie pisemnej”. Gdyby została zastrzeżona „forma pisemna”, konieczne byłoby dochowanie rygorów przewidzianych w przepisach kc.
Należy przychylić się do opinii, że właściciele lokali mogą uregulować kwestię zawiadomień w odrębnej uchwale albo w regulaminie wspólnoty mieszkaniowej.
Po analizie obowiązujących przepisów wydaje się słuszne stwierdzenie dopuszczalności dokonywania zawiadomień również drogą elektroniczną. Ze względów ostrożnościowych należy przyjąć zasadność poglądu, że doręczenie drogą elektroniczną będzie skuteczne w sytuacji, gdy dokument zawiadomienia zostanie opatrzony podpisem elektronicznym członków zarządu, weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Niemniej jako pewnego rodzaju rozwiązanie dopuszczalne wydaje się zawarcie między wspólnotą a właścicielami lokali umowy regulującej dopuszczalność komunikacji elektronicznej z pominięciem rygoru stosowania podpisu elektronicznego (pactum de forma).
Przykład
Właściciele lokali zawarli ze wspólnotą mieszkaniową umowę dotyczącą komunikacji elektronicznej z pominięciem wymagania stosowania podpisu elektronicznego. Oświadczenia właścicieli lokali w sprawie formy dokonywania zawiadomień zostały złożone indywidualnie na piśmie. Właściciele lokali wyrazili w nich zgodę na doręczanie zawiadomień i innej korespondencji drogą elektroniczną. Zawiadomienia są kierowane do lokatorów za pośrednictwem odpowiedniego systemu informatycznego, obsługiwanego przez przeglądarkę internetową.
Orzecznictwo
W potocznym rozumieniu tego słowa „zebranie” sugeruje fizyczne zgromadzenie się osób w jednym miejscu i czasie w umówionym wcześniej terminie. Niezależnie od powyższego należy zauważyć, że skoro uwl wyraźnie zezwala na głosowanie przez właścicieli lokali w różnym miejscu i czasie w ramach indywidualnego zbierania głosów, to tym bardziej nie powinno być przeszkód dla odbywania zebrań w ten sposób, że członkowie wspólnoty mieszkaniowej będą się komunikowali w tym samym czasie, znajdując się w różnym miejscu.
Jak zauważył Sąd Okręgowy w Olsztynie w wyroku z 23 marca 2022 r. (sygn. akt I C 166/21), zebranie wspólnoty mieszkaniowej może przybrać postać „odmiejscowioną”. W uzasadnieniu podniesiono, że zebranie nie jest samo w sobie czynnością prawną w prawnym tego słowa znaczeniu, a jego celem jest umożliwienie przeprowadzenia dyskusji i wzajemnej wymiany poglądów na „zarządcze” kwestie wspólnotowe, w tym co do planowanych uchwał, oraz przeprowadzenie głosowania w tym samym miejscu i czasie. Względy funkcjonalne pozwalają zaaprobować zapatrywanie przedstawione w tym względzie przez sąd, bowiem uwl nie formułuje ściśle formalnych warunków przebiegu zebrania i głosownia. Na nie mniejszą uwagę zasługują przykłady, którymi to posługuje się sąd w powyższym kontekście. Cytując „Dobrym przykładem może być tutaj np. sądowe posiedzenie ‹zdalne› czy ‹odmiejscowione›, gdy w tym samym czasie strony postępowania oraz organ je prowadzący mają zapewnioną wymianę myśli, poglądów i stanowisk (podobnie ma się rzecz z głosowaniem zdalnym w sejmie, prowadzonym już niejednokrotnie). Nie powinna zatem budzić wątpliwości co do swej skuteczności ‹zdalna› formuła zebrania, jeśli wszystkim zostało w sposób jednoznaczny oznajmione, iż prowadzone czynności stanowią zebranie i będą stanowiły akt głosowania”.
Słuszna wydaje się zatem konstatacja, że samo zorganizowanie spotkania na platformie internetowej w konkretnym miejscu oraz czasie, przy zapewnieniu obecności faktycznej oraz internetowej wszystkich członków wspólnoty, wskazuje na konkretny cel i wolę zorganizowania zebrania oraz przeprowadzenia głosowania.
Warto również sięgnąć do wyroku Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 27 marca 2013 r. (sygn. akt V ACa 110/13), zgodnie z którym „Nie sposób uznać, iż przepis art. 23 ust. 1 uwl jest przepisem szczególnym, który nie przewiduje możliwości głosowania nad uchwałą w formie elektronicznej. Przeciwnie, uwl nie zastrzega żadnej szczególnej formy dla indywidualnego zbierania głosów właścicieli lokali”.
Jak już wskazano wcześniej, wobec braku przepisów regulujących możliwość oddawania głosów poprzez składanie oświadczeń woli w formie elektronicznej, należy odnieść się do uregulowań zawartych w kc. Zdaniem Sądu Okręgowego w Warszawie (wyrok z 6 września 2021 r. sygn. akt XXV C 3232/20) oświadczenie woli w postaci elektronicznej może zostać złożone na szereg sposobów poprzez urządzenie elektroniczne z dostępem do Internetu, m.in. za pośrednictwem poczty elektronicznej czy aplikacji. Sąd stwierdził, że elektroniczna forma oświadczenia woli, nawet w sytuacji, gdy oświadczenie nie jest opatrzone podpisem elektronicznym, jest zatem prawnie dopuszczalną formą uzewnętrzniania woli osoby głosującej. Na uwagę zasługuje zapatrywanie, zgodnie z którym brak jest regulacji wskazujących na konieczności zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, która powodowałaby konieczność zastosowania art. 781 § 1 i 2 kc, wskazującego, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej w chwili, gdy jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Kamil Bąk
radca prawny