W 2023 r. weszła w życie rewolucja w prowadzaniu książki obiektu budowlanego, chodzi o wprowadzanie jej cyfrowej wersji. Rewolucja nie polega wyłącznie na tym, że książkę można prowadzić na platformie teleinformatycznej, ale przede wszystkim na całkiem nowym, nowoczesnym, podejściu do jej prowadzenia i zawartości. W cKOB zmniejszono wymagania dotyczące rejestracji dokumentów na rzecz rejestrowania faktów np. nie ma obowiązku rejestrowania wykazu posiadanej dokumentacji, nie ma obowiązku rejestrowania dokumentacji związanej z robotami budowlanymi (protokoły odbioru, dokumentacja techniczna). Uproszczono zawartość poszczególnych tablic. Nowa cKOB jest dużo łatwiejsza i przyjaźniejsza w prowadzeniu niż poprzednia.
Aby założyć konto w systemie cKOB, umożliwiające zakładanie cKOB’ów, ich prowadzenie czy też dokonywanie w nich wpisów, należy uwierzytelnić się poprzez węzeł krajowy (Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej dostępny pod adresem internetowym login.gov.pl), a następnie podać e-mail, który de facto stanie się dożywotnim loginem w systemie cKOB. Tak, system nie przewiduje możliwości zmiany tego e-maila/loginu, stąd ów e-mail powinien być związany z konkretną fizyczną osobą, a nie stanowiskiem czy miejscem pracy. Zatem nie powinien być to e-mail służbowy, bo po zmianie pracy zablokujemy sobie możliwości aktywnego korzystania z systemu cKOB (np. potwierdzania przyjęcia określonej roli). Powinien być to e-mail prywatny, najlepiej na serwerze publicznym, tak aby dla każdego nowego pracodawcy móc zakładać i prowadzić cKOB. Kończąc pracę u danego pracodawcy, przekazujemy cKOB lub rezygnujemy z określonej roli i wówczas ten cKOB „znika” z naszego konta w systemie cKOB.
Jeśli już popełniliśmy ten błąd i założyliśmy konto w systemie cKOB z użyciem e-maila służbowego, to jest jeszcze jedyna droga ratunku – napisać e-maila na adres e budownictwo@gunb.gov.pl z prośbą o zmianę e-maila.
Hasło
Po podaniu e-maila/loginu należy wprowadzić własne, dowolne hasło do sytemu cKOB. I nie byłoby w tym nic nadzwyczajnego, gdyby nie fakt, że hasło wygasa po 30 dniach i trzeba podać nowe hasło. Dla osób często korzystających z systemu cKOB comiesięczna zmiana haseł może być uciążliwa w ich wymyślaniu i zapamiętywaniu (zapisywaniu). System cKOB, jak większość systemów teleinformatycznych, ma opcje postępowania w przypadku zapomnienia hasła, można też zalogować się za każdym razem poprzez węzeł krajowy.
Dokumenty dołączane do cKOB
Do cKOB dołącza się dokumenty – niektóre obligatoryjnie, a niektóre fakultatywnie. Dokumenty mogą być skanami, a mogą też być dokumentami elektronicznymi. Ważne przy ich przygotowywaniu jest to, że ich rozmiar nie może być większy niż 5 MB oraz akceptowane są wyłącznie następujące formaty: .png, .jpg, .zip, .pdf, .tif.
Terminowość
Poprzednie przepisy dotyczące prowadzania książki obiektu budowlanego były niezwykle rygorystyczne w kwestii terminów. Książkę trzeba było założyć w dniu przekazania obiektu do użytkowania, a wpisów dokonywać w dniu zaistnienia okoliczności, dla której wymagane jest dokonanie wpisu. Przepisy były całkowicie nieegzekwowane, stąd książki zakładano po wielu miesiącach czy nawet latach od daty przekazania obiektu do użytkowania, a uzupełnianie wpisów odbywało się nierzadko raz na kilka lat. W nowej rzeczywistości, w cKOB, jest już zupełnie inaczej. Na założenie nowej cKOB jest 30 dni, a na dokonanie wpisu 7 dni. Praktycznie mamy wystarczająco dużo czasu na dokonanie prawem przewidzianych czynności. A co jeśli uchybimy tym terminom? System cKOB pozwoli na założenie cKOB czy też dokonanie wpisu po upływie ustawowych terminów, lecz w systemie będzie zawsze widać, że uchybiliśmy tym terminom.
Dyscyplina formalna
Nowej, cyfrowej książki obiektu budowlanego nie założy się, nie posiadając dokumentów formalnych wykazujących:
- prawo właściciela do nieruchomości, np. wyciąg z księgi wieczystej (wystarczy Dział I-O oznaczenie nieruchomości i Dział II własność) lub inny dokument z którego wynika prawo własności,
- tytuł prawny zarządcy do nieruchomości, a w tym uprawnienie do zakładania i prowadzania cKOB, np. umowa o zarządzanie lub wyciąg z tej umowy, upoważnienie lub pełnomocnictwo od właściciela lub podmiotu mającego tytuł prawny do nieruchomości (np. najemcy lub dzierżawcy),
- pełnomocnictwo dla osoby, która w imieniu właściciela lub zarządcy będzie zakładała cKOB; pełnomocnictwo to nie wymaga żadnej formy szczególnej.
Do cKOB dołącza się albo skany tych dokumentów lub ich egzemplarze podpisane cyfrowo.
Znajomość obiektu budowlanego
Do założenia cKOB należy przygotować sobie podstawowe informacje o obiekcie budowlanym. W zależności od tego, czy zakładamy cKOB dla budynku, czy budowli, system będzie wymagał od nas innych informacji. W przypadku budynków warto wcześniej przygotować sobie informację o jego wysokości (mierzonej do najwyższego miejsca w budynku) i kubaturze. W przypadku budowli będącej obiektem liniowym jej długość.
System cKOB zawiera szereg katalogów podających najbardziej typowe przykłady budynków, obiektów, urządzeń, dokumentacji. Może się zdarzyć, że w tych katalogach nie będzie tego, czego szukamy. Należy jednakże zauważyć, że na końcu katalogu jest pozycja „inne” i w takim przypadku trzeba ją wybrać.
Mapa w systemie cKOB
Zakładając cKOB, należy na mapie w systemie cKOB zaznaczyć nasz obiekt. W takiej sytuacji system sam powinien znaleźć adres naszego obiektu i pod mapą go wpisać. Lecz może zaistnieć kilka sytuacji, gdzie będzie potrzebna nasza „ręczna” korekta, a mianowicie:
- trzeba sprawdzić, czy dane ściągnięte z systemu są zgodne ze stanem faktycznym i ewentualnie ręcznie skorygować adres,
- system może nie znaleźć adresu naszego obiektu, wówczas też trzeba go ręcznie wprowadzić,
- my nie możemy znaleźć na mapie naszego obiektu, wówczas musimy ręcznie wpisać adres w rubrykach pod mapą,
- mapa w systemie cKOB nie przewiduje możliwości zaznaczania obiektów liniowych – w takiej sytuacji proponowałbym wpisanie ewentualnie tylko adresu punktu początkowego dla obiektu liniowego.
Właściwy organ nadzoru
Po wskazaniu adresu obiektu system cKOB podaje właściwy terytorialnie Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego. Jeżeli dla naszego obiektu właściwy jest organ wojewódzki, należy go ręcznie w systemie zmienić. Natomiast nie wszystkie obiekty budowlane podlegają pod nadzór budowlany. Dla niektórych obiektów budowlanych znajdujących się na terenie zakładów górniczych zadania z zakresu nadzoru budowlanego wykonuje Urząd Górniczy. System cKOB tego nie przewiduje i nie można „ręcznie” wprowadzić właściwego organu. Co w takiej sytuacji? Nic, po prostu należy zostawić tak, jak podał system cKOB, bowiem w takiej sytuacji ma zastosowanie art. 65. § 1. Kodeksu postępowania administracyjnego, stanowiący, ze jeżeli organ administracji publicznej, do którego podanie wniesiono, jest niewłaściwy w sprawie, niezwłocznie przekazuje je do organu właściwego. Czyli wskazany w cKOB Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego przekaże sprawę do właściwego Urzędu Górniczego.
Zapisywanie danych w systemie cKOB
Póki w systemie cKOB nie zaakceptujemy wpisanych informacji przyciskiem „załóż”, „dodaj wpis” itp., wprowadzone dane nie są zapisywane jako wersja robocza i nie zostaną zachowane. Przyciśnięcie czerwonego kołeczka z trzema białymi strzałkami („powrót do poprzedniego widoku”) powoduje utratę wprowadzanych danych.
Interesariusze
Interesariusze to osoby fizyczne, które mają prawo do przeglądania cKOB i dokonywania wpisów w cKOB w zakresie swoich uprawnień, np. może być to osoba uprawniona do prowadzenia książki lub osoba wykonująca okresowe kontrole stanu technicznego obiektu budowlanego. Celem wprowadzenia osoby, aby stała się interesariuszem w określonej cKOB, należy podać jej imię, nazwisko i adres e-mail. No właśnie, ten e-mail, który jest lub będzie owym loginem w systemie cKOB, o czym pisałem już wcześniej. I zanim wyślemy zaproszenie do takiej osoby, należy upewnić się, czy dana osoba posiada już konto w systemie cKOB i jaki jest jej adres e-mail będący owym loginem do tego systemu, a jeśli nie posiada konta w tym systemie, to zanim je założy, warto ją poinformować, że ów e-mail stanie się jej stałym, niejako dożywotnim loginem w tym systemie. Bowiem w sytuacji, gdy wyślemy zaproszenie na inny adres e-mail niż jest lub będzie podany w systemie, system zawiesza się i blokuje możliwości dodania tej osoby jako interesariusza. Wprawdzie po pewnym czasie system „odwiesza się”, ale w moim przypadku trwało to około pół roku.
Platforma teleinformatyczna cKOB jest przygotowana bardzo przyjaźnie i generalnie jest bardzo intuicyjna. Jak młody produkt myśli informatycznej nie jest pozbawiona drobnych defektów, jednak absolutnie nie deprecjonują one bardzo dobrego produktu, jakim jest cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego. W odróżnieniu od poprzedniej, „papierowej” książki, prowadzenie cyfrowej wersji według nowych przepisów jest łatwe i przyjemne.
Michał Substyk
zarządca nieruchomości
fot. Pixabay