Każdy pracodawca zwraca uwagę na sprawne funkcjonowanie swojej organizacji, a także na jak najlepsze wyniki finansowe. W celu ich osiągnięcia stawia określone wymogi, opracowuje standardy i procesy pomagające lepiej zarządzać organizacją. Skupiając się na właściwym zarządzaniu firmą, osiąganiu zysków finansowych, niekiedy zapomina się o konieczności zapewnienia bezpiecznych warunków pracy. Mimo że są określone wymogi prawne, w wielu przypadkach pracodawcy postrzegają je jako gąszcz przepisów i miewają trudności z ich wdrożeniem. W związku z tym postrzegają BHP jako dodatkowe obciążenie. Żaden z pracodawców nie chce jednak, aby jego pracownicy ulegali wypadkom przy pracy, ale brak zasobów, czasu i środków finansowych często utrudnia podjęcie działań poprawiających bezpieczeństwo.

W sytuacji, gdy bhp jest jedynie ciężarem dla organizacji, najwyższe kierownictwo niechętnie angażuje się w budowanie kultury bezpieczeństwa. Pojawia się zatem pytanie: czy istnieje sposób na zmniejszenie tego „kosztu”, a zarazem osiągnięcie wymaganego poziomu bezpieczeństwa?

Odpowiedzią mogą być działania poprawiające bezpieczeństwo, ale w bardziej efektywny sposób. Pracownicy służby BHP większą część swojego czasu poświęcają czynnościom takim jak: wykonywanie audytów, badanie wypadków i zdarzeń potencjalnie wypadkowych, szkolenia, uzupełnianie wymaganej dokumentacji, tworzenie prezentacji i prowadzenie różnego rodzaju statystyk. Z punktu widzenia osób zajmujących się bezpieczeństwem w firmie są to działania niezwykle ważne, natomiast dla osób zajmujących się zadaniami operacyjnymi to działania, które nie przynoszą wprost zysku dla firmy. Biorąc pod uwagę z jednej strony zwiększenie produktywności i przychodów organizacji, a z drugiej troskę o bezpieczeństwo pracowników, należy znaleźć rozwiązania, które będą skuteczne i wydajne z obu perspektyw.

Metoda 5S jest narzędziem, które służy ciągłemu doskonaleniu – zgodnie z koncepcją lean. Chociaż w przeważającej mierze z podejściem lean management spotykamy się w branżach produkcyjnych, coraz częściej z powodzeniem znajduje zastosowanie również w branżach usługowych i sektorze administracji.

Co oznacza 5S?

Zacznijmy od definicji metody 5S. Nazwa 5S pochodzi od pierwszych liter pięciu japońskich słów:

1. SEIRI (selekcja, porządek),
2. SEITON (systematyka, organizacja),
3. SEISO (sprzątanie, czystość),
4. SEIKETSU (schludność, utrzymanie czystości),
5. SHITSUKE (samodyscyplina, przestrzeganie wszelkich zasad).

Narzędzia 5S często używa się, kiedy chcemy wprowadzić porządek i dobrą organizację na stanowiskach pracy. Jednak 5S to o wiele więcej niż tylko „sprzątanie”. Dzięki następującym krokom: sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja, samodyscyplina – mamy wpływ na zmniejszenie zagrożeń w miejscu pracy. Z wdrożenia 5S płyną korzyści takie jak większa wydajność, redukcja stresu, wyższa jakość pracy i mniejsza liczba wypadków, a to wszystko dzięki minimalizacji bądź całkowitej eliminacji zagrożeń.

Niekiedy można spotkać się z pojęciem 6S, które powstało  przez dodanie kolejnego S – SAFETY (bezpieczeństwo). Niezależnie od tego, czy nasze podejście nazwiemy 5S, czy 6S, wdrożenie kolejnych zasad: selekcji (pozostawienia tylko niezbędnych przedmiotów na stanowisku pracy), systematyki (przypisania danych przedmiotów właścicielom), sprzątania (robienia porządków), standaryzacji (ustalenia określonych procedur i standardów), samodyscypliny (wyrobienia nawyku dbania o porządek przez każdego pracownika) – sprawi, że troska o bezpieczne wykonywanie pracy stanie się czymś naturalnym. Przestrzeganie zasad 5S jest jednym ze sposobów, w jaki lean management może pomóc w ciągłym doskonaleniu, poprawie wydajności i zapewnieniu bezpiecznego i komfortowego środowiska pracy.

5S w praktyce

Jak metodę 5S wykorzystać do poprawy bezpieczeństwa? Tłumaczymy krok po kroku.

1.S – na etapie „sortowania” powinniśmy określić, co będzie nam potrzebne do wykonywania pracy. Przedmioty zbędne, z których nie będziemy już korzystać, powinniśmy usunąć, a pozostawić te, które będą wykorzystywane. Rzeczy, które prawdopodobnie będą stosowane, powinny zostać oznaczone wraz z określeniem terminu przechowywania. Podczas tego etapu powinniśmy zadać kilka pytań. Czy dana rzecz jest potrzebna? Jeżeli tak, to w jakiej ilości? Jeżeli potrzebna, to czy ma się znajdować w tym miejscu? Jak często jej używamy? Co może z nią zrobić, jeżeli jest niepotrzebna? Zapewne niejednokrotnie widzieliśmy w miejscu pracy niedziałającą drukarkę, z której nikt nie korzysta, a utrudnia ona przejście i niekiedy znajdujący się za nią przewód stwarza ryzyko potknięcia, a w konsekwencji upadku pracownika.

2.S – „systematyka”, czyli określenia wyznaczonych miejsc dla przedmiotów, które powinny znajdować się w miejscu pracy. Dopiero potem możemy przejść do kroku 3, czyli „sprzątania”. Na tym etapie usuwamy zanieczyszczenia oraz odpady z miejsca pracy. Dążymy do zapewnienia czystości w zakładzie, gdzie wszyscy będą chętnie pracować. Dokonujemy przeglądu sprzętów i warunków pracy. Dzięki temu można wykryć nieprawidłowości w funkcjonowaniu maszyn oraz instalacji, a zatem minimalizować prawdopodobieństwo wystąpienia wypadku przy pracy.

Przechodzimy do etapu 4, czyli ,,standaryzacji”, a zatem ustalenia modelowych standardów i procedur w celu utrzymania pierwszych 3S. Wreszcie etap 5 – czyli ,,samodyscyplina i samodoskonalenie”.

Wdrożenie sprawnie funkcjonującej metody 5S nie polega na jednorazowym zrywie, ale na stworzeniu nawyku dbania oraz ciągłego optymalizowania swojego miejsca pracy. Aby to osiągnąć, ważnym czynnikiem jest ciągłe propagowanie systemu 5S, np. poprzez szkolenia przedstawiające zalety czystego i uporządkowanego miejsca pracy. Audyty, które powinny odbywać się co jakiś czas, analizują, czy stanowiska są utrzymywane w odpowiednim stanie. Dobrym sposobem na promowanie 5S jest premiowanie za spełnianie standardów i pracowanie nad ich ulepszeniem. Do tych celów można także wykorzystać tablice informacyjne przedstawiające działania usprawniające i ich rezultaty.

Utrzymanie wprowadzonych zmian

W całym projekcie bardzo ważne są wszelkie narzędzia wspierające utrzymanie wypracowanych zmian, np. tablica 5S, tabela oceny wdrożenia zasad 5S (wyniki audytu), zdjęcia z etapu „0.S” i stanu „po”, dostępne wyniki audytów 5S, wyróżnienia, hasła 5S, plakaty 5S, biuletyny 5S, mapy 5S, instrukcje kieszonkowe z definicjami, wizyty w innych działach, wizyty w innych firmach. Przykładowe hasła do wykorzystania w projekcie: „Praca łatwiejsza i przyjemniejsza dzięki 5S”, „Pracuj łatwiej, a nie ciężej”, „Usuwaj zbędne rzeczy ze stanowiska pracy”, „Odkładaj na standardowe miejsce”, „Wszystko ma swoje miejsce”, „Nie szukaj winnych, tylko źródła problemu”, „Sprzątanie to przegląd”.

***

Skuteczne zastosowanie metody 5S może przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy, w związku z tym do minimalizacji liczby wypadków przy pracy. Metoda 5S nie pociąga za sobą dużych nakładów finansowych, ale wymaga pracy od wszystkich osób zaangażowanych w poprawę bezpieczeństwa.

Agnieszka Kuźmicka

ekspert BHP