Decyzje o zmianie przez współwłaścicieli administratora lub zarządcy nieruchomości są sprawą powszechną. Zazwyczaj odbywa się to w spokojnej atmosferze, a oba podmioty, tj. przekazujący i przyjmujący, dochowują należytej staranności. Zdarzają się jednak wyjątki od tej zasady. Istnieją w polskim prawie narzędzia, dzięki którym w przypadku nie wydania dokumentacji będzie można ją odzyskać.
Zarządca przejął kilka wspólnot mieszkaniowych od konkurencyjnej firmy. Przejęcie nastąpiło w kwietniu 2021 r. i mimo usilnych starań poprzedni administrator nie przekazał dokumentów źródłowych w postaci faktur za 2021 r. oraz sprawozdań finansowych za 2020 r. Skończył się rok obrachunkowy i możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych za 2021 r. Jakie środki prawne możemy zastosować, aby odzyskać dokumenty?
Obowiązek wydania dokumentów
Wspólnoty mieszkaniowe najczęściej zawierają umowy o zarządzanie (administrowanie) nieruchomością wspólną z podmiotem trzecim, profesjonalnym administratorem lub zarządcą nieruchomości. Decyzje o zmianie przez współwłaścicieli administratora lub zarządcy nieruchomości są sprawą powszechną. Zazwyczaj odbywa się to w spokojnej atmosferze, a oba podmioty, tj. przekazujący i przyjmujący, dochowują należytej staranności. Niestety zdarzają się również sytuacje, w których dotychczasowy administrator lub zarządca nie kwapi się z wydaniem należących do wspólnoty mieszkaniowej dokumentów lub też zakończenie obowiązywania umowy o zarządzanie (administrowanie) odbywa się w ostrym konflikcie. Wskutek czego przez miesiące nowy administrator lub zarządca nie może uzyskać potrzebnej mu dokumentacji do wykonywania na rzecz wspólnoty mieszkaniowej usług. Wspólnoty nie są na szczęście w takiej sytuacji bezsilne. Istnieją w polskim prawie narzędzia, dzięki którym w przypadku nie wydania dokumentacji będzie można ją odzyskać. Instrumenty te oparte są w przepisach prawa cywilnego, ale i karnego, co z kolei dla dotychczasowego administratora lub zarządcy może nieść poważne konsekwencje.
W związku upływem terminu (lub okresu wypowiedzenia), na jaki umowa z aktualnym administratorem lub zarządcą nieruchomości została zawarta, dotychczasowy administrator lub zarządca powinien wszystkie dokumenty wspólnoty przekazać zarządowi wspólnoty mieszkaniowej lub wskazanemu przez niego podmiotowi (zazwyczaj to będzie nowy administrator lub zarządca nieruchomości). Dokumentacja związana z działalnością wspólnoty mieszkaniowej z reguły obejmuje następujące sfery jej działania, tj. statutowo-organizacyjną, techniczną, finansową, prawną i administracyjną. Najważniejszymi składowymi dokumentacji jest projekt budowlany obiektu, pozwolenie na budowę, protokoły powykonawcze, protokół odbioru obiektu, decyzja dopuszczająca obiekt do użytkowania, książka obiektu budowlanego wraz z protokołami z przeglądów okresowych, dokumenty rejestrowe wspólnoty mieszkaniowej oraz najważniejsze umowy (wodociągi, przedsiębiorstwo ciepłownicze czy też bank).
Protokolarne przekazanie
Obowiązek wydania dotyczy wszystkich dokumentów (oryginałów lub kopii), które dotyczyły danej wspólnoty, a w których posiadanie wszedł przekazujący. Pamiętać jednak należy, że wydaniu nie muszą podlegać dokumenty, które zostały zgodnie z obowiązującymi przepisami zniszczone (np. faktury po upływie odpowiedniego czasu). Przekazanie odbywa się zazwyczaj protokolarnie, tj. przekazujący dokonuje szczegółowego opisu tego, co zamierza przekazać, natomiast odbierający to sprawdza i potwierdza podpisem na protokole. W praktyce punktem wyjścia jest dokument, w którym to opisano, jakie dokumenty przekazujący – w chwili rozpoczęcia świadczenia usług – otrzymał (to także zazwyczaj jest protokół zdawczo-odbiorczy) od władającego nimi poprzednio.
Przekazanie dokumentacji, opóźnianie tego faktu lub brak kompletu dokumentów pozwala na podjęcie kroków prawnych wobec zobowiązanego do ich wydania. Wspólnota w pierwszej kolejności powinna wezwać zarządcę, wyznaczając mu termin na przekazanie, a w przypadku bezskuteczności tych działań może sprawę skierować na drogę postępowania sądowego, tj. wystąpić z powództwem o nakazanie wydania dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej. Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 28 września 2017 r. (sygn. akt I ACa 220/17) wskazał, że podstawę prawną dochodzonego w takiej sprawie roszczenia stanowi art. 222 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93), zgodnie z którym właściciel może żądać od osoby, która włada faktycznie jego rzeczą, ażeby rzecz została mu wydana, chyba że osobie tej przysługuje skuteczne względem właściciela uprawnienie do władania rzeczą.
Uregulowane w tym przepisie roszczenie (tzw. roszczenie windykacyjne) służy ochronie prawa własności i przysługuje właścicielowi w stosunku do osoby, która bez tytułu prawnego jest w posiadaniu przedmiotu stanowiącego własność innej osoby. Roszczenie windykacyjne ma charakter obiektywny, dlatego też dla jego uwzględnienia wystarczające jest ustalenie, że wspólnota mieszkaniowa jest właścicielem opisanych w pozwie ruchomości. Wspólnocie służy zatem materialna legitymacja czynna do zgłoszenia roszczenia windykacyjnego przeciwko poprzedniemu administratorowi lub zarządcy, który mimo braku uprawnień włada rzeczą cudzą (w tym przypadku przetrzymuje dokumentację wspólnoty mieszkaniowej). Egzekucji wyroku dokonuje rzecz jasna komornik.
Jednakże do złożenia w sądzie powództwa należy podejść racjonalnie. Otóż w mojej ocenie błędem byłoby wnoszenie powództwa do sądu o wydanie dokumentów, które obecny zarząd czy zarządca może pozyskać we własnym zakresie, np. wyciągów bankowych. Dokument taki wspólnota może bowiem sama pozyskać, zwracając się do banku, w którym prowadzony jest jej rachunek bankowy. Bezzasadne byłoby też żądanie wydania dokumentu, który nigdy nie został w trakcie pracy poprzedniego administratora bądź zarządcy nieruchomości stworzony w ramach dokumentów wspólnoty lub którego się nie archiwizuje. Podejmując zatem decyzję o skierowaniu sprawy do sądu, należy się kierować przede wszystkim zdrowym rozsądkiem.
Roszczenie o naprawienie szkody
Jednocześnie wspólnocie, jeżeli nie zostaną wydane należące do niej dokumenty, będzie przysługiwało roszczenie o naprawienie szkody spowodowanej bezprawnym działaniem dotychczasowego zarządcy. Wspólnota musi w tym czasie podjąć działania celem bieżącego funkcjonowania i odtworzenia treści tej dokumentacji, co jest procesem nie tylko żmudnym i długotrwałym, ale też kosztownym. Wspólnota jest uprawniona domagać się od dotychczasowego zarządcy zwrotu kosztów poniesionych w związku z powyższymi działaniem. A zatem w przypadku, o którym już wspomniałem, jeżeli wspólnota będzie musiała zapłacić za wydruki bankowe, wówczas kosztów tych będzie można dochodzić od administratora lub zarządcy, który uchylał się z ich wydaniem.
Odpowiedzialność karna
Finalnie najdotkliwszą konsekwencją dla opornego administratora lub zarządcy nieruchomości jest odpowiedzialność karna, jaka może go spotkać. Otóż zgodnie z art. 276 ustawy z 19 kwietnia 1969 r. – Kodeks karny (Dz.U. z 1969 r. Nr 13 poz. 94 ze zm.) kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. A zatem zarządca, który nie wyda dokumentów wspólnoty mieszkaniowej, może zostać pociągnięty również do odpowiedzialności karnej. Bardzo często poinformowanie w wezwaniu do wydania dokumentów o takiej konsekwencji wpływa mobilizująco na nierzetelnego administratora lub zarządcę. Widmo odwiedzania prokuratury, a potem sądu, zwłaszcza w roli podejrzanego, a potem oskarżonego, przemawia – w mojej ocenie – do wyobraźni każdego. Ponadto, jeżeli informacja taka rozejdzie się po „rynku”, wówczas trudno będzie temu administratorowi lub zarządcy konkurować z innymi.
Sprawność działania
Szybkie odzyskanie przez wspólnotę mieszkaniową dokumentacji jest konieczne. Raz, bo trzeba zabezpieczyć prawidłowe funkcjonowanie wspólnoty, a dwa, aby uniknąć przewidzianych prawem konsekwencji. Otóż zgodnie z art. 93 pkt. 9 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz.U. z 1994 r. Nr 89 poz. 414 ze zm.), ten kto nie spełnia obowiązku przechowywania dokumentów, związanych z obiektem budowlanym lub prowadzenia książki obiektu budowlanego, podlega karze grzywny. Stosownie do art. 29 ust. 1b ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2020 r. poz. 1910, dalej: uwl) zarząd lub zarządca, któremu zarząd powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 uwl, jest obowiązany sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego) w imieniu wspólnoty mieszkaniowej, przechowywać dokumentację techniczną budynku oraz prowadzić i aktualizować spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej. A zatem zwłoka w tym zakresie może nieść spore niebezpieczeństwo dla nowego administratora lub zarządcy nieruchomości.
Podsumowując, należy podkreślić, że administrator lub zarządca, niezwłocznie po rozwiązaniu z nim umowy, powinien całą istniejącą dokumentację przekazać zarządowi lub kolejnemu zarządcy. W przypadku wystąpienia z tym problemów wspólnota ma szereg instrumentów, aby zadbać o swój interes. Niestety realizacja każdego z nich nie jest szybka i łatwa. W mojej ocenie lepiej nie zwlekać i nie czekać aż do rozstrzygnięcia sądu, tylko odtworzyć to, co się da, np. dokumentację finansową na podstawie informacji z banku, czy choćby kserokopię akt z sądu w sprawach dłużników. Jak już wspomniałem, kosztów tych będzie można również dochodzić przed sądem. Natomiast efektem podjętych działań będzie zabezpieczenie „w miarę normalnego” funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej.
Magdalena Szczepańska
radca prawny