Odmowa złożenia przez przewodniczącego podpisu pod protokołem z zebrania nie pociąga za sobą jakichkolwiek skutków. Protokół może podpisać zarząd z adnotacją o odmowie złożenia podpisu przez przewodniczącego, z podaniem przyczyny tej decyzji, jeśli jest ona znana.
Podczas zebrania wspólnoty właściciele powołali na przewodniczącego jednego z mieszkańców, który prowadził zebranie i jednocześnie włączał się do dyskusji, nie przestrzegając ustalonego porządku. Doprowadziło to do niepotrzebnego zamieszania, a w konsekwencji przegłosowano tylko dwie z trzech uchwał. Przewodniczący zebrania nie chce podpisać jednej z przegłosowanych uchwał dotyczących absolutorium i protokołu z zebrania. Co w takim wypadku ma zrobić zarząd?
Brak formalnych wymagań
Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2021 r. poz. 1048; dalej: uwl) nie zawiera żadnych zapisów dotyczących kwestii formalnych i organizacyjnych związanych z przebiegiem zebrania właścicieli lokali. Tak więc należy uznać, iż ustawodawca pozostawił decyzje w tym zakresie samym wspólnotom, które mogą podjąć odpowiednią uchwałę np. w postaci regulaminu przebiegu zebrań lub kierować się zwyczajem miejscowym. W związku z powyższym nie jest prawnie obligatoryjne ani powoływanie przewodniczącego zebrania (zebranie może prowadzić zarząd lub jeden z jego członków), ani sporządzanie protokołu z zebrania (choć jest to zdecydowanie zalecane ze względu na przymiot niezaprzeczalności przebiegu zebrania, zgłaszanych wniosków, postulatów itp.). Tak więc odmowa złożenia przez przewodniczącego podpisu pod protokołem z zebrania nie pociąga za sobą jakichkolwiek skutków. Protokół może ewentualnie podpisać zarząd z adnotacją o odmowie złożenia podpisu przez przewodniczącego, z podaniem przyczyny tej decyzji, jeśli jest ona znana.
Decyzja wspólnoty
Natomiast rodzaj dokumentów potwierdzających przyjęcie na zebraniu określonej uchwały zależą od decyzji wspólnoty i sposobu oddawania głosów. Jeśli np. głosowano poprzez podpisywanie listy dołączonej do uchwały, to wystarczającym potwierdzeniem będzie sama ta lista z podsumowaniem liczby udziałów lub w szczególnych, przewidzianych w art. 23 ust. 2, 2a i 2b uwl, przypadkach głosów, które padły za i przeciw. Jeśli zaś np. głosowano przez podniesienie ręki, a nie sporządzano protokołu z całości przebiegu zebrania, to komisja skrutacyjna (jeśli została powołana), przewodniczący zebrania lub zarząd mogą sporządzić protokół z samej czynności głosowania. Zgodnie z art. 23 ust. 1 uwl każda uchwała może zostać podjęta na zebraniu (jeśli zagłosuje za nią większość wszystkich, a nie tylko obecnych na zebraniu, właścicieli lokali), bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd; uchwała może też być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, a częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania. W związku z tym pod uchwałą, która nie została przegłosowana na zebraniu, zarząd powinien zebrać głosy od właścicieli w tzw. trybie obiegowym. Należy też pamiętać, że o ile o treści i fakcie przyjęcia uchwały przegłosowanej na zebraniu zarząd nie musi powiadamiać właścicieli (także tych, którzy na zebraniu nie byli obecni), to o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu (także ten, który był obecny na zebraniu) musi zostać powiadomiony przez zarząd na piśmie (art. 23 ust. 3 uwl).
Piotr Wajs