Pytanie. W związku z wyodrębnieniem ze spółdzielni mieszkaniowej kilku wspólnot mieszkaniowych konieczne jest rozliczenie kosztów poniesionych wcześniej na obsługę ich nieruchomości. Dotyczy to m.in. kosztów znaczków pocztowych, opłat skarbowych od pełnomocnictw, opłat bankowych oraz ubezpieczenia majątkowego. Czy przeniesienie tych kosztów na wspólnoty mieszkaniowe należy udokumentować fakturą, czy notą księgową?
Odpowiedź. Jeżeli wskazane wydatki zostały poniesione przez spółdzielnię mieszkaniową w imieniu i na rzecz wspólnot mieszkaniowych oraz ujęte przejściowo w ewidencji dla celów podatku VAT, ich zwrot nie podlega opodatkowaniu na podstawie art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, wobec czego powinien zostać udokumentowany notą księgową, a nie fakturą.
Uzasadnienie. Celem tzw. refakturowania jest przeniesienie poniesionych kosztów przez jeden podmiot na inny podmiot, który z danych usług/towarów faktycznie korzystał, pomimo że podmiot odsprzedający danej usługi/towaru nie wykonał. Tzw. refaktura jest więc zwykłą fakturą wystawioną przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym sprzedawcą a rzeczywistym nabywcą. Dotyczy to sytuacji, w której podatnik kupuje usługę (towar), a następnie w stanie nieprzetworzonym odsprzedaje ją swojemu kontrahentowi. Zatem refaktura dokumentuje odsprzedaż zakupionych wcześniej towarów lub usług, a czynność taka podlega opodatkowaniu według stawek właściwych dla odsprzedawanych towarów lub usług.
Podmiot, który nabywa usługę lub towar we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej, jest dla celów VAT traktowany najpierw jako nabywca, a następnie jako sprzedawca. Przeniesienie kosztów na inny podmiot stanowi zatem świadczenie usługi lub dostawę towaru w tym samym zakresie. Dotyczy to również sytuacji, gdy podatnik sam nie wykonuje świadczenia, lecz uczestniczy w nim poprzez jego odsprzedaż. W konsekwencji powinien opodatkować tę czynność na zasadach właściwych dla danej usługi lub towaru oraz udokumentować ją fakturą.
Stosownie do art. 29a ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. nr 54 poz. 535; dalej: ustawa o VAT), do podstawy opodatkowania nie wlicza się kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków, które podatnik poniósł w imieniu i na rzecz tego nabywcy lub usługobiorcy, a następnie ujął je przejściowo w prowadzonej ewidencji podatkowej. Oznacza to, że zwrot takich wydatków nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, jeżeli podatnik działał w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy. Warunkiem zastosowania tego wyłączenia jest jednak posiadanie dokumentów potwierdzających rzeczywistą wysokość poniesionych wydatków. Dokumenty te powinny być wystawione na nabywcę lub usługobiorcę, w którego imieniu i na rzecz którego podatnik poniósł dany wydatek.
Podstawowym warunkiem zastosowania wyłączenia określonego w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT jest działanie podatnika w imieniu i na rachunek nabywcy lub usługobiorcy. Jednak do zastosowania tej regulacji prawnej (zarówno krajowej, jak i unijnej) niezbędne jest poniesienie przez podatnika wydatków w imieniu i na rzecz usługobiorcy (zaksięgowanych na koncie przejściowym). Zatem jeżeli opłaty te zostały ujęte przejściowo w prowadzonej ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku VAT, to zwrot przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz spółdzielni mieszkaniowej opłat z tytułu znaczków pocztowych, opłat skarbowych z tyt. pełnomocnictw urzędowych, opłat bankowych oraz kosztów związanych z polisą ubezpieczenia majątkowego nieruchomości – nie podlega podatkowi VAT. Tym samym nie ma podstaw do dokumentowania tych czynności fakturą. Właściwe wydaje się ich udokumentowanie nota księgową.
Marcin Szymankiewicz
doradca podatkowy
