Regulamin windykacji wspólnoty mieszkaniowej nie może w sposób blankietowy i nieprzewidywalny przerzucać na właściciela lokalu kosztów działań windykacyjnych, obsługi prawnej oraz postępowań sądowych. Właściciel musi wiedzieć, jakie koszty mogą go obciążyć, na jakiej podstawie są ustalane i czy nie powielają rozstrzygnięcia sądu.
Wspólnota przyjęła uchwałą regulamin windykacji, który określał zasady dochodzenia należności od właścicieli lokali zalegających z opłatami związanymi z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, mediami, funduszem remontowym, funduszami celowymi oraz innymi opłatami wynikającymi z uchwał wspólnoty. Wprowadzał on stopniowaną procedurę windykacji przedsądowej, uzależnioną od wysokości zadłużenia. Szczegółowo określał też sposób doręczania korespondencji windykacyjnej, przewidując w pierwszej kolejności kontakt drogą elektroniczną, a w przypadku wezwań do zapłaty i wezwań przedsądowych – wysyłkę listem poleconym na znany wspólnocie adres korespondencyjny dłużnika. Wszystkie koszty związane z prowadzeniem windykacji przedsądowej, postępowań sądowych oraz egzekucyjnych, w tym obsługi kancelarii prawnej, zastępstwa procesowego, stawiennictwa pełnomocników, delegacji, opłaty pocztowe i kurierskie, zostały w całości przerzucone na dłużnika. Regulamin przewidywał również doliczenie do kosztów obciążających dłużnika podatku VAT.
Sąd uznał, że regulamin budzi zasadnicze zastrzeżenia z punktu widzenia ochrony interesów właścicieli lokali, przewiduje bowiem obciążenie ich kosztami działań windykacyjnych w sposób nieuprawniony, nieprecyzyjny i blankietowy. Z treści regulaminu nie wynikała wysokość ani zasady ustalania kosztów, jakie miałyby zostać nałożone na członka wspólnoty, w szczególności kosztów monitów czy innych czynności podejmowanych przez wspólnotę czy na zlecenie wspólnoty. Kilkakrotnie odwoływał się on też do umowy zawartej przez wspólnotę z kancelarią prawną, jednak treść tej umowy nie stanowiła elementu uchwały, którą regulamin został przyjęty. Rozwiązanie to, w ocenie sądu, w istocie przerzucało na właścicieli lokali ryzyko gospodarcze związane z decyzjami zarządu w zakresie wyboru kancelarii prawnej oraz warunków umownych współpracy. Regulamin odwoływał się do nieznanych i zmiennych postanowień umowy z kancelarią, pozostawiając zarządowi swobodę w kształtowaniu wysokości i zakresu kosztów, które następnie mogły być automatycznie przerzucone na właścicieli objętych windykacją. Takie ukształtowanie relacji prowadzi do naruszenia zasady lojalnego i transparentnego zarządzania nieruchomością wspólną, a przez to do naruszenia interesów indywidualnych właścicieli lokali, gdyż właściciel nie może ponosić konsekwencji decyzji, na które nie ma wpływu, a których skutków finansowych nie jest w stanie przewidzieć ani zweryfikować.
Wątpliwości sądu wzbudził też przewidziany w dokumencie mechanizm obciążania właściciela kosztami działań kancelarii również w sytuacji skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. W razie uwzględnienia powództwa wytoczonego przeciwko właścicielowi lokalu o zapłatę zaległych należności, zgodnie z zasadą odpowiedzialności za wynik procesu wspólnocie przysługiwać miał zwrot kosztów procesu, w tym zastępstwa procesowego. Regulamin nie rozstrzygał jednak, czy w takiej sytuacji właściciel miałby ponosić dodatkowe koszty windykacyjne niezależnie od kosztów zasądzonych w wyroku, czy też ponad zasądzone koszty, w razie zasądzenia przez sąd kwoty niższej niż naliczona wspólnocie przez kancelarię prawną. Nie uwzględniał też tego, że sąd może nie zastosować zasady odpowiedzialności za wynik procesu i odstąpić od obciążania właściciela lokalu obowiązkiem zwrotu kosztów postępowania poniesionych przez wspólnotę. Brzmienie jego zapisów sugerowało, że w takiej sytuacji, wbrew decyzji sądu, właściciel lokalu i tak miałby zostać obciążony owymi kosztami.
Co więcej, regulamin nie uwzględniał tego, że postępowanie może wygrać właściciel lokalu, na przykład z uwagi na przedawnienie roszczeń wspólnoty. W takiej sytuacji, pomimo wygranej, w świetle analizowanego regulaminu i tak miałby uiścić na rzecz wspólnoty równowartość poniesionych przez nią kosztów obsługi prawnej. Sposób zredagowania jego zapisów windykacji w powyższym zakresie prowadził zatem do realnego ryzyka podwójnego obciążenia właściciela tymi samymi kosztami albo do obciążania go kosztami, które nie znalazły odzwierciedlenia w rozstrzygnięciu sądowym.
W ocenie sądu, opisane wątpliwości oznaczały naruszenie interesów właścicieli lokali w rozumieniu art. 25 ust. 1 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2021 r. poz. 1048). Interes ten nie ogranicza się bowiem wyłącznie do interesu majątkowego rozumianego wąsko, lecz obejmuje również prawo do jasnych, jednoznacznych i przewidywalnych reguł obciążania kosztami oraz ochronę przed arbitralnym kształtowaniem obowiązków finansowych przez organy wspólnoty.
Co więcej, regulamin, który wprowadzał niejasne, niedookreślone i potencjalnie kumulatywne obciążenia finansowe, nie może zostać uznany za zgodny z zasadami prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną. Uchwała sformułowana w sposób budzący istotne wątpliwości interpretacyjne narusza bowiem zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną i już choćby z tego tylko powodu podlega uchyleniu.
Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 4 listopada 2025 r., sygn. akt I C 846/24
Oprac. PB
