Koniec trzeciego etapu wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych w przedsiębiorstwach powoli dobiega końca. Warto zatem podsumować, kiedy w związku z wdrożeniem PPK przedsiębiorca naraża się na roszczenia ze strony pracowników. Jak wdrożyć PPK z sukcesem i uniknąć zagrożeń?
Za sprawą tzw. tarczy antykryzysowej nowy termin dla firm zatrudniających od 50 do 249 osób został zrównany z ostateczną datą wdrożenia PPK przez przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Z odroczenia skorzystało ponad 70 proc. firm, które latem miały przekazać pierwsze środki uczestników PPK na specjalistyczne fundusze inwestycyjne. Dziś mamy aż 80 tysięcy przedsiębiorstw, które do 27 października 2020 r. muszą bezwzględnie podpisać umowę o zarządzanie PPK z jedną z wybranych instytucji. Został miesiąc na przeprowadzenie całego procesu przygotowawczego i wdrożeniowego. Powstaje zatem pytanie, czy działy personalne i kadry mogą liczyć na pomoc instytucji finansowych?
W większości instytucji zarządzających brakuje rąk do pracy nad projektem PPK. Gracze z największym rynkowym doświadczeniem w podobnych programach mają nadmiar klientów z pierwszego i drugiego etapu PPK. Skomplikowane procedury i niejasne przepisy kierują przedsiębiorców do swoich brokerów w poszukiwaniu wsparcia. Nie tylko pracodawcy liczą na pomoc brokerów przy czynnościach wdrożeniowych. Także podmioty oferujące zarządzanie PPK oczekują znacznego wsparcia od swoich partnerów.
Mało czasu – dużo pracy
Czasu pozostało mało, a pracy należy wykonać mnóstwo – od wyłonienia najlepszego oferenta, przez przygotowanie spersonalizowanych pakietów informacyjnych dla pracowników i zebranie deklaracji od uczestników, po uzupełnienie wszystkich danych potrzebnych do otwarcia rachunków PPK i przygotowania systemów kadrowo-płacowych do obsługi właściwych procesów.
Podmioty zobowiązane do utworzenia PPK korzystają z naszej pomocy od samego początku procesu wdrożenia. Przeprowadzamy identyfikację wszystkich potrzeb w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Wspólnie z pracodawcą budujemy strategię, która będzie odzwierciedlać rolę PPK w zakładzie pracy, oraz pomagamy przy ustaleniu budżetu potrzebnego na finansowanie wpłat do programu. Dogłębnie analizujemy oferty instytucji finansowych oraz sporządzamy raporty obrazujące ich doświadczenie na rynku, a także efektywność w zarządzaniu aktywami.
Nasi klienci otrzymują dostęp do narzędzi wzmacniających wizerunek pracodawcy oraz satysfakcję pracowników. Dostarczamy pakiet narzędzi umożliwiających przeprowadzenie procesu w sposób spełniający warunki ustawy oraz wymagania uczestników wdrożenia. Za sprawą czytelnej i zrozumiałej komunikacji z pracownikami w łatwy sposób pomagamy pracodawcy wywiązać się z obowiązku przeprowadzenia kampanii informacyjnej.
Jesteśmy także przygotowani do organizacji i przeprowadzenia szkoleń dla pracowników w siedzibie firmy. Jako profesjonaliści nie lekceważymy żadnego etapu wdrożenia. Dzięki temu eliminujemy błędy w procesie wyboru instytucji finansowej i wykluczamy niepożądane skutki w przyszłości. Wśród naszych specjalistów znajdują się licencjonowani brokerzy, radcy prawni, informatycy i konsultanci biznesowi, którzy są dostępni dla naszych partnerów. Wszystkie te czynniki wpływają na zadowolenie pracowników, jakość funkcjonowania programu PPK w przedsiębiorstwach, dając poczucie, że podjęte decyzje nie niosą za sobą ryzyka.
Pracodawcy, którzy woleliby sami przeprowadzić większość procesów wdrożeniowych, mogą ograniczyć się do zakupu przygotowanego przez nas „Raportu PPK” zawierającego analizę wszystkich instytucji w oparciu o ustawowe determinanty. Raport przygotowany przez rynkowych ekspertów zabezpiecza pracodawcę przed ryzykiem roszczeń pracowników w przyszłości, a jego cena zaczyna się od 2 tys. zł.
Jak wdrożyć PPK bez ryzyka?
Istotne jest, żeby przedsiębiorcy uświadomili sobie, jak trudne i ryzykowne jest wyznaczenie podmiotu zarządzającego. Nieostre kryteria wyboru instytucji finansowej zdefiniowane ustawą mogą obciążać odpowiedzialność pracodawcy z tytułu nieprawidłowego wyboru w związku z nieuwzględnieniem uwag pracowników, innych istotnych czynników lub pominięciem w ocenie jednej instytucji finansowej.
Wiedza z zakresu rynków kapitałowych i wskaźników porównujących efektywność oferentów w zarządzaniu aktywami jest kluczowa, aby uniknąć przyszłych roszczeń pracowników związanych z nieprawidłowym wyborem potencjalnego zarządzającego. Do podjęcia decyzji o wyborze instytucji finansowej istotne jest powołanie reprezentacji pracowników, z którą konsultuje się warunki oferowane przez podmioty zarządzające.
Większość firm decydujących się na współpracę z nami na samym początku wyraża zakłopotanie właśnie procesem powołania reprezentacji. Pracodawcy obawiają się kwestii organizacyjnych, które zapewnią prawidłowość tej procedury. Reprezentacja odgrywa kluczową rolę, ponieważ jest głosem wszystkich pracowników. Dlatego pracodawca powinien kierować się najlepiej rozumianym interesem osób zatrudnionych przy wyborze podmiotu zarządzającego aktywami.
Firmy, które zostawiły wdrożenie na ostatni dzwonek bez zewnętrznego wsparcia, znacznie narażają się na przyszłe roszczenia pracowników niezadowolonych z zarządzania ich oszczędnościami, poniesienie odpowiedzialności oraz nałożenie wielomilionowych kar za nieprawidłowości.
Kto planuje, ten wygrywa
W Polskiej Kancelarii Brokerskiej postawiliśmy sobie za cel, aby nasi klienci otrzymali możliwie największe poczucie bezpieczeństwa i odciążenia z ustawowych obowiązków. Przygotowaliśmy procedury, harmonogramy, dokumentacje i regulaminy, dzięki którym pracodawcy podążają prostą i niezawodną ścieżką wdrożenia. Ponad 20 lat doświadczenia w biznesie i wiedza naszych ekspertów pozwoliły opracować harmonogram wdrożenia PPK dopasowany do każdego przedsiębiorcy.
Wszystkie nasze procedury spełniają ustawowy reżim i pomogły już przygotować do programu setki firm. Jasno określona strategia działania zapewnia klientom zachowanie kontroli nad każdym etapem przygotowania przedsiębiorstwa oraz wspiera bezpieczną obsługę PPK po podpisaniu umowy z instytucją finansową. Doradcy strategiczni Polskiej Kancelarii Brokerskiej nie tylko prowadzą pracodawców i jego pracowników krok po kroku do prawidłowego uruchomienia planów kapitałowych, ale także dbają, aby w każdym działaniu budowany był wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy.
Kto planuje, ten wygrywa, dlatego przy odpowiednim ułożeniu wszystkich elementów wdrożenia we współgrających ze sobą etapach można wywiązać się z obowiązku w ustawowym terminie.
Wspólny sukces
Przedsiębiorcy, którzy wybrali nas na swojego partnera, odnieśli w PPK sukces zarówno operacyjny, jak i wizerunkowy, a sam program zaczęli postrzegać jako korzystne narzędzie motywacyjne dla swoich pracowników. Dostarczone raporty z analizy oferentów PPK pozwoliły pracodawcom wybrać odpowiednie instytucje zarządzające oszczędnościami pracowników.
Wśród firm, które obdarzyły nas zaufaniem, aż 80 proc. wybrało rozwiązania instytucji, które znajdują się w pierwszej trójce najlepiej zarządzających podmiotów w PPK od początku trwania programu. Wspaniale jest czuć, że wspólna praca, którą włożyliśmy we wdrożenie firm w PPK, okazuje się satysfakcjonująca zarówno dla nas, jak i dla naszych klientów.
Paweł Janczak
Prezes Zarządu Polskiej Kancelarii Brokerskiej Sp. z o.o.
Fot. Pixabay