Pytanie. Zarządca nieruchomości, będący czynnym podatnikiem VAT, od 1 kwietnia 2026 r. wystawia faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF na rzecz różnych kategorii klientów, w tym przedsiębiorców, osób wynajmujących lokale, wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni. Faktury są co do zasady przesyłane do KSeF w dniu ich wystawienia, jednak w praktyce zdarza się, że ich przekazanie następuje w następnym dniu roboczym, co powoduje rozbieżność między datą wskazaną w polu P_1 a datą faktycznego przesłania dokumentu. Czy przekazanie faktury do KSeF w następnym dniu roboczym po dacie wystawienia i sprzedaży wskazanej w polu P_1 jest zgodne z przepisami o podatku VAT obowiązującymi od 1 lutego 2026 r.?
Odpowiedź. Tak, przekazanie faktury do KSeF w następnym dniu roboczym po dacie jej wystawienia i sprzedaży wskazanej w polu P_1 jest zgodne z przepisami ustawy o VAT, przy czym faktura taka jest kwalifikowana jako faktura wystawiona w trybie offline24.
Uzasadnienie. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Datą jej wystawienia dzień przesłania faktury do KSeF – przy założeniu, że data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1, jest tożsama z datą przesłania faktury do KSeF. Dotyczy to wyłącznie faktury wystawionej w trybie online. Fakturę uznaje się za wystawioną w trybie online, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie zgodna z datą wystawienia faktury zadeklarowaną przez podatnika w polu P_1 pliku xml faktury.
Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać je w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. nr 54 poz. 535; dalej: ustawa o VAT) jest to tzw. faktura w trybie offline24. W przypadku gdy podatnik wystawi tego typu fakturę jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać ją do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego. Za fakturę w trybie offline24 uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, wskazana na tej fakturze.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 3 grudnia 2025 r. (0112-KDIL1-3.4012.760.2025.1.MR) wskazał, że w przypadku wystawienia faktury z datą odpowiadającą momentowi powstania obowiązku podatkowego lub dacie sprzedaży, a następnie jej przesłania do systemu KSeF w następnym dniu roboczym, faktura ta zostanie automatycznie zakwalifikowana do jednego z trybów offline, najczęściej offline24. W takiej sytuacji, jeżeli data przesłania faktury do KSeF jest późniejsza niż data wskazana przez podatnika w polu P_1, to za datę wystawienia uznaje się datę wskazaną w polu P_1, a nie datę przesłania do KSeF.
Należy uznać, że wystawianie przez zarządcę nieruchomości faktur z datą sprzedaży i datą wystawienia wskazaną w polu P_1 jako dzień poprzedni, przy jednoczesnym przesłaniu ich do systemu KSeF w następnym dniu roboczym, jest zgodne z przepisami ustawy o VAT. Ustawa dopuszcza bowiem model polegający na wystawieniu faktury w jednym dniu i jej przekazaniu do KSeF w dniu następnym (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 30 stycznia 2026 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.1006.2025.1.KOM). Należy jednak mieć na uwadze, że faktura taka jest kwalifikowana jako tzw. faktura offline24, o której mowa w art. 106nda ustawy o VAT.
Marcin Szymankiewicz
doradca podatkowy
