Ministerstwo Cyfryzacji i Krajowa Rada Notarialna podpisały porozumienie o współpracy związanej z cyfryzacją czynności notarialnych. Bedzie m.in. utworzony ogólnopolski rejestr testamentów i majątkowych umów małżeńskich.
Krajowa Rada Notarialna (KRN) podjęła te działania, aby usprawnić przepływ dokumentów i informacji pomiędzy notariuszami a ich klientami. Pierwszym krokiem ku cyfryzacji było wprowadzenie elektronicznych ksiąg wieczystych. Wszyscy notariusze posługują się już kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a jeszcze w tym roku kancelarie notarialne zostaną bezpośrednio połączone ze wspomnianym wyżej elektronicznym systemem ksiąg wieczystych. Uruchomiono również portal (www.geoportal.gov.pl), dzięki któremu bez wychodzenia z domu możliwe jest ustalenie numeru konkretnej działki. Zasięg terytorialny portalu obejmuje cały kraj. Kolejnym krokiem jest podjęcie współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji, które objęło swoim patronatem działania notariuszy. Porozumienie zostało podpisane na rok.
KRN i Ministerstwo Cyfryzacji planują stworzyć:
- Ogólnopolskie Elektroniczne Repozytorium Aktów Notarialnych,
- elektroniczne wypisy, odpisy i wyciągi aktów notarialnych,
- dostęp do Krajowego Rejestru Sądowego – ułatwi składanie wniosków,
- Ogólnopolski Rejestr Umów Majątkowych Małżeńskich,
- Ogólnopolski Rejestr Testamentów
Nowe rozwiązania
Głównym celem zmian jest ułatwienie dostępu do sporządzanych w formie aktu notarialnego umów sprzedaży, testamentów czy małżeńskich umów majątkowych. W rezultacie wymiana informacji będzie mniej czasochłonna, a bezpośredni dostęp do dokumentów ułatwi współpracę. Przez możliwość zweryfikowania określonych danych za pomocą systemu internetowego zmniejszy się ryzyko nieuczciwych transakcji. Wprowadzenie tego typu rozwiązań nie jest nowością. Cyfryzacja notariatu nastąpiła już w większości krajów Europy Zachodniej.
Powstanie Ogólnopolskiego Elektronicznego Repozytorium Aktów Notarialnych umożliwi dostęp np. do aktów notarialnych związanych z konkretną nieruchomością. Obecnie, aby uzyskać odpis aktu notarialnego, musimy osobiście stawić się w kancelarii, w której podpisano ten akt. Po wejściu proponowanych zmian w życie uzyskanie odpisu, wypisu, wyciągu będzie możliwe u każdego notariusza dzięki internetowemu systemowi. Uzyskany w ten sposób wyciąg czy odpis będzie miał taką samą moc prawną, jak dawna wersja papierowa.
Wprowadzenie proponowanych zmian nie oznacza, że do zawarcia umów w formie aktu notarialnego będzie mogło dochodzić za pośrednictwem Internetu. Taka zmiana nie nastąpi. Osobiste stawienie się u notariusza przed podpisaniem umowy nadal będzie niezbędne. Notariusz musi mieć możliwość potwierdzenia tożsamości stron biorących udział w danej czynności, ich poczytalności, a w przypadku obcokrajowca – stopnia znajomości języka polskiego.
Początkowo w internetowej bazie aktów notarialnych dostępne będą te akty, które zostały sporządzone po uruchomieniu systemu internetowego. Starsze akty notarialne będą stopniowo wprowadzane do systemu w ciągu kilku najbliższych lat. Elektroniczną wersję uzyskają te akty, które zostały podpisane maksymalnie 10 lat wstecz. Starsze, zgodnie z ustawą o notariacie, przekazuje się do archiwów sądowych.
Autor: Paulina Sobczyk
Cały artykuł dostępny w numerze 5/2016