Zagadnienia związane z dochodzeniem zaległości względem wspólnoty mieszkaniowej są jednymi z najczęstszych i zarazem najtrudniejszych tematów, z którymi muszą zmagać się zarządy wspólnot lub zarządcy nieruchomości. Sprawność operacyjna i szybkie działanie są zazwyczaj kluczem do skutecznej egzekucji. Zdarza się, że nawet modelowo poprowadzony proces nie przynosi zakładanych efektów i należy skorzystać z usług firmy windykacyjnej. Czy wspólnota może obciążyć dłużnika kwotą za usługi tego typu firmy?
Właściciel lokalu zalegał z czynszem pół roku. Co miesiąc był upominany SMS-owo o rosnącej kwocie zadłużenia. Gdy kwota zaległości przekroczyła 3 tys. zł, wysłano mu wezwania do zapłaty. W ostatnim, trzecim i przedsądowym wezwaniu został poinformowany o możliwości skierowania sprawy do sądu i obciążenia go z tego tytułu dodatkowymi kosztami. Ostatecznie zarząd wspólnoty mieszkaniowej podjął decyzję o windykacji długu nie na drodze sądowej, ale poprzez wykorzystanie firmy windykacyjnej. Zgodnie z umową z firmą windykacyjną gdyby dłużnik w ciągu kolejnych trzech miesięcy nie zapłacił, usługa byłaby bezpłatna. Dłużnik jednak zapłacił w ciągu dwóch miesięcy (sporą część zaległości, ale nie całość), firma wystawiła zgodnie z umową fakturę. Wspólnota wystawiła notę na dłużnika. Dłużnik twierdzi, że zapłacił odsetki i uważa, że wspólnota nie ma prawa obciążać go kwotą za usługi firmy windykacyjnej. Kto ma rację?
Możliwość kwestionowania kosztów
We wskazanym stanie faktycznym niestety nie znajdą zastosowania przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, ponieważ nie mamy do czynienia z transakcją handlową dokonaną pomiędzy przedsiębiorcami. Nadmienię tylko, że wspomniana regulacja dotyczy możliwości uzyskania przez wierzyciela rekompensaty za koszty związane z odzyskaniem należności, ale wyłącznie, jeżeli roszczenie jest związane z transakcją handlową i wyłącznie pomiędzy przedsiębiorcami.
Z zastrzeżeniem pewnych warunków, o których mowa poniżej, wspólnota mieszkaniowa mogłaby obciążyć właściciela lokalu kosztami windykacji, jeśli takie postanowienie znajduje się w regulaminie wspólnoty lub zostało uchwalone przez właścicieli lokali. W praktyce taką sytuację możemy spotkać bardzo rzadko i w przedstawionym stanie faktycznym również ona nie występuje. Niemniej jednak podkreślić należy, że nawet pomimo posiadania takich wewnętrznych regulacji nasz dłużnik nadal będzie miał prawo do kwestionowania tych kosztów, zwłaszcza jeśli uzna, że są one nieuzasadnione lub nadmierne. Może tak się okazać np. jeśli kwota wynagrodzenia firmy windykacyjnej będzie wygórowana i obiektywnie zbyt wysoka lub gdy dłużnik podejmował rozmowy zmierzające do ugodowego rozwiązania sprawy i wykazywał wolę współpracy itp.
W przypadku, gdy dłużnik nie zgodzi się na obciążenie go tymi kosztami, to zawsze istnieje możliwość złożenia pozwu o zapłatę za usługi windykacyjne. Sąd oceni wówczas czy te koszty były zasadne i czy faktycznie dłużnik powinien je ponieść, a także oceni całokształt sprawy i wyda wyrok.
Jeśli wspólnota mieszkaniowa zdecyduje się na złożenie pozwu o zapłatę za usługi windykacyjne, sąd będzie musiał ocenić, czy koszty te są uzasadnione (czyli przede wszystkim czy koszty powstałe w wyniku dochodzenia należności były usprawiedliwione okolicznościami danej sprawy i czy dłużnik rzeczywiście powinien je ponieść). Będą więc badane wszystkie okoliczności faktyczne, a także czy nasze roszczenie było usprawiedliwione i miało oparcie w kontekście jego zgodności ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa, a zatem czy nie było nadużyciem prawa na podstawie art. 5 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610, dalej: kc). W orzecznictwie polskich sądów można znaleźć wyroki dotyczące podobnych tematycznie spraw (wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 12 maja 2016 r., sygn. akt I ACa 110/16), których analiza wskazuje, że końcowa ocena sądu będzie uzależniona od konkretnych okoliczności każdej indywidualnej sprawy.
Wiele zależy od dłużnika
Odpowiadając więc na pytanie, czy zarząd wspólnoty mieszkaniowej może obciążyć właściciela lokalu (dłużnika) kwotą faktury za usługi windykacji, można udzielić odpowiedzi twierdzącej, ale szanse na pozytywne zakończenie sprawy dla wspólnoty należy ocenić jako niewielkie i będą one istniały pod warunkiem, że:
- po skutecznym doręczeniu dłużnikowi noty obciążeniowej uzna on tę notę obciążeniową i zapłaci wynikającą z niej należność dobrowolnie (co w naszym stanie faktycznym niestety zostało zakwestionowane), lub
- jeśli dłużnik zakwestionuje notę, ale wystąpimy na drogę postępowania sądowego i uzyskamy wyrok, w którym sąd zobowiąże dłużnika do zapłaty poniesionych kosztów windykacji (teoretycznie możliwe, ale w praktyce wiele zależy od wspomnianych powyżej okoliczności sprawy oraz świadomości dłużnika na temat przysługujących mu praw – w analizowanym stanie faktycznym szanse na uzyskanie takiego wyroku również należy ocenić na niewielkie), oraz
- jeśli w końcu sam dłużnik będzie wypłacalny, czyli będzie dysponował środkami lub majątkiem, z którego egzekucja należności będzie możliwa.
Sąd oczywiście może uwzględnić kontrargumenty przedstawione przez dłużnika i uznać nasze roszczenie za niezasadne. W trakcie postępowania sądowego obie strony mają oczywiście prawo przedstawić swoje stanowiska i dowody na ich poparcie. Dłużnik może argumentować, że koszty windykacji są nieuzasadnione, nadmierne lub że zostały nieprawidłowo i niezasadnie naliczone, bo on zmierzał do ugodowego załatwienia sprawy i wykazywał wolę współpracy, co nie dawało podstaw, aby zlecać egzekucję firmie windykacyjnej i generować dodatkowe koszty. Sąd oczywiście oceni te argumenty w kontekście przepisów prawa oraz okoliczności sprawy.
Warto przy okazji nadmienić, że termin przedawnienia roszczeń związanych z kosztami windykacji wynosi zazwyczaj trzy lata. Jest to ogólny termin przedawnienia dla roszczeń majątkowych, zgodnie z art. 118 kc. Termin ten liczy się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, czyli od momentu, gdy wspólnota mieszkaniowa mogła domagać się zapłaty tych kosztów. Zdecydowanie warto zweryfikować, czy nasze roszczenie nie jest przedawnione, jeszcze przed wystąpieniem na drogę postępowania sądowego.
Mariusz Andrzejewski
radca prawny