KSeF zmienił sposób, w jaki faktury trafiają do wspólnot mieszkaniowych. Sam odbiór dokumentu to jednak dopiero początek. Dla zarządcy kluczowe staje się dziś to, kto fakturę weryfikuje, kto ją akceptuje, jak trafia do właściwej wspólnoty i w jaki sposób zostaje przekazana do księgowania. Przy obsłudze wielu nieruchomości dobrze zaplanowany obieg dokumentów staje się podstawą sprawnej pracy.
Faktura jest w KSeF. Proces dopiero się zaczyna
W tradycyjnym modelu faktury trafiały do zarządcy różnymi kanałami: e-mailem, pocztą, bezpośrednio od wykonawcy. KSeF porządkuje etap ich otrzymywania, ale nie rozwiązuje automatycznie tego, co dzieje się później. Dokument nadal trzeba zweryfikować, przypisać do właściwej wspólnoty, potwierdzić zasadność kosztu, zaakceptować i przekazać do księgowania.
Dlatego warto spojrzeć na KSeF nie tylko jako na narzędzie do odbierania i wystawiania faktur, lecz jako na element większego procesu. W praktyce zarządca powinien być w stanie szybko odpowiedzieć na kilka pytań: kto odpowiada za dokument, na jakim etapie znajduje się jego obsługa i co powinno wydarzyć się dalej?
To właśnie na styku tych etapów najłatwiej o opóźnienia, niejasności i sytuacje, w których kilka osób zakłada, że fakturą zajmuje się ktoś inny.
Wszystko zaczyna się od właściwych uprawnień
W przypadku firm obsługujących wiele wspólnot szczególnego znaczenia nabiera prawidłowe zarządzanie dostępami do KSeF. Każda wspólnota funkcjonuje bowiem we własnym kontekście NIP.
Weles3 posiada własny certyfikat firmowy do obsługi KSeF 2.0. Aby system mógł wysyłać i odbierać faktury w imieniu konkretnej wspólnoty, konieczne jest nadanie mu odpowiednich uprawnień właśnie w jej kontekście.
Autoryzację można przeprowadzić za pomocą pliku XML. Dokument przekazywany jest osobie posiadającej odpowiednie uprawnienia, m.in. wskazanej w ZAW-FA, która podpisuje go cyfrowo. Następnie użytkownik importuje plik do Weles3.
Finalnie Weles powinien posiadać w KSeF uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur danej wspólnoty, bez prawa do ich dalszego przekazywania.
Przy większej liczbie obsługiwanych nieruchomości warto więc stworzyć prostą procedurę: kto odpowiada za nadawanie uprawnień, kto je aktualizuje i co dzieje się w przypadku zmiany administratora lub osoby reprezentującej wspólnotę.
Jedna faktura, kilka osób odpowiedzialnych
Odebranie dokumentu to jedno. Jego merytoryczna weryfikacja – drugie.
Fakturę za naprawę windy może potwierdzić administrator nieruchomości, dokument dotyczący remontu osoba prowadząca inwestycję, a dopiero po akceptacji koszt trafia do księgowości.
Dlatego dobry program dla zarządców nieruchomości powinien nie tylko przechowywać dokument, ale wspierać jego przechodzenie przez kolejne etapy procesu.
W każdym momencie powinno być wiadomo:
- gdzie znajduje się faktura,
- kto obecnie za nią odpowiada,
- czy została już zaakceptowana,
- jaki jest kolejny krok.
Ma to szczególne znaczenie podczas urlopu lub nieobecności pracownika. Obieg dokumentów nie powinien zatrzymywać się dlatego, że wiedza o konkretnej sprawie znajduje się wyłącznie w jednej skrzynce e-mailowej.
Od KSeF do księgowania
Jednym z największych problemów w obsłudze dokumentów nadal pozostaje ich rozproszenie. Faktura może zostać odebrana w jednym miejscu, zaakceptowana e-mailem, opisana w arkuszu, a następnie ręcznie przeniesiona do księgowości.
W takim modelu cyfrowa faktura nadal funkcjonuje w częściowo analogowym procesie.
W Weles3 dokument pobrany z KSeF może zostać skierowany do uporządkowanego procesu weryfikacji i akceptacji przed zaksięgowaniem. Zespół widzi dzięki temu status faktury, komentarz i osobę odpowiedzialną za jej dalszą obsługę.
Właśnie w tym miejscu program do zarządzania nieruchomościami online może przynieść największą zmianę: nie poprzez samo odebranie faktury z KSeF, lecz dzięki połączeniu jej dalszej drogi z codziennymi procesami administratorów i księgowych.
– KSeF zmienił sposób przekazywania faktur, ale o sprawności organizacji nadal decyduje to, co dzieje się z dokumentem po jego odebraniu. Dobrze zaplanowany obieg, prawidłowe uprawnienia i jasny podział odpowiedzialności pozwalają ograniczyć ryzyko błędów oraz sprawniej obsługiwać dokumenty wielu wspólnot – mówi Przemysław Sadowski, Dyrektor Operacyjny Weles3.
KSeF jako test dla wewnętrznych procedur
Nowy sposób obsługi faktur jest również dobrym momentem, aby sprawdzić, czy dotychczasowy podział obowiązków rzeczywiście działa. Warto zweryfikować, czy każda wspólnota ma prawidłowo skonfigurowane uprawnienia, czy wiadomo, kto akceptuje poszczególne rodzaje kosztów oraz czy nieobecność jednego pracownika nie zatrzymuje całego procesu.
Istotne jest również to, czy można szybko odtworzyć historię obsługi dokumentu bez przeszukiwania korespondencji e-mailowej, arkuszy i prywatnych notatek.
Sprawny system do obsługi wspólnot mieszkaniowych powinien wspierać raz ustalone procedury i sprawiać, że są one realizowane w sposób powtarzalny oraz przejrzysty dla całego zespołu.
Mniej obsługi dokumentu, więcej kontroli nad procesem
KSeF cyfryzuje sposób przekazywania faktur. Pełne korzyści pojawiają się jednak dopiero wtedy, gdy uporządkowana zostanie również ich dalsza droga. Dla zarządcy oznacza to mniej ręcznego przenoszenia informacji i większą kontrolę nad dokumentami wielu wspólnot. Dla księgowości jasną informację, które faktury zostały już zweryfikowane i zaakceptowane. Dla całej organizacji mniejsze ryzyko, że dokument utknie pomiędzy kolejnymi osobami.
Weles3 łączy obsługę KSeF z dalszym obiegiem i księgowaniem dokumentów, dzięki czemu faktura może przejść przez kolejne etapy w jednym uporządkowanym procesie. Bo odebranie faktury z KSeF nie kończy jej drogi. Dla zarządcy właśnie wtedy zaczyna się najważniejsza część procesu.
Skontaktuj się z nami, odpowiemy na wszystkie pytania i przedstawimy ofertę!
Strona www: www.Weles3.pl
Email: oferta@weles3.pl
