Zarządzanie
Jak skontrolować agencję ochrony
13.06.2019
Autor: Wspólnota Mieszkaniowa

Z roku na rok minimalne wynagrodzenie o pracę oraz minimalna stawka godzinowa rosną. Agencje ochrony zmuszone są przez to do regularnego podnoszenia wynagrodzenia pracownikom i stawek pobieranych od wspólnot. Czy jednak wpływa to na poprawę jakości usługi? Niestety nie zawsze, dlatego podpowiadamy jak optymalnie skontrolować czy agencja ochrony wywiązuje się ze postawionych przed nią zadań.

Bezpieczeństwo to jedna z najważniejszych potrzeb członków każdej wspólnoty mieszkaniowej. Komfort życia spada radykalnie, gdy czuje się zagrożenie przebywając na własnym osiedlu lub w mieszkaniu. Wysoka jakość usług ochrony to także bezpieczeństwo dzieci bawiących się pod oknem.

Coroczna zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia o pracę oraz minimalnej stawki godzinowej związana z nowelizacją Ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę zmusiła agencje ochrony do podniesienia wynagrodzenia za świadczone usługi. Niektóre wspólnoty mieszkaniowe nie zgodziły się na tego typu rozwiązanie, ponieważ plany roczne nie uwzględniały wyższych stawek za ochronę.

Firmy nie chcąc tracić kontraktów oraz narażać się na kary od Państwowej Inspekcji Pracy coraz częściej decydują się na reorganizację systemu pracy. Podnoszą wynagrodzenie personelowi poprzez redukcję liczby pracowników lub likwidację stanowisk ochrony. Niejednokrotnie proponują usługi wspólne, polegające na połączeniu ochrony z pracami porządkowo – czystościowymi. W wyniku takich zabiegów na naszym terenie może pojawić się ochroniarza i… ogrodnik w jednym. Tego typu działanie negatywnie wpływa na jakość świadczonej usługi. Na co zatem powinien zwrócić uwagę zarządca nieruchomości chcący skontrolować agencję ochrony?

Koncesja i polisa

Kontrolę zarządca powinien zacząć od sprawdzenia czy agencja ochrony posiada wymagane prawem uprawnienia do prowadzenia działalności oraz niezbędne ubezpieczenie. Brzmi to może jak truizm, lecz ważne jest np. gdy przejmujemy obiekt po innym zarządcy. A i przy nowych umowach tam gdzie już zarządzamy taka ostrożność jest wskazana.

Najważniejszym dokumentem uprawniającym agencję ochrony do świadczenia usług jest koncesja wydana przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. Jeżeli firma nie posiada koncesji wspólnota nie powinna z nim współpracować. Informacje o numerze koncesji oraz dacie jej wydania powinny znaleźć się w umowie. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów z dnia 9 grudnia 2013 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorcy wykonującego działalność gospodarczą w zakresie usług ochrony osób i mienia każda firma świadcząca usługi ochrony musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Warto aby aktualna polisa stanowiła załącznik do umowy.

Organizacja pracy

Najważniejszymi elementami systemu ochrony osiedla są ludzie oraz sposób organizacji ich pracy. Zarządca kontrolując ten obszar powinien zwrócić uwagę ilu pracowników zatrudnionych jest do ochrony osiedla, czy są jednolicie umundurowani oraz wyposażeni w niezbędny sprzęt m. in. latarki i krótkofalówki. Tego typu kwestie wraz z informacją o formie ich zatrudnienia powinna znaleźć się w umowie. Pracownicy powinni być zatrudnieni w firmie, która stanowi stronę umowy oraz posiada wspomnianą wyżej koncesję. Niedopuszczalne jest, aby pracownicy zatrudnieni byli w innym miejscu niż firma świadcząca usługi i posiadająca koncesję.

Kontrolując organizację pracy warto, aby zarządca zwrócił uwagę na fakt, jak często wymieniani są pracownicy na stanowiskach. Często zmieniające się osoby obniżają poziom zaufania mieszkańców do ochrony oraz jakość samej usługi. Ochroniarz dobrze znający osiedle jest w stanie lepiej ocenić potencjalne zagrożenia. Organizacja pracy personelu determinuje liczbę obchodów. Im więcej obchodów, szczególnie w porze nocnej, tym lepiej. Pamiętać jednak należy, iż w większości przypadków w nocy na stanowisku ochrony przebywa tylko jedna osoba. W sytuacji gdy udaje się na obchód, nie może kontrolować poprzez system monitoringu tego co dzieje się w innym miejscu osiedla.

Idealnym rozwiązaniem jest zorganizowanie pracy tak, aby w nocy na stanowisku ochrony pracowały dwie osoby. Wtedy obchody mogą być dłuższe i dokładniejsze z zachowaniem wszystkich standardów bezpieczeństwa. Obchody powinny być wykonywane w miejsca szczególnie narażonych na  potencjalne zagrożenia np. miejsca słabo oświetlone, stojaki na rowery, garaże, piwnice i komórki lokatorskie. Powinny odbywać się zgodnie z ustalonym harmonogramem. Zarządca kontrolując organizację pracy agencji ochrony powinien zwrócić uwagę na czas dojazdu grupy interwencyjnej. Np. w przypadku kradzieży ochrona nie mogąc poradzić sobie sama ze złodziejami powinna wezwać grupę interwencyjną. Każda firma przed zawarciem umowy powinna poinformować wspólnotę ile maksymalnie czasu zajmie jej podjęcie interwencji, a przekroczenia czasu interwencji związane powinno być z naliczeniem dodatkowych kar. Procedury związane z wystąpieniem nieprzewidzianych zdarzeń powinny być ustalone i zatwierdzone przez zarządcę. Ochrona powinna prowadzić tzw. książkę przebiegu służby, dokument zawierający informację o godzinach i miejscach zdarzeń, które miały miejsce na osiedlu. Dokumentacja powinna być zawsze dostępna dla zarządcy.

Umowa

Zarządca po skontrolowaniu podstawowych informacji dotyczących agencji ochrony oraz organizacji pracy personelu powinien przyjrzeć się podpisanej umowie. Czasami dochodzi do sytuacji, w których podwykonawca nierzetelnie wywiązuje się z obowiązków, ponieważ umowa pozostawia mu bardzo duże pole do interpretacji. Nie reguluje elementarnych kwestii związanych z ochroną obiektu. Co w takim razie powinno znaleźć się w prawidłowo przygotowanej umowie? Oprócz standardowych kwestii dotyczących stron stosunku, czasu trwania, wynagrodzenia, sposobu wprowadzania zmian umowy, warunków odstąpienia oraz przedmiotu umowy warto zadbać, aby zawierała informacje o których wspominaliśmy w poprzednich akapitach czyli numer koncesji oraz informacje o polisie. Istotne jest precyzyjne określenie granic chronionego obiektu oraz zakresu świadczonych usług. Szczegółowy zakres obowiązków może stanowić załącznik do umowy. Warto zwrócić na niego uwagę, ponieważ jego brak lub nieprecyzyjny opis stanowi zarzewie wielu konfliktów na linii wspólnota – agencja ochrony. W umowie nie powinno zabraknąć informacji o sposobie organizacji pracy tzn. liczbie obchodów, liczy darmowych interwencji grup interwencyjnych, liczbie zatrudnionych pracowników, czasu dojazdu grupy interwencyjnej, ubiorze personelu oraz procedur dotyczących powiadamiania służb na wypadek wystąpienia zdarzenia. Dbając o stałość personelu obsługującego nieruchomość warto sprawdzić czy w umowie znajduje się informacja o formie zatrudnienia pracowników oraz klauzule waloryzacyjne. Prawidłowo skonstruowana klauzula waloryzacyjna powinna zawierać informację, iż wspólnota dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian w przypadku: zmiany ustawowej stawki podatku VAT, minimalnego wynagrodzenia o pracę, minimalnej stawki godzinowej oraz zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym. Kontrolując umowę dotyczącą usług ochrony warto zwrócić uwagę czy przewiduje kary za nienależyte wykonanie usługi tj. nie podjęcia przez pracowników interwencji w przypadku zaistnienie zdarzenia, nieprzybycia grupy interwencyjnej w zadeklarowanym czasie oraz złamania innego istotnego dla wspólnoty postanowienia umownego.

Jakość czy cena

Kontrola agencji ochrony nie należy do najprostszych i obejmuje wiele czynników. W artykule została poruszona kwestia kontroli ochrony fizycznej. Nie poruszona została natomiast kwestia ochrony technicznej osiedla bazująca na wykorzystaniu najnowszych technologii. Podczas kontroli ochrony fizycznej zarządca powinien skupić się na najważniejszych dla wspólnoty aspektach. Warto przypomnieć, iż poziom kontroli należy dostosować do wymagań i nakładów finansowych. Jeżeli agencja ochrony jest słabo wynagradzana nie można oczekiwać od niej najwyższej jakości i nowatorskiego podejścia do usługi. Jakość w większości przypadków idzie w parze z ceną, a cena jest nadal jednym z najważniejszych czynników wyboru ofert.

Mateusz Górski

Fot. Pixabay