Finanse

Dostęp do rachunku bankowego przez Internet od wielu lat jest standardem. Wykonywanie podstawowych czynności na rachunku wspólnoty (jak podgląd salda i historii rachunku, wykonywanie przelewów bieżących i z odroczonym terminem płatności, ustanawianie i modyfikacja zleceń stałych, aktywacja polecenia zapłaty czy zakładanie lokat) wchodzi w zakres czynności zwykłego zarządu pod warunkiem, że służy realizacji planu gospodarczego wspólnoty.

Wszelkie płatności za dostawę mediów, sprzątanie, wywóz nieczystości, przeglądy okresowe, ale również roboty budowlane ( docieplenie, wymiana dźwigu osobowego) nie wymagają podejmowania przez wspólnotę osobnych uchwał o udzieleniu pełnomocnictw dla zarządu pod warunkiem, że plan gospodarczy na dany rok przewidywał  ich realizację – zarząd wspólnoty ma umocowanie do realizacji operacji bankowych.

Ustawa o własności lokali nie definiuje czynności zwykłego zarządu, ale należy domniemywać, że wśród nich jest ustalanie pełnomocników do dysponowania rachunkiem bankowym, gdyż służy to bieżącej eksploatacji nieruchomości, realizacji bieżących płatności oraz prowadzeniu księgowości, windykacji itp. czynności.

Pełnomocnictwa
W praktyce operacje na rachunku bankowym wspólnoty wykonywane są samodzielnie przez administratorów lub   zarządców nieruchomości, jedynie w niektórych z nich zarząd zastrzega akceptację przelewów elektronicznych „na drugą rękę”. Pełnomocnictwo dla zarządcy powinno być udzielone w formie pisemnej, w praktyce stanowi ono najczęściej zapis umowy o zarządzanie nieruchomością. Przy podpisywaniu umowy o internetowy dostęp do rachunku bank definiuje pełnomocników: administratora – na podstawie umowy ze wspólnotą, członków zarządu wspólnoty – na podstawie oświadczenia woli składanego w obecności pracownika banku (takie oświadczenie ma najczęściej formę krótkiego formularza). Wszelkie zmiany pełnomocników wymagają zgody zarządu wspólnoty i w takich sytuacjach, niestety, często dochodzi do nieporozumień, np. administrator posiadający samodzielne, ogólne pełnomocnictwo do rachunku bankowego, chce uzyskać dodatkowy dostęp do rachunku dla księgowej i w tym celu składa wniosek w banku. Niestety, administrator nie może wykonywać czynności zastrzeżonych dla zarządu,  dlatego dodatkowy dostęp dla księgowej wymaga zgody (oświadczenia) zarządu wspólnoty.

Dostęp aktywny i pasywny
W ofertach banków można spotkać informacje o dwóch rodzajach dostępu – aktywnym i pasywnym. Dostęp aktywny pozwala na realizację operacji (autoryzację), zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem, np. administrator może samodzielnie autoryzować przelewy, zakładać lokaty czy drukować wyciągi. W przypadku gdy administrator nie posiada samodzielnego, ogólnego pełnomocnictwa do rachunku, część operacji będzie wymagała autoryzacji przez dodatkową osobę posiadającą aktywny dostęp do rachunku, np. wszystkie przelewy z rachunku funduszu remontowego wymagają łącznej autoryzacji administratora i jednego członka zarządu.

Dostęp pasywny pozwala jedynie na podgląd operacji na rachunku, nie można natomiast wykonać żadnego przelewu, założyć lub zerwać lokaty. Można jedynie skontrolować operacje wykonywane przez osobę lub osoby posiadające aktywny dostęp do rachunku oraz wpływy na rachunek, np. wpłaty zaliczek dokonywane przez członków wspólnoty. Dostęp ten jest udzielany najczęściej członkom zarządu, gdy administrator posiada samodzielne, ogólne pełnomocnictwo do rachunku, tzn. sam autoryzuje wszystkie operacje na rachunku wspólnoty, członek zarządu zaś kontroluje  jego poczynania. Zdarzają się również przypadki udzielania dostępu pasywnego członkowi komisji rewizyjnej.

Czy możliwe jest udzielenie pasywnego dostępu do rachunku bankowego dowolnemu zainteresowanemu członkowi wspólnoty? Tak, pod warunkiem że zarząd wspólnoty udzieli takiej zgody. Niedawno jeden z członków wspólnoty poprosił administratora o udzielenie dostępu pasywnego do rachunku, a ten odmówił, powołując się na ustawę o ochronie danych osobowych – dostęp pasywny do rachunku umożliwia podgląd wpłat zaliczek i ustalenie numerów rachunków bankowych innych właścicieli. Niestety, obaj popełnili błąd – członek wspólnoty zainteresowany dostępem do rachunku powinien prosić o zgodę zarząd, a administrator nie może udzielić dostępu, ponieważ nie ma do tego stosownych pełnomocnictw, zaś ustawa o ochronie danych osobowych, na którą powołał się administrator, nie ma tu  nic do rzeczy. Informacje o wpłacających, jakie można odczytać z wyciągu, są najczęściej bezwartościowe, bo wpłacający może być najemcą, a nie właścicielem. Numer rachunku bankowego może nie należeć do wpłacającego, ale np. do banku, agencji bankowej, sieci sklepów,  stacji benzynowych albo innego punktu, w którym można  opłacić rachunki. Pozyskanie jakichkolwiek wartościowych danych osobowych o członku wspólnoty na podstawie wyciągu bankowego wspólnoty jest niemożliwe, można jedynie ustalić z pewnym prawdopodobieństwem numer rachunku bankowego, choć wartość takiej informacji jest zerowa.

Jeśli wspólnota ma zarządcę – osobę fizyczną lub prawną, któremu powierzyła  zarząd na podstawie art. 18 ustawy o własności lokali, wszelkie decyzje o udzieleniu dostępu do rachunku bankowego podejmuje zarządca. Odmowa dostępu pasywnego lub aktywnego dla członka wspólnoty nie wymaga żadnego uzasadnienia – taka jest decyzja zarządcy i już. Oczywiście wspólnota może uchwalić zmianę sposobu reprezentacji wspólnoty wobec banku i oprócz zarządcy wskazać dodatkowego pełnomocnika spośród właścicieli, bank dopisze wówczas nowego pełnomocnika na podstawie stosownej uchwały.

Dalszy ciąg artykułu w numerze  6/10 "Wspólnoty Mieszkaniowej"

PAWEŁ OŁUBEK